نرم افزار اتوماسیون اداری به نرم افزاری گفته می شود که امکان تعریف و انجام فرایندهای مختلف اداری و دفتری را بصورت مکانیزه و دیجیتالی برای بهره وری بیشتر سازمان ها فراهم می کند. با تعریف مراحل فرایندهای اداری در سیستم اتوماسیون اداری، انجام یک کار اداری یا دفتری نظیر ارسال نامه یا درخواست اداری، به سادگی و سریع، بصورت خودکار چرخه خود را طی می کند و تنها مراحلی که نیاز به تعاملات انسانی دارد در انتظار دستور یا انجام عملیات انسانی باقی می ماند.
انواع نرم افزار اتوماسیون اداری
نرم افزارهای اتوماسیون اداری انواع مختلفی دارند که با توجه به محل کاربرد یا نوع عملکرد نرم افزار طبقه بندی می شوند. بعضی از معروفترین و پرکاربردترین سیستم های اتوماسیون اداری شناخته شده در ایران عبارتند از: نرم افزارهای اتوماسیون مکاتبات اداری، نرم افزارهای اتوماسیون جذب و استخدام و نرم افزارهای اتوماسیون فرایندهای سازمانی. این نرم افزارها نیز برای استفاده های درون سازمانی، برون سازمانی و فراسازمانی بصورت جداگانه ای دسته بندی می شوند.
در حال حاضر آنچه که در ایران بیشتر به عنوان نرم افزار اتوماسیون اداری شناخته می شود، سیستمی متشکل از چند نرم افزار و زیرسیستم شامل اتوماسیون مکاتبات اداری و اتوماسیون فرایندهای اداری است که هم برای نیازمندی های درون سازمانی استفاده می شود و هم برون سازمانی.
مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری
استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری برای کلیه سازمان ها مزایای فراوانی دارد. چه سازمان مورد نظر یک شرکت خصوصی کوچک ۳ نفره باشد و چه یک هلدینگ با شعبه های فراوان در سراسر کشور با بیش از هزاران کارمند، نرم افزار اتوماسیون اداری جزو ملزومات آنها محسوب می شود.
برخی از مزایای شاخص استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری عبارتند از:
- حذف استفاده از کاغذ و کمک به حفظ طبیعت
- حذف کاغذبازی و پرینت و کاهش قابل توجه هزینه های مربوطه
- حذف هزینه های نگهداری و بایگانی اسناد کاغذی
- سرعت بسیار بالای دسترسی به سوابق و بایگانی
- شفافیت وضعیت نامه ها و درخواست ها در چرخه اداری
- عدم محدودیت زمانی برای دسترسی به نامه ها
- عدم محدودیت زمانی برای مطالعه یا پاسخگویی
- عدم وجود محدودیت مکانی برای انجام امور اداری
- امکان دسته بندی مکاتبات سازمان و شخصی بصورت دلخواه
- قابلیت تغییر و انطباق سریع با تغییرات سازمانی
- امکان استفاده از آخرین تکنولوژی ها نظیر OCR، RPA و AI
البته مزایای بی شمار دیگری برای پیاده سازی و استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری وجود دارد که در ادامه همراه با توضیح و مثال به بعضی از مهم ترین آنها اشاره خواهد شد. اما نکته بسیار مهم و قابل توجه این است که بهره برداری هوشمندانه از سیستم های اتوماسیون اداری با توجه به نیاز و خلاقیت سازمان ها و مدیران، مزایای متعددی برای کسب و کارها به همراه دارد.
لازم به ذکر است که با توجه به تعداد فرایندهای قابل تبدیل از سنتی و دستی به مکانیزه و هوشمند، می توان تا صدها برابر هزینه تهیه و استقرار سیستم اتوماسیون اداری، برای سازمان بازگشت سرمایه و سوددهی تصور کرد که در کوتاه مدت و بسیار سریع محقق می شود.
برای مثال کافی است در یک شرکت هلدینگ یا یک سازمان بزرگ با تنها ۱۰۰ کارمند، بدون وجود نرم افزار مکاتبات اداری، فقط هزینه میزان کاغذ مورد استفاده و هزینه های نگهداری و مواد دستگاه های پرینت و کپی را برای انجام امور اداری داخلی سازمان در نظر گرفت تا به عدد قابل توجهی رسید. اگر تنها بخش کوچکی از این مکاتبات را برای نگهداری و بایگانی در نظر بگیریم، بهای تمام شده ملزومات اداری و مکان نگهداری این ملزومات و برگه ها نیز مبلغ قابل توجهی به خود اختصاص می دهد. در نهایت اگر مبلغ حقوق و هزینه های سربار مربوط به کارمندان بایگانی نیز به هزینه های قبلی اضافه شود، بهای تمام شده عدم استفاده از نرم افزار کاملا مشهود می شود.
ویژگی های نرم افزار اتوماسیون اداری مناسب
هر شخص، سازمان یا شرکتی تمایل دارد بهترین نرم افزار را با کمترین هزینه تهیه کرده و استفاده کند، اما در مورد نرم افزار اتوماسیون اداری، قبل از هزینه نرم افزار، بهتر است ابتدا بر اساس ویژگی های متناسب با نیاز سازمان تصمیم گیری شود. بنابراین ابتدا باید برخی از مهم ترین ویژگی های نرم افزار اتوماسیون اداری مناسب را شناخت تا هنگام بررسی و انتخاب، نرم افزار مناسب انتخاب گردد.
مهم ترین ویژگی های نرم افزار اتوماسیون اداری عبارتند از:
- امنیت بالا با استناد به گواهی نامه های امنیتی معتبر
- استفاده از تکنولوژی های متداول و بروز توسعه نرم افزار
- استفاده از فناوری های روز مرتبط نظیر RPA و OCR
- امکان دسترسی و استفاده از طریق اینترنت
- سرعت عملکرد بالا در شرایط وجود حجم زیاد نامه و درخواست
- موتور جستجوی پیشرفته و ساده
- پوشش کامل انواع درخواست های درون سازمانی
- پوشش کامل انواع فرایندهای اداری درون سازمانی
- پوشش سیستم مدیریت جلسات
- امکان ارتباط و تبادل اطلاعات با سایر نرم افزارها
- برخورداری از رابط کاربری (UI) و قالب مناسب، ساده و کاربردی
البته ویژگی های فراوان و متعدد دیگری برای یک نرم افزار خوب در حوزه اتوماسیون اداری وجود دارد که در مقالات دیگر بصورت تخصصی به آنها اشاره خواهد شد و به تفصیل در مورد آنها صحبت خواهد شد. اما ویژگی های اشاره شده به عنوان مهمترین ویژگی هایی است که یک نرم افزار اتوماسیون اداری خوب باید داشته باشد و برای هر کسب و کاری در دنیای پرمشغله امروز کاربرد دارد.
مزایای درون سازمانی نرم افزار اتوماسیون اداری
به برخی از مزایای کلان و مهم پیاده سازی و استقرار و استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری در ابتدای مقاله اشاره کرده و برخی از مهم ترین مزایا را برشمردیم، اما استفاده از اتوماسیون اداری مزایای درون سازمانی فراوانی نیز دارد که هم برای کسب و کار قابل توجه است و هم برای استفاده کنندگان، کاربران و کارمندان.
برخی از این مزایا عبارتند از:
- صرفه جویی در وقت پرسنل سازمان
- آزاد کردن وقت پرسنل پرای پرداخت به کارها مهم تر
- ایجاد امکان دورکاری در شرایط خاص برای پرسنل اداری
- جلوگیری از تداخلات درون سازمانی نظیر جلسات همزمان
- جلوگیری از تنوع و تعدد شکلی درخواست ها
- حذف درخواست های اشتباه یا ناقص اداری
- شفاف سازی و سادگی درخواست های اداری موجود برای پرسنل
- دسترسی به نامه ها بدون محدودیت مکانی و زمانی
- جلوگیری از سردرگمی پرسنل برای درخواست های اداری خود
بخش قابل توجهی از انرژی و منابع سازمان های نابالغ و شرکت های نوپا یا کوچک، با گم شدن یا از دست رفتن اسناد اداری نظیر نامه های وارده از بیرون یا فاکتورها یا عدم آگاهی سریع و به موقع مسئول مربوطه جهت پاسخگویی و اقدام در خصوص درخواست های فوری و مهم، هدر می رود و این چرخه متاسفانه تکراری بوده و در دوره های متعدد بعد از فراموشی اهمیت یک موضوع، مجدد تکرار می شود.
نرم افزار اتوماسیون اداری با تعریف برخی فرایندهای اداری و نسبت دادن هر مرحله به فرد یا افراد درست، بصورت خودکار و هوشمندانه جلوی همه این چالش ها را بصورت سیستمی می گیرد و حتی اگر سازمانی نیروهای لازم برای انجام تخصصی همه امور اداری را نداشته باشد، با تعریف و پیاده سازی صحیح فرایندهای اداری و استفاده از تجربه شرکت های ارائه دهنده نرم افزار اتوماسیون اداری، با همان ظرفیت موجود یکبار برای همیشه این مشکلات را از سازمان خود ریشه کن می کنند.
شرکت های ارائه دهنده نرم افزار اتوماسیون اداری، با توجه به رقابت موجود در بازار، همراه با معرفی و ارائه ویژگی های نرم افزار خود، تجربیات متعدد موفق پیاده سازی نرم افزار در شرکت ها و سازمان های مشابه را برای مشتری به ارمغان می آورند و خریداران نرم افزار می توانند از تجربه شرکت های ارائه دهنده، حداکثر استفاده را ببرند.
نرم افزار اتوماسیون اداری محاسبان ویژه انواع کسب و کارها
شرکت حساب رایان پارس با بیش از دو دهه تجربه در تولید و ارائه انواع نرم افزارهای مالی، اداری و مدیریتی برای طیف متنوعی از سازمان ها و کسب و کارها، با تجربه پیاده سازی نرم افزار اتوماسیون اداری برای بیش از هزار مشتری در صنایع و حوزه های مختلف، نرم افزار اتوماسیون اداری ویژه ای با قابلیت های متنوع و امکانات بروز دارد که به پشتوانه دو دهه تجربه موفق، تجربیات ارزشمندی برای انتقال به مشتریان جدید دارد.
نرم افزار اتوماسیون اداری آرسا به عنوان یکی از نرم افزارهای اداری و مدیریتی محاسبان، علاوه بر سازمان ها و شرکت های مشتری، سال هاست که امور اداری و درون سازمانی شرکت حساب رایان پارس را برعهده دارد و استفاده یک شرکت از نرم افزار خود در امور روزمره، این نوید را برای مصرف کننده و خریدار به همراه دارد که با نرم افزاری کاربردی و بروز مواجه است و می توان با خیال راحت بر آن تکیه کرد.
نرم افزار اتوماسیون اداری آرسا اولین و تنها نرم افزار اتوماسیون اداری ایرانی است که به تکنولوژی اتوماسیون فرایند رباتیک (RPA) و تکنولوژی شناسایی هوشمند متن از تصویر (OCR) مجهز است و این فناوری ها، سرعت انجام بسیاری از امور اداری را چند برابر افزایش داده و نسبت به نرم افزارهای مشابه موجود در بازار، بازدهی چند برابری برای مصرف کننده به همراه دارد.
نرم افزار اتوماسیون اداری آرسا همچنین دارای گواهی امنیت نرم افزار از آزمایشگاه های معتبر داخلی است که ضمن تست نفوذپذیری نرم افزار، نسبت به امنیت اطلاعات و ضعف های نرم افزاری متعدد مورد آزمایش و اعتبارسنجی قرار گرفته و از تست های متعدد مربوطه با افتخار، سربلند بیرون آمده است.
