کارگاه عملیات پایان سال مالی

اتوماسیون اداری

نرم افزار تحت وب

اتوماسیون اداری چیست؟

اتوماسیون (Automation) در لغت به معنی خودکار سازی یا همان ماشینی شدن است؛اتوماسیون اداری را می‌توان یک کلمه با چندین مفهوم دانست که اگر بخواهیم یک مفهوم کلی برای آن در نظر بگیریم، باید گفت که اتوماسیون اداری به مجموعه‌ای از ابزارهای سخت افزاری و نرم افزاری گفته می‌شود که با استفاده از آنها می‌توان اطلاعات سازمانی، مدارک و اسناد را ذخیره سازی، دست کاری، ویرایش و منتشر کرد. اما چیزی که ما آن را به عنوان اتوماسیون اداری می‌شناسیم، نرم افزاری تحت وب است که به دلیل گسترش مکاتبات و ناکارایی سیستم بروکراتیک در سازمان‌ها و ادارات به وجود آمده و می‌تواند بروکراسی یک سازمان را مدیریت نماید که در عین حال به دلیل آنلاین بودن ارتباطات آن و کاهش استفاده از کاغذ به صورت فیزیکی، کمک به‌سزایی در حفط محیط زیست می‌نماید.

 
اتوماسیون اداری یا دبیرخانه؟

سیستم اتوماسیون اداری، دارای امکانات متنوعی است که می‌تواند مدیریت مکاتبات اداری در تمامی سازمان‌ها و کسب و کارها را بر عهده بگیرد. منظور از این مکاتبات، همان نامه‌های داخلی و نامه‌های وارده و صادره است. به عبارت دیگر سیستم اتوماسیون اداری، همان سیستم دبیرخانه به شکل تکامل یافته است که جایگزین دبیرخانه برای ثبت و شماره دهی فرم‌ها، نامه‌ها و به طور کلی مکاتبات اداری شده است. هسته اصلی اتوماسیون اداری، بخش مربوط به دبیرخانه است که فرآیندهای ثبت نامه، ارجاع کارتابل پرسنل و بایگانی را شامل می‌شود.

اتوماسیون اداری حساب رایان

سیستم اتوماسیون اداری حساب رایان قابلیت‌های مختلفی برای ثبت و تولید نامه، پاراف نامه، ارجاع و پیگیری نامه، طبقه بندی و جستجوی نامه دارد که با استفاده از این قابلیت‌ها، مدیریت ارتباطات در سازمان و شرکت‌ها را بسیار آسان می‌نماید. علاوه بر این‌ها، با استفاده از این سیستم امکان ثبت، پیگیری و مدیریت جلسات فراهم می‌شود؛ بنابراین یکی از چالش برانگیزترین مشکلات داخل سازمانی را مرتفع می‌سازد. موضوع اطلاع رسانی در سازمان از مهم‌ترین موضوعات سازمانی محسوب می‌شود که تابلو اعلانات سیستم اتوماسیون اداری، این مشکل را نیز حل کرده است و به راحت‌ترین شکل ممکن پرسنل سازمان از تمامی اخبار و رویدادها مطلع خواهند شد.

پیشنهاد می‌کنیم

صفحه نرم افزار حسابداری مالی را مطالعه نمایید

چرا سیستم اتوماسیون اداری حساب رایان
  • تسریع در امر پاسخگویی به مشتریان در هر ساعت از شبانه روز
  • کاهش تعداد تماسهای تلفنی مشتریان و در نتیجه کاهش هزینه های مشتریان
  • افزایش رضایت مندی مشتریان با توجه به حذف انتظارهای طولانی
  • پاسخ گویی به مشکلات مشتریان در زمان مناسب
  • حل آنی برخی از مشکلات با مراجعه به درخواست های قبلی ثبت شده در سیستم
  • استفاده آنی از منابع آموزشی مختلف ثبت شده در سیستم نظیر مقالات ، راهنما و ...
  • ایجاد نظم بیشتر در سرویس دهی به مشتریان بدون تداخل در اولویت بندی ها
  • امکان بررسی کامل چرخه تعاملات در همه مراحل و از ابتدا تا زمان حل مشکل
  • جلوگیری از فراموشی یا سهل انگاری با توجه به ثبت کلیه موارد و فعالیت ها در سیستم
  • جلوگیری از فعالیت های موازی ناهماهنگ بخش های مختلف برای مشتریان
  • امکان سنجش کمیت و کیفیت عملکرد کارشناسان مجموعه بر اساس عملکرد آنها
  • امکان بررسی میزان رضایتمندی مشتریان بصورت موضوعی یا کلی
  • تولید منابع آموزشی بر اساس بیشترین تقاضا از سوی مشتریان از بهترین راه حل ها
  • کاهش استرس کارشناسان و ایجاد فضای آرام جهت حل هر چه بهتر و سریعتر مشکلات
  • کاهش عدم فهم صحیح مشکل از سوی طرفین با استفاده از سابقه ثبت درخواست ها
  • جلوگیری از ارسال درخواست های تکراری و از بین رفتن وقت کارشناسان
  • امکان ثبت مشتریان و کارشناسان
  • امکان ثبت درخواست ها توسط مشتریان در سیستم
  • امکان ثبت پاسخ های کارشناسان به درخواست های مشتریان
  • ارسال پیامک و پست الکترونیک برای مشتریان جهت اطلاع از پاسخ کارشناسان
  • امکان تفکیک درخواست های مشتریان بر اساس واحد سازمانی پاسخگو
  • امکان تخصیص واحد های مختلف به کارشناسنان جهت پاسخگویی به درخواست های مشتریان
  • امکان ارسال درخواست ها به واحد های دیگر سازمان
  • گزارش های آماری متنوع از وضعیت درخواست ها و پاسخدهی به آنها و کیفیت کار کارشناسان
  • ثبت اخبار سازمان و دسته بندی آنها
  • ثبت راهنما های کاربری و دسته بندی انها به دلخواه سازمان
  • امکان ثبت راه حل های مناسب در سیستم در دانش نامه ها جهت استفاده همه مشتریان
  • امکان اتمام و بایگانی تیکت ها
  • ثبت همه عملیات کارشناسان و مشتریان در سیستم
  • امکان ثبت نارضایتی و عدم پیگیری توسط مشتریان
  • امکان ثبت نظرات برای اخبار و راهنما و دانش نامه
  • تایید و نمایش نظرات مشتریان در سیستم
  • تخصیص کد رهگیری به هر تیکت و پیگیری بر اساس این کد
  • امکان جستجوی در خواست ها بر اساس فیلترهای متنوع در سیستم
  • این متن جایگزین می شود(فروش)
  • این متن جایگزین می شود(فروش)
  • این متن جایگزین می شود(فروش)
  • این متن جایگزین می شود(فروش)
  • این متن جایگزین می شود(فروش)
  • این متن جایگزین می شود(فروش)
  • این متن جایگزین می شود(فروش)
  • این متن جایگزین می شود(فروش)
  • این متن جایگزین می شود(فروش)
  • این متن جایگزین می شود(فروش)
  • این متن جایگزین می شود(فروش)
سوالات متداول درباره سیستم اتوماسیون اداری
هر سازمان و کسب و کاری که پرسنل بیشتر از 30 نفر داشته باشد و نیاز به مدیریت فرآیندهای اداری دارد، می‌تواند از سیستم اتوماسیون اداری حساب رایان استفاده نماید.
برای کسب اطلاعات بیشتر با شماره تلفن 02187760 داخلی 228 تماس بگیرید.
از طریق گزینه درخواست دمو در سمت راست صفحه یا ارتباط با شماره تلفن 02187760 داخلی 228 می‌توانید درخواست خرید یا مشاوره برای سیستم اتوماسیون اداری حساب رایان را ثبت نمایید.