رسید و حواله انبار از مواردی هستند که به بهبود فرآیند انبارداری در سازمان کمک می کنند. ورود کالاها به انبار و خروج آن ها به اجرای نظم و قوانین خاصی نیاز دارد که صدور رسید و حواله این نظم را به وجود می آورند و نیز شرایط ثبت، بررسی و مدیریت دقیق موجودی را فراهم می کنند. مستند سازی فرآیندها و اقدامات انبارداری از طریق رسید و حواله انبار انجام می شود. رسید انبار ورود کالا به انبار را مستند کرده و حواله به مستند سازی خروج کالا از انبار کمک می کند.
رسید انبار چیست؟
رسید انبار، یکی از فرم های بسیار مهم در مقوله انبارداری به شمار می رود. هنگامی که یک کالا وارد انبار می شود، این فرم توسط انباردار تکمیل شده و نشان می دهد که انبار مالکیت آن کالا را به عهده گرفته است. در واقع رسید انبار سندی است که مشخص می کند کالایی به انبار اضافه شده و موجودی آن افزایش یافته است.
رسید انبار شامل چه اطلاعاتی می باشد:
رسید انبار سندی است که شامل اطلاعاتی از کالاهایی می باشد که وارد انبار شده اند. این اطلاعات عبارتند از:
- نام کالا: (هر کالا با نام منحصر به فرد خودش ثبت می شود. این نام از مواردی است که در بخش اطلاعات می آید.)
- تعداد واحدهای کالا: (عدد، کیلوگرم، مترمکعب، لیتر و ... واحدهایی هستند که تعداد آن ها برای هر کالا ثبت می شود.)
- تاریخ دریافت: (زمان دقیقی که کالا وارد انبار شده است.)
- شماره رسید: ( شماره سریالی که برای هر رسید صادر می شود.)
- مشخصات فنی: ( مشخصات فنی شامل اطلاعاتی چون رنگ، سایز و ... می باشد.)
- امضا و تایید: (منظور امضا و تایید کسانی است که کالا را تحویل داده و نیز تحویل گرفته اند.)
انواع رسید انبار
سه نوع رسید انبار وجود دارد. رسید انبار دائم، موقت و تحویل مستقیم. در ادامه به توضیح هر یک خواهیم پرداخت.
- رسید انبار دائم: ورود یک کالا به انبار و ذخیره آن در کنار کالاهای دیگر، سبب افزایش موجودی انبار می شود. در این حالت یک فرم برای کالا صادر می گردد که رسید دائمی انبار نام دارد. در واقع این کالا پس از ورود به انبار، جزئی از دارایی های انبار به حساب می آید و باید همزمان با صادر کردن رسید انبار، سند حسابداری آن نیز صادر شده و برای تسویه به حسابداری انتقال یابد.
- رسید موقت: گاه کالاهایی وارد انبار می شوند که به طور مستقیم و به سرعت ذخیره نمی شوند چرا که نیاز به بازرسی فنی و کنترل کیفیت دارند. در این مواقع، سندی که برای تایید تحویل کالا تنظیم می شود، موقتی است که به آن رسید موقت می گوییم. زمانی که کالا به لحاظ فنی بررسی شد و مورد تایید قرار گرفت، صورت جلسه برای انبارداری ارسال می شود. لازم به ذکر است که رسید انبار موقت تمام ویژگی های رسید انبار دائمی را دارد فقط نمی توان آن را به حسابداری انبار منتقل کرد.
- رسید تحویل مستقیم: گاه به دلیل نیاز فوری مصرف کنندگان به کالا، تلاش می شود که کالا به صورت مستقیم به مصرف کننده تحویل داده شود. در واقع مراحل انتقال از تامین کننده به انبار و سپس خروج از انبار حذف می شود. در این صورت رسید تحویل مستقیم برای کالا صادر می گردد. هنگامی که این رسید مورد تایید مصرف کننده یا همان خریدار قرار گرفت، اسناد حسابداری ثبت می شوند. در زمان هایی که کالایی کمیاب باشد یا خیلی کم سفارش داده شود، این نوع رسید مورد استفاده قرار می گیرد چرا که نگهداری این کالاها در انبار برای کارخانه سودی ندارد و تنها هزینه های اضافی به بار آورده و باعث اشغال فضای انبار می شود.
ارتباط رسید انبار با فاکتور خرید
زمانی که کالایی وارد انبار شود و سبب افزایش موجودی انبار گردد، برای آن رسید انبار صادر می شود. پس از اینکه برای کالایی رسید انبار صادر شد، صدور فاکتور خرید برای آن کالا انجام خواهد گرفت.
رسید انبار چه کاربردهایی در انبارداری دارد:
از جمله کاربردهای رسید انبار در انبارداری عبارتند از:
- کنترل موجودی انبار: رسید انبار، مدیریت موجودی انبار را بهبود می بخشد؛ به این صورت که از وجود کالای اضافی در انبار و یا کمبود یک کالا جلوگیری می کند و سبب کاهش خطاهای انسانی در ثبت کالاها می شود.
- شفافیت در تراکنش ها: رسید انبار همانند یک مدرک و سند برای تمام تراکنش های انبار قابل استفاده است و استفاده از آن موجب شفافیت در تراکنش ها می شود و بسیار مورد توجه مدیران سازمان ها قرار می گیرد.
- ارتباط با سایر بخش ها: رسید انبار به بخش ها و واحدهای دیگر سازمان مانند حسابداری، فروش و ... قابل انتقال می باشد. این انتقال سبب می شود که تراکنش ها به درستی ثبت شده و هماهنگی در فرآیندهای داخلی را به وجود آورند.
- کمک به تصمیم گیری استراتژیک: مدیران انبار می توانند با استفاده از رسید انبار، درباره میزان موجودی کالاها و خرید و فروش آن ها تصمیمات دقیق تری بگیرند و کالاهای اضافی در انبار و یا کمبود برخی کالاها را مورد بررسی قرار دهند.
حواله انبار چیست؟
اگر کالایی که قبلا وارد انبار شده بود را خارج کنیم تا به دست مصرف کنندگان برسد، باید برای آن، فرم حواله انبار تکیل شود. حواله انبار نشان می دهد که کالایی از انبار خارج شده و انبار دچار کاهش موجودی است.
حواله انبار شامل چه اطلاعاتی می باشد:
حواله انبار سندی است که شامل اطلاعاتی از کالاهایی می باشد که از انبار خارج می شوند. این اطلاعات عبارتند از:
- نام خریدار یا دریافت کننده کالا: (نام کسی که کالا را سفارش داده یا آن را تحویل می گیرد.)
- نشانی دریافت کننده: ( آدرسی که کالا باید به آنجا فرستاده شود. )
- شماره حواله انبار: ( شماره سریالی که برای هر حواله صادر می شود و مربوط به کالایی است که از انبار خارج خواهد شد.)
- تاریخ صدور حواله: ( زمان دقیق خروج کالا از انبار و صدور حواله برای آن کالا.)
- اسم انبار: ( اسم انباری که کالا به آنجا وارد شده و مالکیت آن کالا را به عهده گرفته است.)
- نام و کد کالا: ( هر کالایی که وارد انبار می شود با یک کد مخصوص ثبت می گردد. در اینجا نام کامل کالا و آن کدی که به کالا اختصاص یافته مدنظر می باشد.)
- تعداد کالاهای خارج شده: ( یکی دیگر از اطلاعاتی که در حواله انبار می آید، تعداد کالاهایی است که از انبار خارج شدند و به دست خریداران رسیدند.)
- موجودی سررسید یا مبلغ فاکتور: ( منظور مبلغی است که جهت نگهداری کالا در انبار در حواله نوشته می شود و باید از طرف خریدار پرداخت گردد.)
انواع حواله انبار
حواله انبار نیز انواع مختلفی دارد. در این بخش هر یک را نام برده و به توضیح آن ها خواهیم پرداخت.
- حواله بابت مصرف کالا در مراکز هزینه: این نوع حواله مربوط به کالای تولید شده ای است که صرفا در خود سازمان مصرف می شوند.
- حواله برای مصرف کالا در پروژه های عملیاتی: این نوع حواله مربوط به کالای تولید شده در یکی از پروژه های مربوط به سازمان می باشد.
- حواله بابت آزمایش کالا: این نوع حواله مربوط به کالایی است که به جهت انجام یک یا چند آزمایش از انبار خارج شده و به آزمایشگاه منتقل می شود.
- حواله کالای مرجوع شده به بخش تولید: این نوع حواله مربوط به کالایی است که به دلیل پایین بودن کیفیت آن، مورد تایید قرار نگرفته و مجدد به بخش تولید بازگردانده می شود.
- حواله کالای مرجوع شده به تامین کننده: این نوع حواله مربوط به کالایی است که به دلیل داشتن نقص و یا آسیب به تامین کننده اولیه برگردانده می شود.
- حواله امانت کالا: این نوع حواله مربوط به کالایی است که به شکل امانت به فرد یا سازمان دیگر داده می شود.
- حواله فروش کالا: حواله ای که هنگام فروش صادر می شود و از اصلی ترین حواله هایی است که مورد استفاده سازمان ها قرار می گیرد.
- حواله بین انباری: گاه ممکن است در صورت لزوم، کالاهایی را از یک انبار خارج کرده و به انبار دیگری منتقل کنند که در این صورت برای آن کالاها حواله بین انباری صادر می شود.
ارتباط حواله انبار با فاکتور فروش
پس از اینکه برای فروش یک کالا، فاکتور فروش صادر شود و ثبت گردد، آنگاه صدور حواله انبار انجام می گیرد تا کالای مورد نظر به دست خریدار و یا مصرف کننده برسد.
کاربرد حواله انبار
دانستن اینکه صدور حواله انبار چه کاربردهایی دارد بسیار مهم است. در اینجا به چند مورد از موارد کاربرد حواله انبار اشاره می شود.
- مدیریت دقیق موجودی: مدیریت و کنترل موجودی انبار بسیار مهم است و صدور حواله انبار با ثبت دقیق خروج کالا از انبار به بررسی و مدیریت موجودی انبار کمک می کند و از این طریق از بروز مشکلاتی چون کمبود موجودی یا خروج کالا بدون اینکه ثبت شود، جلوگیری می کند.
- شفافیت در انتقال کالا: حواله انبار مانند مدرکی است که برای انتقال کالا از انبار به بخش های دیگر و یا نیز تحویل به مصرف کننده، مورد استفاده قرار می گیرد. داشتن این مدرک سبب ایجاد شفافیت در گزارش ها و تجزیه و تحلیل ها و نیز تسویه حساب های مالی می شود.
- هماهنگی بین واحدها: هنگام انتقال کالا به واحدهای دیگر مثل واحد فنی، مالی، فروش و ... حواله انبار اطلاعات کالای مربوطه را در اختیار آن واحدها می گذارد و اینگونه بین آن ها هماهنگی ایجاد می کند.
- کاهش خطاهای انسانی: استفاده از حواله انبار باعث می شود که اشتباهات و خطای انسانی در فرآیند خروج کالا از انبار به مقدار بسیاری کاهش یابد و انبارداران بتوانند با دقت اطلاعات مربوط به هر کالا را ثبت کرده و برای اینکه کالا از انبار خارج شود، تایید نهایی را بدهند.
- جلوگیری از سرقت کالاها: سند حواله انبار برای هر کدام از کالاهایی که خارج می شود، صادر شده و به این ترتیب شرایطی را فراهم می کند که امکان پیگیری کالا وجود داشته باشد. بنابراین با توجه به صدور حواله انبار، از سرقت کالاها جلوگیری می شود.
تفاوت رسید و حواله انبار
رسید انبار، ورود کالا به انبار و افزایش موجودی را نشان می دهد اما حواله، نشان دهنده خروج کالا از انبار و کاهش موجودی می باشد. بر این اساس رسید انبار نشان می دهد که مسئولیت کالا با انبار بوده و انبار مالکیت آن را بر عهده دارد اما حواله، مالکیت کالا از انبار را به خریدار یا مصرف کننده انتقال می دهد. به همراه رسید و حواله انبار فاکتوری وجود دارد. رسید انبار با فاکتور خرید و حواله انبار با فاکتور فروش همراه هستند. همچنین رسید انبار شامل اطلاعاتی از جمله مقدار کالا، نام کالا، مشخصات تامین کنندگان و مشخصات فنی کالا بوده اما اطلاعاتی که در حواله انبار درج می شود، عبارتند از اطلاعات کالا، مقصد کالا، دلیل خروج، مشخصات خریدار و مبالغ و هزینه های کالا.
حسابداری انبار و انبارگردانی
حسابداری انبار، مجموعه عملیاتی است که بر اساس آن ها موجودی ریالی انبار مشخص می شود. آنچه که از نتیجه این عملیات به دست می آید، موجودی انبار یعنی همان مقدار کالاها و مواد اولیه می باشد. در پی انجام حسابداری انبار، عملیات انبارگردانی نیز انجام می شود. لازم به ذکر است که حسابداری انبار و انبارگردانی باید لااقل سالی یک بار (معمولا در پایان هر دوره مالی) انجام شود. حسابداری انبار نقش بسیار مهمی در مقوله انبارداری دارد چرا که باعث افزایش دقت در بررسی و مدیریت موجودی ها شده و نیز از اینکه کالایی بیش از حد در انبار باشد یا اینکه انبار دچار کسری یک کالا شده باشد، جلوگیری می کند. همچنین حسابداری انبار، عملیات حسابداری و به دست آوردن ارزش واقعی موجودی انبار را آسان می نماید. استفاده از نرم افزار انبار در حسابداری انبار باعث می شود که کارهای مربوط به ثبت ورود و خروج کالا، مدیریت موجودی، چیدمان و بسته بندی کالاها و نیز تحویل کالا به مصرف کننده با دقت و در زمان کمتری انجام شود.
نرم افزار انبارداری چیست؟
نرم افزار انبارداری نرم افزاری است که در جهت کنترل و مدیریت فرآیند مربوط به انبارداری از لحظه ورود کالا به داخل انبار تا موقع خروج آن، به انباردار کمک می کند. این نرم افزار مواردی چون تحویل و نگهداری کالاها و مدیریت موجودی آن ها را سازماندهی کرده و برای کنترل تمامی قسمت های انبار، سهولت دسترسی به اطلاعات داخل انبار، دریافت گزارشات در لحظه و کاهش هزینه ها طراحی شده است و باعث ساده سازی و بهبود فرآیندهای انبار در سازمان می شود.
مزایای نرم افزار انبارداری
استفاده از نرم افزار انبارداری برای بنگاه های اقتصادی مزایای بسیاری دارد. از جمله مزایای نرم افزار انبارداری عبارتند از:
- مدیریت کدینگ کالاها
- مدیریت انبارها و کالاها در ستاد مرکزی و شعبات برای سازمان ها و شرکت ها با پراکندگی کالاها و انبارها
- مدیریت سفارشات و فروش بر اساس کالاهای موجود و کالاهای سفارش شده
- مدیریت تولید بر مبنای موجودی کالاها بر اساس فرمول تولید
- مدیریت موجودی کالاها و تسهیم آن ها در پروژه های مختلف در شرکت های پیمانکاری
- مدیریت مصرف کالا در سازمان های دولتی، بانک ها، شهرداری ها و شرکت های خصوصی
- مدیریت بهای تمام شده کالای فروش رفته و کالای ساخته شده بر اساس گردش کالا و روش های قیمت گذاری آن ها
- مدیریت انبارداری شرکت بر پایه JIT
- مدیریت انبارگردانی شرکت در فواصل معین هر کسب و کار به صورت مرحله ای
- مدیریت سودآوری شرکت بر اساس حداقل هزینه کرد انبارداری
نرم افزار انبارداری محاسبان
نرم افزار انبارداری محاسبان که محصولی از شرکت حساب رایان پارس است، با جمع آوری و تجمیع گردش کالاها در سازمان، امکان استفاده از گزارش‌های کامل و دقیق و همچنین یکپارچگی منسجم اطلاعاتی آن با سایر نرم افزارهای سازمان مانند خرید، فروش و اموال را در اختیار سازمان‌ها قرار می دهد تا در برنامه ریزی و تصمیم گیری خرید مواد اولیه و تولید و فروش محصولات، استفاده بهینه ای از منابع داشته باشند و از هدر رفت این منابع در شرایط اقتصادی کنونی جلوگیری کنند. این نرم افزار هم به صورت تحت ویندوز و هم به صورت تحت وب ارائه می گردد و قابلیت اتصال با سایر نرم افزارها و سامانه یک سازمان را از طریق وب سرویس دارد. همچنین نرم افزار انبارداری محاسبان امکان بومی سازی و کانورت اطلاعات را نیز فراهم نموده است.
از جمله ویژگی های نرم افزار انبارداری محاسبان عبارتند از:
- عملیات کنترل موجودی به ازای کالا، بر اساس اسناد ثبت شده در هر انبار
- محاسبه بهای ریالی کالاهای موجود در انبار در طی دوره تا پایان سال مالی
- قابلیت گروه‌بندی نامحدود انبارها
- درخت نامحدود کالاها و شاخص‌ها
- کنترل موجودی وآلارم‌های کنترلی
- دسته بندی کالاها جهت فروش جمعی کالاها
- تعیین کالاهای انبار جهت کنترل گردش وعدم اشتباه کاربری
- مکان تعیین کالاهای مشابه جهت استفاده در صنایع خاص
- ثبت کلیه ورودی‌ها و خروجی‌ها با عملکردهای قابل تعریف
- انتقال کالا میان انبارها با حواله و رسید مستقیم میان انبارها
- عملیات انبارگردانی با دوره‌های قابل تعریف و خصوصیات قابل تنظیم و صدور تگ‌های مربوطه براساس شرایط
- گزارشات متنوع گردش کالا و انبار
- ثبت اتوماتیک نتایج انبارگردانی به عنوان موجودی اول دوره
- قابلیت نمایش مانده موجودی کالاهای ثبت شده در درخواست کالا و خدمات به تفکیک انبار
شما مدیران محترم و مشتریان عزیز می توانید جهت تهیه نرم افزار انبارداری محاسبان با کارشناسان واحد فروش شرکت حساب رایان پارس تماس حاصل فرمائید.
