نرم افزار مکاتبات اداری یکی از سیستم های پایه ای اتوماسیون اداری است که نقش اصلی مدیریت و ساماندهی مکاتبات سازمانی یک کسب و کار را بر عهده دارد. ثبت، گردش، بایگانی و مدیریت کلیه مکاتبات درون سازمانی و برون سازمانی شرکت ها و ادارات و سازمان دهی مستندات و فرم ها، از وظایف اصلی نرم افزار مکاتبات اداری است.
مزایای نرم افزار مکاتبات اداری برای کسب و کارها
تحول دیجیتال و تحول سازمانی در حال حاضر یکی از مهم ترین فرایندهای روز دنیاست و کلیه شرکت ها، سازمان ها و کسب و کارها در تکاپو هستند تا با پیاده سازی موفق فرایندهای تحول دیجیتال، ضمن بقا و تاب آوری در شرایط اقتصادی و سیاسی خاص موجود در دنیا، سازمان خود را چابک کرده و تا حد امکان هزینه ها را کاهش دهند.
نرم افزار مکاتبات اداری در درجه اول با حذف کاغذ و افزایش چند برابری سرعت و دقت مکاتبات درون و برون سازمانی، همزمان با کاهش هزینه ها در چابکی و افزایش بهره وری سازمانی نقش مؤثر ایفا می کند و بخش قابل توجهی از منابع کسب و کار را به صورت های مستقیم و مشهود و غیرمستقیم آزاد می کند. همچنین بصورت ذاتی فرهنگ سامان دهی و نظم سازمانی را برای کل شرکت به ارمغان می آورد.
از طرفی در سیستم اداری و سازمانی، بسیاری از مکاتبات اداری از قبیل نامه ها، بخشنامه ها، درخواست ها، ابلاغیه ها، صورتجلسه ها و سایر موارد مشابه، به عنوان سندی مهم محسوب می شوند که باید بصورت دقیق و بدون نقص در نقش یک سند سازمانی قابل اتکا، ماندگار و نگهداری شوند تا در صورت نیاز، به سرعت در دسترس باشند. این اسناد از نظر قانونی و قضایی نیز معتبر بوده و قابل استفاده و استناد هستند.
لذا حفظ اسناد و همزمان دسترسی سریع به آنها با روش های متعدد، برای هر سازمانی بسیار ضروری و مهم است و به جرات می توان ادعا کرد که هیچ سازمانی نمی تواند بدون مدیریت و سازمان دهی مکاتبات خود، پیشرفت کرده و کسب و کار را توسعه دهد. در کنار همه این موارد، نیاز سازمان ها و ادارات دولتی به تبادل مکاتبات در یک بستر مکانیزه و استاندارد، لزوم استفاده از نرم افزار مکاتبات اداری را پر رنگ تر می کند.
امکانات و ویژگی های نرم افزار مکاتبات اداری
نرم افزارهای مختلف تولید شده توسط شرکت های نرم افزاری، با توجه به نوع کاربرد، تکنولوژی مورد استفاده و روش تولید، امکانات و ویژگی های مختلفی دارند که بعضی از آنها پایه ای، لازم و ضروری است و بعضی دیگر غیرضروری، اما کاربردی و مفید است. در ادامه به برخی از این امکانات و ویژگی ها اشاره می کنیم و برای درک بهتر، آنها را به دو دسته کاربردی و فنی تقسیم می کنیم.
ویژگی ها و امکانات کاربردی نرم افزار مکاتبات اداری
- منعطف و قابل توسعه بر اساس نیاز سازمان ها و شرکت ها
- دارای سیستم جستجوی پیشرفته و هوشمند
- قابلیت تعریف کارتابل بر اساس نیاز
- قابلیت تعریف سمت ها و نقش های مختلف بصورت همزمان
- امکان طبقه بندی مکاتبات به روش های مختلف
- امکان پیاده سازی در سازمان ها و شرکت های چند لایه مانند شرکت های هلدینگ
- امکان پیاده سازی سطح بندی شده در سازمان های دولتی و حاکمیتی
- امکان تعریف و مدیریت دسترسی کاربران تا ریزترین سطح کنترلی و ثبت اطلاعات
ویژگی ها و امکانات فنی سیستم مکاتبات اداری
- پشتیبانی از تعداد بالای کاربر همزمان و عدم کاهش سرعت عملکرد
- بهره گیری از آخرین روش های تامین امنیت نرم افزار
- برخورداری از سیستم ثبت وقایع و عملکرد کاربران در ریزترین لایه ها
- امکان تبدیل تصویر به متن (OCR)
- امکان تبدیل گفتار به متن (STT)
- پشتیبانی از فرایند اتوماسیون رباتیک (RPA)
- سازگار با نرم افزارهای دفتری متداول نظیر Word و Excel مایکروسافت
منافع و مزایای سیستم مدیریت مکاتبات اداری برای سازمان ها و شرکت ها
نرم افزار مکاتبات اداری یا سیستم مدیریت مکاتبات سازمانی ضمن تسهیل بسیاری از امور اداری و دفتری، منافع و مزایای دیگری نیز برای سازمان ها و شرکت ها دارد. برخی از این مزایا عبارتند از:
- امکان کنترل و رهگیری مکاتبات از زمان ورود به سازمان تا انتقال به بایگانی
- امکان مشاهده کلیه سوابق و چرخه سازمانی طی شده مکاتبات همراه با تاریخ
- کاهش مدت انتظار، چرخش، اقدام و پاسخگویی مکاتبات اداری
- حذف مفاهیمی نظیر گم شدن یا مفقودی مکاتبات در اثر خطای انسانی
- جستجوی ساده و پیشرفته جهت دسترسی به مکاتبات با روش های متعدد
- بایگانی مکاتبات در لایه های شخصی و سازمانی به اشکال متعدد و دلخواه
- کاهش زمان یا حذف کارهای تکراری اداری به دلیل سیستمی شدن
- محیط کاربری یک شکل، همسان و یکپارچه برای همه کاربران
- عدم وجود محدودیت در حجم، تعداد و نوع مکاتبات اداری
- دسترسی به مکاتبات اداری بدون محدودیت زمانی و مکانی
- امکان ایجاد دورکاری برای کارمندان
- قابلیت استفاده از ابزارهای مختلف نظیر موبایل، کامپیوتر شخصی و تبلت
- امکان تفویض اختیار جهت افزایش چابکی و ایجاد رضایتمندی برای مخاطبان
بهترین نرم افزار مکاتبات اداری
با توجه به قابلیت های بسیار مهمی که نرم افزار مکاتبات اداری دارد، مدیران سازمان ها و شرکت ها باید برای تهیه این نرم افزار دقت کافی داشته باشند تا بتوانند به بهترین آن دست یابند.
یکی از ویژگی های بهترین نرم افزار مکاتبات اداری، این است که امکان تبادل اطلاعات و ارتباط با سایر نرم افزارهای سازمان را داشته باشد. در این صورت، هنگامی که کاربران در اجرای فرایندهای کاری خود، به داده های این نرم افزارها نیاز دارند، دچار مشکل نمی شوند. به عبارت دیگر، بهترین نرم افزار مکاتبات اداری نرم افزاری است که با استفاده از واسط های برنامه نویسی، به کاربران خود این امکان را می دهد تا داده ها را از نرم افزارهای دیگر جمع آوری کرده و با سایر همکاران مربوطه و در فرآیندهای مختلف به اشتراک بگذارند.
همچنین از دیگر ویژگی های بهترین نرم افزار مکاتبات اداری می توان به موارد زیر اشاره کرد:
- از محیط کاربرپسند بودن، برخوردار است.
- استفاده از آن بسیار آسان می باشد.
- امکان اتصال به سامانه های دولتی را دارد.
- دارای امنیت بسیار بالایی می باشد.
- امکان بررسی و تجزیه و تحلیل داده ها را داشته و گزارشات کاملی را ارائه می دهد.
- امکان پیگیری مکاتبات و درخواست ها را دارد.
- امکان سفارشی سازی بر اساس نیازهای مدیران سازمان ها را دارد.
نرم افزار مکاتبات اداری محاسبان و ویژگی های آن
شرکت حساب رایان پارس به عنوان یک شرکت مطرح نرم افزاری در حوزه تولید نرم افزارهای ERP، نرم افزار مکاتبات اداری را نیز در سبد محصولات خود قرارداده است. این شرکت با بیش از ۲۰ سال فعالیت در صنعت نرم افزار توانسته است بیش از ۴۵۰۰ سازمان دولتی، شهرداری و شرکت های خصوصی را پوشش دهد. همچنین با ارائه نرم افزارهای مناسب برای سازمان ها و شرکت ها و ارائه خدمات پشتیبانی مناسب توانسته است از سال ۱۳۹۵ تا کنون تندیس رعایت حقوق مصرف کنندگان را به عنوان شرکت برتر نرم افزاری به دست آورد.
نرم افزار مکاتبات اداری محاسبان علاوه بر ویژگی های ذکر شده در این مقاله، قابلیت اتصال به سایر نرم افزارها و سامانه های کسب و کارها را از طریق وب سرویس فراهم می آورد. همچنین قابلیت سفارش سازی (بومی سازی) و کانورت اطلاعات را فراهم کرده تا این نرم افزار در کمترین زمان برای کسب و کارها پیاده سازی و راه اندازی شود.
