برای مدیران مالی سازمان ها و شرکت ها، انجام محاسبات مالی و بررسی دقیق هزینه ها و دریافتی ها و گزارشات مربوطه، امری بسیار ضروری است. در گذشته از کاغذ و برنامه هایی مانند اکسل برای انجام عملیات مالی استفاده می شد که برای حسابداران چالش هایی را به وجود می آورد. چالش هایی از قبیل هزینه زیاد، انجام کارهای تکراری، صرف زمان بیشتر و افزایش خطا در انجام محاسبات ریاضی. طراحی انواع نرم افزار حسابداری توانست مشکلاتی از این دست را در کار حسابداران برطرف کند. ما در این مقاله به بررسی انواع نرم افزار های حسابداری و کاربردهای آنها می پردازیم.
نرم افزار حسابداری چیست؟
ثبت اطلاعات به روش سنتی و دستی و نیز محاسبات ذهنی توسط مدیران مالی و یا حسابداران، همیشه با خطا و اشتباهاتی همراه بود. بعدها برای از بین بردن این اشتباهات و راحت تر شدن انواع محاسبات، انواع نرم افزار حسابداری مختلفی طراحی شدند. نرم افزار حسابداری سیستمی است که به حسابداران و مدیران مالی کمک می کند تا اسناد و اطلاعات مالی را به صورت دیجیتال در آن ثبت کنند و امور تخصصی حسابداری را به شکل ساده تر و پیشرفته تر انجام دهند.
امروزه استفاده از نرم افزار حسابداری، راهکاری مطمئن تر و ساده تر را برای پردازش معاملات حسابداری و مدیریت مالی و پیگیری صورت های مالی به وجود آورده است. به این صورت که اطلاعات را که به شکل داده هایی خام هستند، دریافت می کند و روی آنها پردازش های مورد نیاز را انجام داده سپس خروجی های مد نظر حسابداران و مدیران مالی را در قالب گزارش های مالی مختلف، به آن ها ارائه می دهد.
اهمیت نرم افزار حسابداری
امروزه اهمیت استفاده از نرم افزار حسابداری برای حسابداران و مدیران ارشد شرکت ها بسیار مورد توجه قرار گرفته است.
الزامات سازمان های نظارتی مختلف مثل سازمان امور مالیاتی، وزارت اقتصاد و بیمه یکی از دلایلی است که ضرورت استفاده از انواع نرم افزار حسابداری را برای شرکت ها و سازمان های مختلف، تعیین می کند. همچنین استفاده از نرم افزار حسابداری به کاربران این امکان را می دهد که با صرفه جویی در زمان و افزایش دقت بتوانند گزارش های مالی خود را ثبت و ضبط نمایند.
از دلایل اهمیت استفاده از نرم افزار حسابداری می توان به موارد زیر اشاره کرد:
- محاسبه آسان انواع مالیات و انجام فعالیت های اقتصادی
با استفاده از نرم افزار حسابداری، محاسبه انواع مالیات و پرداخت آن ها و نیز ثبت میزان سرمایه یا پول دریافت شده و سایر فعالیت های اقتصادی بسیار آسان انجام می شود. همچنین صدور اسناد و رسید برای کاربر بسیار ساده صورت می گیرد. بسیاری از نرم افزارهای حسابداری، فرمول بندی صورت حساب و پیاده سازی قوانین دفاتر مالیاتی را به شکل خودکار انجام می دهند بنابراین کاربران در طول فصول مالیاتی با مشکل مواجه نمی شوند.
- دقت در انجام محاسبات و عملیات مالی
افزایش دقت و سرعت در انجام عملیات مالی، توجه مدیران شرکت ها و سازمان ها را به استفاده از نرم افزار حسابداری جلب کرده است. به ویژه در شرکت های بزرگ که با افزایش فرایندهای مالی، با کارکنان بیشتر و تعداد بسیار زیاد صورت حساب های مختلف مواجه هستند.
- صرفه جویی در وقت و هزینه
در تمام کسب و کارها، زمان و مدیریت آن از موارد خیلی مهم به شمار می آید. لذا با استفاده از نرم افزار حسابداری، می توان به بررسی و مدیریت فرآیندهای مالی در زمان کوتاه تری رسیدگی کرد. در این صورت نیروی انسانی کمتری نیز برای انجام این امور به کار گرفته می شوند و در نتیجه می توان از نیروی انسانی در انجام فعالیت های دیگر استفاده کرد. همچنین نرم افزارهای حسابداری معمولا قابلیت پیاده سازی الگوهای قیمت گذاری را دارند. به این صورت که با پرداخت هزینه بسیار کم، به شکل ماهانه و یا سالانه می توان اشتراک خدماتی مثل پشتیبانی و بروزرسانی های منظم و مواردی از این دست را به سادگی دریافت کرد.
- مدیریت مبالغ در حال گردش
نظارت و مدیریت مبالغ و نقدینگی در حال گردش، یکی از موارد بسیار مهم صاحبان هر کسب و کار می باشد.استفاده از نرم افزار حسابداری این امکان را به کاربران خود می دهد تا تمام فرآیندهای مالی، معاملات، صورت حساب ها، پرداخت های نقدی و غیره را خیلی خوب کنترل کرده و نگران چک کردن پرداختی هایی که موعد آن ها سر می رسد، نباشند.
- امنیت بالای اسناد مالی
تامین امنیت داده ها و اطلاعات مالی برای هر کسب و کاری مهم است. استفاده از این نرم افزارها، امکان ذخیره سازی و ثبت اطلاعات مالی در مکان های مختلف و به شکل های گوناگون را برای کاربران فراهم کرده است. بنابراین مشکلاتی از قبیل سرقت، آتش سوزی و در نهایت از بین رفتن اطلاعات به وجود نخواهد آمد. همچنین رمزگذاری و تعریف سطح دسترسی توسط کاربر، باعث محدودیت دسترسی سایر کاربران خواهد شد.
- امکان گزارش گیری های دقیق و در لحظه
ارائه گزارش های مختلف از وضعیت مالی شرکت برای مدیران بالادستی بسیار مهم و قابل توجه می باشد. لذا نرم افزار حسابداری کمک می کند تا انواع گزارشات مالی و مدیریتی مورد نیاز در اسرع وقت دریافت شود که بهترین روش آن استفاده از یک داشبورد مالی می باشد.
انواع نرم افزار حسابداری از لحاظ فنی
انواع نرم افزار حسابداری از لحاظ فنی به سه دسته تقسیم می شود. نرم افزار حسابداری تحت ویندوز، نرم افزار حسابداری تحت وب و نرم افزار حسابداری ابری. در ادامه به توضیح هر کدام از آنها خواهیم پرداخت.
نرم افزار حسابداری تحت ویندوز
نرم افزار حسابداری تحت ویندوز (تحت شبکه) نرم افزاری است که روی کامپیوتر نصب شده و برای استفاده از آن نیازی به داشتن اینترنت نیست. برای انجام امور مالی و فعالیت های اقتصادی با استفاده از نرم افزار حسابداری تحت ویندوز، هارد دیسک سیستمی، محل ذخیره اطلاعات وارد شده می باشد.
نرم افزار حسابداری تحت وب
برخلاف نرم افزار حسابداری تحت ویندوز که برای استفاده از آن نیازی به داشتن اینترنت نیست، نرم افزار حسابداری تحت وب، تنها با داشتن اینترنت قابل استفاده خواهد بود. برای کار کردن با آن باید نرم افزار حسابداری را روی سیستم سرور شرکت داشته باشیم و سپس به اینترنت متصل شویم. مزیت استفاده از نرم افزار حسابداری تحت وب نسبت به تحت ویندوز این است که در هر زمان و هر مکانی قابلیت اجرا داشته و نیازی به نصب روی سیستم عامل ندارد.
نرم افزار حسابداری ابری
نرم افزار حسابداری ابری، نرم افزاری است که برای استفاده از آن نیاز به سیستم و نصب آن در محل کار نیست. تنها باید از طریق اتصال به اینترنت، محاسبات لازم و عملیات مالی مورد نیاز را روی آن انجام دهیم. در هر زمان و هر مکان و با هر دستگاهی می توان از نرم افزار حسابداری ابری استفاده کرد.
انواع نرم افزار حسابداری از لحاظ کاربردی
انواع نرم افزار حسابداری از لحاظ کاربردی به دسته های مختلفی تقسیم می شوند. با توجه به اینکه نیازهای محاسباتی برای امور مالی در کسب و کارهای مختلف، با هم تفاوت دارند بنابراین بعضی از نرم افزارها با امکانات و ابزارهایی طراحی شده اند که به طور اختصاصی برای رفع نیازهای خاص مشاغل مختلف به کار می روند. برای مثال یک شرکت تولیدی برای محاسبه امور مالی و حسابداری خود، در مقایسه با یک فروشگاه، به ابزارها و امکانات متفاوتی نیاز دارد. بنابراین با توجه به نوع کسب و کار، انواع نرم افزار حسابداری خاص با کاربرد متفاوت وجود دارد. از جمله نرم افزارهای حسابداری کاربردی می توان نرم افزار حسابداری شرکتی، بازرگانی، خدماتی، پیمانکاری، تولیدی و دولتی را نام برد که در ادامه به توضیح هر کدام خواهیم پرداخت.
نرم افزار حسابداری شرکتی
نرم افزار حسابداری شرکتی، سیستمی است که شرکت ها برای ثبت دقیق فرآیندهای مالی و محاسبات مربوط به درآمد، سود و زیاد، حقوق و دستمزد، اخذ گزارشات مالی و مالیاتی و هر آنچه که مربوط به دریافت و یا پرداخت باشد، به نرم افزار حسابداری شرکتی نیاز دارند. در واقع نرم افزار حسابداری شرکتی، همه امور شرکت از جمله حسابداری، خرید، فروش، خزانه، تولید، حقوق و دستمزد را مدیریت می کند.
امروزه همه شرکت ها برای انجام امور مربوط به حسابداری از نرم افزار حسابداری شرکتی استفاده می کنند تا هم اطلاعات دقیق تری از فرآیندها و محاسبات مالی داشته باشند و هم خطاهای احتمالی را در انجام این محاسبات از بین ببرند. همچنین با استفاده از این نرم افزار، از هدر رفتن زمان و انرژی نیروی انسانی و انجام دادن کارهای یکنواخت و تکراری جلوگیری می شود.
نرم افزار حسابداری بازرگانی
تهیه صورت های مالی منظم برای شرکت های بازرگانی بسیار حائز اهمیت می باشد. آن ها با تهیه این صورت های مالی به میزان سود و زیان شرکت دست می یابند. به همین دلیل شرکت های بازرگانی به نرم افزار حسابداری بازرگانی نیاز دارند تا بتوانند بر اساس سود و زیانی که به دست آورده اند، برنامه ریزی های جدیدی داشته و در جهت بهینه سازی فعالیت های خود قدم بردارند ودر نتیجه سبب افزایش سودآوری و درآمد بیشتر شوند. حسابداران شرکت های بازرگانی با استفاده از این نرم افزارها می توانند گردش کاری مالی شرکت را روی پلتفرم های دیجیتال، بررسی و مدیریت کرده و بر امور مربوط به تنظیم گزارش ها و اسناد مالی، انجام امور بانکی، مکاتبات اداری، ثبت سندها، قوانین بیمه ای و مالیاتی و مواردی از این دست تسلط کامل داشته باشند.
نرم افزار حسابداری خدماتی
تمام شرکت هایی که خدمات ارائه می دهند، برای انجام کلیه امور مالی و مدیریت آن ها، به نرم افزار حسابداری خدماتی نیاز دارند. استفاده از این نرم افزار علاوه بر سهولت در انجام فرآیندهای مالی، مدیریت و ثبت دقیق فرآیندهای مالی را در کوتاهترین زمان در اختیار مدیران قرار می دهد. طبقه بندی و ارائه گزارش با سرعت و دقت بالا نیز از جمله موارد مهم در استفاده از نرم افزار حسابداری خدماتی به شمار می آید. در واقع نرم افزار حسابداری خدماتی، نرم افزاری است که به ثبت و ارزیابی تراکنش ها و موارد مرتبط با خدمات می پردازد.
نرم افزار حسابداری پیمانکاری
نرم افزار حسابداری پیمانکاری نقش به‌سزایی را در یک شرکت پیمانکاری ایفا می‌کند. برای اینکه در شرکت‌های پیمانکاری به دلیل انجام همزمان پروژه‌ها با شرکت‌های مختلف، بخش حسابداری و مالی برای مدیریت هرچه بهتر فرایند مالی پروژه‌ها نقش مهمی دارد. همین موضوع سبب شده که بخش حسابداری با چالش‌های متنوعی روبه‌رو شود. بنابراین، بهترین راه‌حل استفاده از یک نرم افزار حسابداری که بتواند تمام فعالیت‌های مالی و حسابداری را به صورت یکپارچه مدیریت کند، نرم افزار حسابداری پیمانکاری می‌باشد.
نرم افزار حسابداری تولیدی
محاسبه بهای تمام شده محصولات تولید شده در یک شرکت تولیدی، به دقت بسیار بالایی نیاز دارد که انجام آن و به دست آوردن این عدد، مهم ترین موضوع مورد توجه صاحبان شرکت های تولیدی است. برای این منظور، حسابداران شرکت های تولیدی از نرم افزار حسابداری تولیدی استفاده می کنند. آن ها علاوه بر محاسبه بهای تمام شده محصولات تولید شده با استفاده از نرم افزار حسابداری تولیدی، با مدیریت تمامی تراکنش ها و عملیات مالی، کالاهای پر سود و کم سود شرکت را شناسایی کرده و تصمیمات و برنامه ریزی های دقیق تری برای تولیدات بعدی خواهند داشت.
نرم افزار حسابداری دولتی
سیستم حسابداری دولتی شامل مجموع روش هایی است که توسط سازمان های دولتی به کار گرفته می شود تا تمام تراکنش های مالی را ثبت، تجزیه و تحلیل و سپس گزارش کند. برای اطمینان از گزارشگیری های دقیق، از نرم افزار حسابداری دولتی استفاده می شود. برنامه ریزی و تصمیم گیری در رابطه با کنترل بودجه، هدف اصلی استفاده سازمان های دولتی از نرم افزار حسابداری دولتی با رویکرد حسابداری تعهدی می باشد. در واقعاین نرم فزار یکی از مهم‌ترین نرم افزارهای تخصصی که با توجه به ماهیت فعالیت شهرداری‌ها و سازمان‌های دولتی، به منظور رعایت اصل محافظه کاری در حسابداری، به ذی‌حساب‌ها کمک می‌کند دو گزارش مهم سنا و سناما را استخراج کنند.
بهترین نرم افزار حسابداری
بهترین نرم افزار حسابداری شامل ویژگی هایی است که دانستن آن ها برای حسابداران بسیار مهم می باشد تا بتوانند در میان انواع نرم افزارهای حسابداری، انتخاب هوشمندانه ای داشته باشند.
از جمله ویژگی های بهترین نرم افزار حسابداری عبارتند از:
- قیمت مناسب
- قابلیت به روز رسانی و پشتیبانی مطمئن
- قابلیت نصب ماژول های مختلف روی نرم افزار
- امنیت بالای آن در برابر هک شدن
- قابلیت ارائه گزارش های تحلیلی و کاربردی مالی و حسابداری
- قابلیت کاربری آسان
- قابلیت اتصال با سایر نرم افزارها و سامانه ها
- مناسب با نیازمندی های کسب و کارهای مختلف
- امکان استفاده از آن به صورت چند کاربره
- سرعت بالا و عدم اختلال در روند کار
آموزش انواع نرم افزارهای حسابداری
امروزه با توجه به پیشرفت علم و به وجود آمدن شرکت ها و کسب و کارهای بزرگتر و در نتیجه به دلیل گسترده بودن حساب های یک شرکت، از نرم افزار حسابداری استفاده می شود. لذا آموزش نرم افزار حسابداری به حسابداران شرکت امری بسیار ضروری می باشد چرا که از جمله وظایف حسابدار، مسئولیت ثبت اطلاعات مالی، گزارش گیری ارزیابی و کلیه امور حسابداری یک شرکت یا سازمان است. او برای اینکه وقت و انرژی خود را هدر ندهد و دقت بالایی نیز در انجام عملیات حسابداری داشته باشد، باید برای کار کردن با نرم افزار حسابداری تسلط کافی داشته باشد.
نرم افزار حسابداری محاسبان
گزارش های مالی توسط نرم افزار حسابداری، مسیر حرکت یک شرکت و یا سازمان را مشخص می کند. بر اساس همین گزارشات به دست آمده توسط نرم افزار حسابداری، ارزش ریالی دارایی ها، بهای تمام شده محصولات، میزان بدهی های کوتاه مدت و بلند مدت شرکت و میزان سود یا زیان آن مشخص می شود. نرم افزار حسابداری محاسبان که محصولی از شرکت حساب رایان پارس است که در بیش از ۴۰۰۰ سازمان و شرکت خصوصی، دولتی، بانکی و شهرداری راه اندازی شده و قابلیت ارائه تمامی گزارشات گفته شده را دارد. همچنین نرم افزار حسابداری محاسبان با دیگر نرم افزارهای محاسبان ارتباط یکپارچه داشته و به کسب و کارها اجازه می دهد تا در تصمیم گیری ها بسیار چابک رفتار کنند.
از ویژگی های نرم افزار حسابداری محاسبان می توان به موارد زیر اشاره کرد:
- قابلیت ایجاد سال مالی نامحدود
- قابلیت ایجاد کمپانی (شرکت، سازمان) نامحدود
- کدینگ حسابداری پویا و با تعداد سطوح نامحدود و نمایش درختواره سر فصل ها
- دارای سه سطح تفصیلی شناور نا محدود و نمایش درخت واره
- امکان ثبت سند افتتاحیه و سند اختتامیه به صورت مکانیزه
- قابلیت الصاق انواع ضمیمه به سند اعم از فایل‌های تصویری و اسکن شده، اکسل و ...
- موتور جستجوی سند قدرتمند با امکان جستجو و فیلتر براساس کلیه اقلام اطلاعاتی سند
- ثبت و مدیریت دقیق اسناد اختتامیه و افتتاحیه و اعلامیه های بدهکار و بستانکار به صورت اتوماتیک
- قابلیت صدور و ورود داده از یک بانک اطلاعاتی یا دفتر به بانک اطلاعاتی یا دفتر دیگر جهت ترکیب یا انتقال اطلاعات
- امکان کارتابل گردانی مالی جهت گردش اسناد حسابداری در کارتابل کاربران جهت کنترل و رسیدگی
- قابلیت اتصال به سایر نرم افزارها و سامانه های یک کسب و کار
- امکان کانورت اطلاعات از انواع نرم افزارهای حسابداری به نرم افزار حسابداری محاسبان
- امکان بومی سازی (سفارش سازی)
- امکان ایجاد دسترسی های متنوع به کابران نرم افزار
و بسیاری از موارد دیگر که صاحبان کسب و کارهای مختلف را از تهیه نرم افزار حسابداری محاسبان مطمئن کرده تا به خانواده بزرگ حساب رایان بپیوندند.
