نرم افزار اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری چیست؟

اتوماسیون (Automation) در لغت به معنی خودکار سازی یا همان ماشینی شدن است؛اتوماسیون اداری را می‌توان یک کلمه با چندین مفهوم دانست که اگر بخواهیم یک مفهوم کلی برای آن در نظر بگیریم، باید گفت که اتوماسیون اداری به مجموعه‌ای از ابزارهای سخت افزاری و نرم افزاری گفته می‌شود که با استفاده از آنها می‌توان اطلاعات سازمانی، مدارک و اسناد را ذخیره سازی، دست کاری، ویرایش و منتشر کرد. اما چیزی که ما آن را به عنوان اتوماسیون اداری می‌شناسیم، نرم افزاری تحت وب است که به دلیل گسترش مکاتبات و ناکارایی سیستم بروکراتیک در سازمان‌ها و ادارات به وجود آمده و می‌تواند بروکراسی یک سازمان را مدیریت نماید که در عین حال به دلیل آنلاین بودن ارتباطات آن و کاهش استفاده از کاغذ به صورت فیزیکی، کمک به‌سزایی در حفط محیط زیست می‌نماید.

سیستم اتوماسیون اداری، دارای امکانات متنوعی است که می‌تواند مدیریت مکاتبات اداری در تمامی سازمان‌ها و کسب و کارها را بر عهده بگیرد. منظور از این مکاتبات، همان نامه‌های داخلی و نامه‌های وارده و صادره است. به عبارت دیگر سیستم اتوماسیون اداری، همان سیستم دبیرخانه به شکل تکامل یافته است که جایگزین دبیرخانه برای ثبت و شماره دهی فرم‌ها، نامه‌ها و به طور کلی مکاتبات اداری شده است. هسته اصلی اتوماسیون اداری، بخش مربوط به دبیرخانه است که فرآیندهای ثبت نامه، ارجاع کارتابل پرسنل و بایگانی را شامل می‌شود.

اتوماسیون اداری حساب رایان

سیستم اتوماسیون اداری حساب رایان قابلیت‌های مختلفی برای ثبت و تولید نامه، پاراف نامه، ارجاع و پیگیری نامه، طبقه بندی و جستجوی نامه دارد که با استفاده از این قابلیت‌ها، مدیریت ارتباطات در سازمان و شرکت‌ها را بسیار آسان می‌نماید. علاوه بر این‌ها، با استفاده از این سیستم امکان ثبت، پیگیری و مدیریت جلسات فراهم می‌شود؛ بنابراین یکی از چالش برانگیزترین مشکلات داخل سازمانی را مرتفع می‌سازد. موضوع اطلاع رسانی در سازمان از مهم‌ترین موضوعات سازمانی محسوب می‌شود که تابلو اعلانات سیستم اتوماسیون اداری، این مشکل را نیز حل کرده است و به راحت‌ترین شکل ممکن پرسنل سازمان از تمامی اخبار و رویدادها مطلع خواهند شد.