یکی از مهم ترین قوانین دنیای تجارت، قانون مناقصه و مزایده است. مناقصه و مزایده از اصطلاحات علم حقوق بوده و برای سازمان ها و ادارات دولتی و نیز شرکت های خصوصی، امری بسیار مهم تلقی می شوند. بسیار پیش آمده است که در صفحات آگهی روزنامه ها یا وب سایت ها و شبکه های اجتماعی با آگهی های مناقصات و مزایدات رو به رو شویم. مناقصه و مزایده از جمله روش های معاملات در بین سازمان ها و شرکت های بزرگ است که شامل یک سری قوانین خاص می باشند. در این مقاله ابتدا به توضیح و تفاوت مناقصه و مزایده پرداخته می شود و پس از آن چگونگی برگزاری مناقصه و مزایده به روشی بسیار ساده توضیح داده خواهد شد.
مناقصه چیست؟
مناقصه، فرآیند خرید و یا به دست آوردن خدمات است که علاوه بر قیمت پایین، از بالاترین کیفیت برخوردار باشد. در این روند، کاهش قیمت و افزایش کیفیت بسیار مورد توجه قرار می گیرد. مناقصه از مراحل رقابتی تشکیل می شود که برای به دست آوردن کالا یا خدمات، برگزار شده و در نهایت مناقصه گری که کمترین قیمت را پیشنهاد داده باشد به عنوان برنده انتخاب می شود.
با توجه به اینکه مدیران سازمان های دولتی و یا شرکت ها به دنبال ایجاد حداکثر سود در هر معامله هستند و می خواهند کالا یا خدمات مورد نظر خود را با کمترین هزینه و در نتیجه بیشترین کیفیت، به دست آورند، بنابراین مناقصه برگزار می کنند.
مزایده چیست؟
مزایده فرآیندی است که در آن امکان ارائه کالا یا خدمات با بالاترین قیمت فراهم می شود. در شرایط مزایده، تقاضا برای کالا یا خدمات بیش از مقدار موجود می باشد و خریداران برای به دست آوردن کالای مورد نیاز با یکدیگر رقابت می کنند. این در حالی است که مزایده گر سعی دارد کالای خود را با بالاترین قیمت ممکن به فروش گذاشته و خریداران در پی به دست آوردن کالا با پایین ترین قیمت می باشند.
اگر تقاضا برای یک کالا بیش از اندازه باشد، خریداران برای به دست آوردن آن کالا با هم به رقابت می پردازند. در هر مزایده فروشنده تلاش می کند تا کالای خود را با بالاترین میزان قیمت به فروش برساند درحالی که خریداران سعی دارند آن کالا را با کمترین قیمت، به دست آورند.
روند مزایده به این شکل است که ابتدا فروشنده قیمت پایه کالا که مورد تایید نظر یک کارشناس است، را اعلام می کند سپس قیمت نهایی توسط خریدار مشخص می شود.همچنین لازم به ذکر است که در مزایده رعایت موارد و تشریفات قانونی بسیار اهمیت دارد و اگر این تشریفات رعایت نشود، مزایده باطل خواهد بود.
نحوه شرکت در مناقصه
همه کسب و کارها شرکت در مناقصه را یک فرصت بزرگ برای رشد اقتصادی خود می دانند اما باید از نحوه شرکت در مناقصه آگاه باشند تا از این فرصت به درستی استفاده کنند.
نحوه شرکت در مناقصه به این شکل است که ابتدا صاحبان کسب و کار باید به وب سایت های دولتی و خصوصی و منابع مربوطه مراجعه کرده تا از انتشار مناقصه آگاه شوند. پس از آن شرایط مناقصه را با دقت مطالعه کنند. این شرایط شامل مدارک مورد نیاز( پروانه کسب، سوابق مالی و مدارک شناسایی)، تاریخ ها و مشخصات فنی می باشد.
پس از جمع آوری مدارک مورد نیاز لازم است پیشنهاد قیمت گذاری، زمان بندی و نحوه اجرای پروژه به صورت کاملا شفاف تهیه شده و در طی زمان مشخص شده به صورت فیزیکی یا آنلاین ارسال شود. با پیگیری های پس از ارسال پیشنهادات، در صورت برنده شدن در مناقصه مراحل مذاکره و امضای قرارداد آغاز می شود.
موفقیت در مناقصه تا حد زیادی به آگاهی کامل نسبت به جزئیات مربوط به فعالیت اقتصادی و داشتن اطلاعات کامل در مورد معامله ای که پیش رو است، بستگی دارد. همچنین اطلاعاتی چون محل برگزاری مناقصه، مدت زمانی که برای آماده کردن مدارک لازم اعلام شده و مواردی از این دست به مناقصه گران کمک می کند تا در ارتباط با شرکت در مناقصه موفق باشند.
چگونگی برگزاری مناقصه
برگزاری مناقصه طی مراحل زیر انجام می گیرد که در ادامه به توضیح هر یک از آن ها می پردازیم:
-تامین منابع مالی
- تعیین نوع مناقصه در معاملات بزرگ
- تهیه اسناد مناقصه
- ارزیابی کیفی مناقصه گران در صورتی که نیاز باشد
- فراخوان مناقصه
- ارزیابی پیشنهادها
- تعیین برنده مناقصه و انعقاد قراردادها
تامین منابع مالی: با توجه به بند الف ماده 10 قانون برگزاری مناقصات، مناقصه گزار باید از ابتدا تا پایان منابع مالی موضوع مناقصه را پیش بینی کند تا مناقصه گر بر اساس آن، قیمت مورد نظر خود را ارائه دهد در غیر این صورت ممکن است در ادامه کار، بین هر دو طرف مناقصه، اختلاف مالی به وجود بیاید.
تعیین نوع مناقصه در معاملات بزرگ: انجام مناقصه با توجه به نوع معاملات از جمله کوچک، متوسط و بزرگ تفاوت دارد.
در معاملات کوچک، یک نفر که نماینده خرید از طرف سازمان می شود، در مورد قیمت آنچه مورد معامله است، تحقیق کرده و بر اساس صلاحدید با مسئولیت خود، معامله ای را با کیفیت بالا و قیمت پایین انجام می دهد و فاکتور، دریافت می کند.
در معاملات متوسط، کسی که نماینده خرید از طرف سازمان می شود، علاوه بر تحقیق در مورد قیمت آنچه مورد معامله است و صلاحدید خود در انجام معامله پیش رو، باید حداقل سه فقره استعلام کتبی در رابطه با تامین کیفیت مورد نظر گرفته، آنگاه در صورتی که بهای به دست آمده به تایید مسئول واحد تدارکی یا شخص هم رتبه خودش در سازمان برسد، معامله انجام خواهد شد و فاکتور، توسط او دریافت می شود.
در معاملات بزرگ، مناقصات به یکی از روش های مناقصه عمومی و مناقصه محدود انجام می گیرد. هر کدام از این مناقصه ها در بخش انواع مناقصات در همین مقاله توضیح داده خواهد شد.
تهیه اسناد مناقصه: اینکه اسناد مناقصه شامل چه مواردی می شود، موضوع بسیار مهمی است. طبق ماده 14 قانون مناقصات، اسناد مناقصه شامل موارد زیر می باشد:
- نام و نشانی مناقصه‌گزار
- نوع و مبلغ تضمین مناقصه
- محل، زمان و مهلت دریافت اسناد، تحویل پیشنهادها و گشایش آن‌ها
- مبلغ پیش‌پرداخت و تضمین حسن انجام کار
- مدت اعتبار پیشنهادها
- شرح کار، مشخصات فنی بازرگانی، استانداردها، نوع، کمیت و کیفیت کالا یا خدمات
- برنامه‌ریزی انجام کار یا تحویل کار
- معیارها و روش ارزشیابی کیفی مناقصه‌گران
- روش تهیه و مهلت مقرر برای تسلیم پیشنهادها و تعداد نسخه‌های آن
- متن قرارداد شامل موافقت‌نامه شرایط عمومی و خصوصی و نیز ضمایم آن‌ها
- صورت‌جلسات و توضیحات
- سایر اسنادی که مناقصه‌گزار لازم بداند
ارزیابی کیفی مناقصه گران در صورتی که نیاز باشد: ارزیابی کیفی فرآیندی است که در آن مناقصه گزار یا کمیته فنی بازرگانی به تشخیص او، توان انجام تعهدات مناقصه گران را ارزیابی خواهد کرد. در واقع در این فرآیند مشخص می شود که آیا مناقصه گر برای انجام کار صلاحیت کافی را دارد یا خیر. موارد زیر از جمله مواردی هستند که جهت ارزیابی مناقصه گران مورد توجه قرار می گیرند:
- تضمین کیفیت خدمات و محصول
- داشتن تجربه و دانش در زمینه‌ی موردنظر
- حسن سابقه
- داشتن پروانه کار به علاوه گواهی‌نامه‌های صلاحیت در صورت لزوم
- توان مالی متقاضی برای انجام کار در صورت لزوم
فراخوان مناقصه: طبق قانون، لازم است که فراخوان مناقصه با صلاحدید مناقصه گزار، در یکی از روزنامه های کثیرالانتشار در دو یا سه نوبت منتشر شده و از طریق رسانه های جمعی نیز، مناقصه را به اطلاع مخاطبان برساند.
بر اساس ماده 13 قانون مناقصات، فراخوان مناقصه شامل موارد زیر می باشد:
نام و نشانی مناقصه‌گزار
نوع، کمیت و کیفیت کالا و خدمات
نوع و مبلغ تضمین شرکت در مناقصه
محل، زمان و مهلت دریافت اسناد، تحویل و گشایش پیشنهادها
مبلغ برآوردشده معامله و مبانی آن
ارزیابی پیشنهادها: ارزیابی پیشنهادها جهت تعیین قیمت مناسب انجام می گیرد. در واقع، فرآیندی است که در آن مواردی از جمله مشخصات، استانداردها، کارایی، دوام و ویژگی های فنی پیشنهادهای مناقصه گران، بررسی شده و در نهایت پیشنهادی که قابل قبول باشد، انتخاب می شود.
تعیین برنده مناقصه و انعقاد قراردادها: پس از اینکه پیشنهادها ارزیابی شد، مناقصه گری که مناسب ترین قیمت را پیشنهاد داده باشد، به عنوان برنده مناقصه مشخص می شود و قراردادی با او بسته خواهد شد.
چگونگی برگزاری مزایده
در برگزاری مزایده نیز ابتدا باید آگهی مزایده از طریق دعوت عمومی یا ارسال دعوت نامه برای شرکت هایی به صورت خاص و محدود، انتشار یابد. پس از آن قیمت پایه اموال موضوع مزایده مشخص شده و شرکت کنندگان در مزایده باید پیشنهاد خود را در مورد قیمت به برگزارکنندگان اعلام نمایند. بر این اساس بالاترین قیمت اعلام شده مورد قبول واقع می شود و کسی که پیشنهاد این قیمت را داده به عنوان برنده مزایده تعیین می گردد.
انواع مناقصات
مناقصات از نظر مراحل بررسی و از نظر روش دعوت از مناقصه گران انواع مختلفی دارد که عبارتند از:
مناقصات از نظر مراحل بررسی:
مناقصات از نظر مراحل بررسی به مناقصه یک مرحله ای و دو مرحله ای تقسیم می شود. مناقصه یک مرحله ای، مناقصه ای است که در آن به ارزیابی فنی پیشنهادها پرداخته نمی شود و در یک جلسه پاکت های پیشنهاد مناقصه گران باز شده و پس از بررسی پیشنهادها برنده مناقصه مشخص می شود.
مناقصه دو مرحله ای مناقصه ای است که بنا بر صلاحدید مناقصه گذار به ارزیابی فنی پیشنهادها پرداخته می شود و پس از بررسی پیشنهادها بر اساس ماده 29 قانون برگزاری مناقصات، برنده مناقصه مشخص می گردد.
مناقصات از نظر روش دعوت از مناقصه گران:
مناقصات از نظر روش دعوت از مناقصه گران نیز به دو نوع عمومی و محدود تقسیم می شود.در مناقصه عمومی برای اینکه دولت یا سازمان های عمومی، انجام عمل یا خرید کالای مورد نظر را به مناقصه بگذارد، فراخوان مناقصه را از طریق آگهی عمومی به اطلاع مناقصه گران می رساند، مثل فراخوان از طریق روزنامه های کثیرالانتشار. به این نوع مناقصه که همه می توانند در آن شرکت کنند، مناقصه باز نیز می گویند.
مناقصه محدود مناقصه ای است که اداره یا موسسه دولتی تنها اشخاصی را که برای شرکت در این مناقصه، مناسب هستند، دعوت می کند و هر کس که بخواهد اجازه شرکت در این مناقصه را ندارد. بالاترین مقام دستگاه مناقصه گذار در مناقصه محدود، تشخیص می دهد که فراخوان مناقصه برای مناقصه گرانی که صلاحیت دارند، از طریق دعوتنامه ارسال شود.
انواع مزایدات
انواع مزایدات نیز عبارتند از مزایده اختیاری، اجباری، عمومی و مزایده خصوصی و محدود که به تعریف هر کدام از آن ها خواهیم پرداخت.
- مزایده اختیاری: در مزایده اختیاری، وقتی شرکت های خصوصی یا ادارات بخواهند مالی را بفروشند با توجه به رعایت تشریفات مزایده می توانند توسط آگهی، مال خود را به پیشنهاد دهنده ای که بالاترین قیمت را می دهد، بفروشند.
- مزایده اجباری: در این نوع مزایده، دادگاه در مورد اموال توقیف شده دستور به اجرای مزایده می دهد تا فروش مال به بالاترین قیمت پیشنهادی صورت بگیرد.
- مزایده عمومی: همان طور که از نام این مزایده پیداست، منحصر به قشر خاصی نیست بلکه عموم مردم می توانند در آن شرکت کنند.
- مزایده خصوصی و محدود: مزایده خصوصی برعکس مزایده عمومی برای قشر یا اقشار خاصی برگزار می شود. در این مزایده نام پیشنهاد دهندگان قیمت و شرکت کنندگان در مزایده، به صورت محرمانه باقی می ماند.پس از بررسی و ارزیابی قیمت ها، قیمت پیشنهادی اعلام شده و مال به او تحویل داده می شود.
نرم افزار مناقصات و مزایدات چیست؟
نرم افزار مناقصات و مزایدات، نرم افزاری است که برای مدیریت بهتر فرآیند مناقصات و مزایدات در سازمان ها و شرکت ها، طراحی شده و مورد استفاده قرار می گیرد. این نرم افزار تمامی مراحل مناقصه و مزایده از زمان انتشار آگهی گرفته تا انتخاب برنده را به شکل دیجیتال و خودکار، مدیریت می کند. شرکت ها و سازمان ها برای رسیدن به اهداف تجاری خود باید اطلاعات بسیاری را در مورد معاملات مربوط به مناقصه و مزایده در زمینه های مختلف داشته باشند. بنابراین اهمیت استفاده از نرم افزار مناقصه و مزایده قابل توجه همه سازمان ها و ادارات دولتی و شرکت های بزرگ، می باشد.
از مهم ترین ویژگی های نرم افزار مناقصات و مزایدات عبارتند از:
1- امکان مدیریت دقیق اسناد و اطلاعاتی که با سیستم مناقصه و مزایده در ارتباط هستند.
2- پیشنهادات و اسناد شرکت کنندگان را با دقت ذخیره، طبقه بندی و ارزیابی می کند.
3- با دقت و شفافیت بالا برنده را انتخاب می کند.
4- میزان هزینه ها را کاهش و کارایی را افزایش می دهد.
چه شرکت هایی به نرم افزار مناقصات و مزایدات نیاز دارند؟
ادارات و سازمان های دولتی، بانک ها و شهرداری ها و شرکت های بزرگ از نرم افزار مناقصات و مزایدات استفاده می کنند تا از این طریق محصولات و خدمات مورد نیاز خود را با بهترین قیمت و بالاترین کیفیت تهیه نمایند. در واقع هر سازمانی که مناقصات و مزایدات را مدیریت می کند، نرم افزار مناقصات و مزایدات را در اختیار دارد.این سازمان ها برای رسیدن به اهداف مورد نظر خود در دنیای تجارت، به اطلاعات بسیاری در مورد معاملات در زمینه های مختلف نیاز دارند. بنابراین نرم افزار مناقصات و مزایدات می تواند این اطلاعات را در اختیار آن ها قرار دهد.
نرم افزار امور قراردادها لازمه مناقصه و مزایده
قرارداد یک توافق الزامی میان اشخاص است که در آن مشخص می شود هر یک از طرفین چه حقوق و تکالیفی دارند. عقد قرارداد در مناقصات و مزایدات امری بسیار مهم به شمار می رود و باید با شخص یا شرکتی که برنده مناقصه یا مزایده می شود، بر اساس قانون برگزاری مناقصات و مزایدات، قراردادی بسته شود. همچنین با توجه به تعدد قراردادها در سازمان ها و ادارات و شرکت های بزرگ، مدیریت امور مربوط به قراردادها امری بسیار مهم تلقی می شود. از طرف دیگر دسترسی سریع به قراردادها و پرداخت صورت وضعیت ها و نیز به جهت کاهش خطاها و هزینه ها، موجب شد تا استفاده از نرم افزار مدیریت امور قراردادها مورد توجه سازمان ها و شرکت های مختلف قرار بگیرد. بنا براین می توان گفت که نرم افزار امور قراردادها لازمه مناقصات و مزایدات می باشد.
بهترین نرم افزار مناقصات و مزایدات
مدیران ادارات دولتی، بانک ها، شهرداری ها و شرکت های بزرگ که جهت برگزاری مناقصات و مزایدات، از نرم افزار مناقصات و مزایدات استفاده می کنند، باید از ویژگی های بهترین نرم افزار مناقصات و مزایدات آگاه باشند تا بتوانند آن را برای مجموعه خود فراهم نمایند.
بهترین نرم افزار مناقصات و مزایدات، باید تحلیل بسیار دقیقی از معاملات کوچک، متوسط و بزرگ در هر کدام از حوزه های دولتی، شهرداری و نیمه خصوصی و خصوصی داشته باشد و امکان مدیریت تمام فرآیندهای معاملاتی مثل مناقصات عمومی، محدود، یک مرحه ای، دو مرحله ای، خرید، فروش، اجاره، ارزیابی های کیفی و ... را فراهم نماید. همچنین از دیگر ویژگی های بهترین نرم افزار مناقصات و مزایدات، عبارتند از:
- امکان مدیریت کلیه اطلاعات مرتبط با مناقصه و مزایده
- ذخیره، طبقه بندی و ارزیابی تمام پیشنهادات و اسناد ارسالی توسط شرکت کنندگان
- دقت در انتخاب برنده
- افزایش دقت و کاهش خطا
- افزایش کارایی و بهره وری و کاهش هزینه های مربوطه
نرم افزار مناقصات و مزایدات محاسبان
نرم افزار مناقصات و مزایدات محاسبان جهت برگزاری فرآیند مناقصات و مزایدات در سازمان های دولتی و شرکت ها طراحی شده است. با توجه به سابقه طولانی و بیش از دو دهه شرکت حساب رایان پارس در تولید و استقرار نرم افزارهای یکپارچه مالی، اداری و مدیریتی در سراسر ایران، نرم افزار مناقصات و مزایدات محاسبان، ابزاری بسیار کارآمد برای مدیریت امور خرید و فروش از طریق مناقصه و مزایده برای ادارات و شرکت ها می باشد. همچنین از تمام ویژگی هایی که در مورد بهترین نرم افزار مناقصات و مزایدات در بالا گفته شد، برخوردار است.
از جمله ویژگی های نرم افزار مناقصات و مزایدات محاسبان عبارتند از:
- امکان تعریف و به روزرسانی قواعد محاسبه مبلغ تضمین شرکت در مزایده/مناقصه بر اساس نوع مزایده/مناقصه و موضوع معامله
- امکان تعریف و به روز رسانی انواع ضمانت نامه مجاز شرکت در مزایده/مناقصه بر اساس نوع مزایده/مناقصه و موضوع معامله
- امکان تعریف و به روز رسانی اطلاعات کمیته کمیسیون
- امکان تعریف و به روزرسانی اسناد پیش فرض
- امکان ثبت و بروزرسانی مزایده/مناقصه
و بسیاری از موارد دیگر که باعث شده شرکت حساب رایان پارس در ارائه این محصول چه بسا موفق تر و کارآمدتر از شرکت های دیگر بوده و پاسخگوی تمام ادارات و سازمان های دولتی و شرکت های خصوصی و نیمه خصوصی در برگزاری مناقصات و مزایدات باشد.
