RPA چیست؟ هرآنچه باید درباره اتوماسیون فرایند رباتیک بدانید

برای آشنایی با اتوماسیون فرایند رباتیک (RPA) ابتدا باید بدانیم میزان زمانی که ما برای انجام کارهای تکراری صرف می کنیم بسیار قابل توجه و سرسام آور است. انجام کارهای تکراری دستی کامپیوتری نظیر ورود اطلاعات تماس یا اسکن و طبقه بندی اوراق اداری از این نوع کارها است که به سادگی وقت قابل توجهی از ساعات مفید کاری یک نیروی اداری را تلف می کند.

یک نظرسنجی جدید در سطح جهانی که توسط کمپانی مکینزی انجام شده، مشخص کرده که مردم اعتقاد دارند حداقل هفته ای ۵ ساعت بابت امور تکراری از دست می دهند که بهتر است اتوماسیونی شوند. البته اعداد و ارقام در بسیاری از موارد بسیار بالاتر است و آمار بدست آمده از این نظرسنجی این واقعیت را بیان می کند که برای بیش از ۶۰ درصد مشاغل می توان تا یک سوم فعالیت های اداری را تبدیل به فرایندهای رباتیک خودکار کرد.

RPA چیست و چه معنایی دارد؟

اتوماسیون فرایند رباتیک یا RPA (Robotic Process Automation) یک فناوری نرم افزاری است که با هدف ساده سازی تولید، پیاده سازی و مدیریت ربات های نرم افزاری جهت شبیه سازی فعالیت های انسانی برای تعامل با سیستم های دیجیتالی و سایر نرم افزارها، ایجاد شده است.

RPA برای کدام کسب و کارها مناسب است؟

کلیه مشاغل و کسب و کارهایی که دارای فرایندهای اداری با استفاده از نرم افزارهای اداری نظیر اتوماسیون اداری هستند، می توانند با استفاده از فناوری RPA بخش قابل توجهی از کارهای تکراری اداری خود را بصورت خودکار در اتوماسیون اداری پیاده سازی کرده و فرایندهای تکراری اداری را از چرخه کاری نیروی انسانی خود خارج کنند. با آزاد کردن وقت نیروی انسانی، این امکان برای کسب و کار ایجاد می شود که ضمن جلوگیری از فرسودگی شغلی، برنامه ریزی ارزشمندتری برای وقت آزاد شده منابع انسانی خود انجام دهند.

اتوماسیون فرایند رباتیک (RPA) در کدام بخش از سازمان کاربرد دارد؟

هر بخش یا واحدی از سازمان که کارهای اداری تکراری فرایندی داشته باشد می تواند از فناوری RPA استفاده کرده و از مزایای آن بهره مند شود. امور اداری و واحد مالی جزو بخش هایی از سازمان هستند که بیشترین فرایندهای تکراری قابل تبدیل را در سازمان ها دارند و با استفاده از RPA می توانند وقت قابل توجهی از نیروهای انسانی خود را آزاد کرده و تمرکزشان را روی کارهای ارزشمندتر قرار دهند. فرایندهایی نظیر تشخیص نامه های ورودی به سازمان یا فاکتورهای ارسالی تامین کنندگان و طبقه بندی آنها جزو ساده ترین و حجیم ترین فرایندهای تکراری قابل تبدیل به اتوماسیون فرایند رباتیک هستند.

چه کسانی از RPA در سازمان استفاده می کنند؟

کارشناسان واحدهایی نظیر امور مالی و حسابداری، امور اداری و تدارکات، منابع انسانی، پشتیبانی مشتریان و خدمات پس از فروش جزو افرادی هستند که بیشترین فرایندهای تکراری قابل تبدیل به فرایندهای اتوماسیونی را دارند. این واحدها معمولا در کلیه سازمان ها و کسب و کارها بدون نظر گرفتن اندازه و نوع صنعت آن کسب و کار، فرایندهای تکراری مشابه یکدیگر دارند و می توانند از پیاده سازی RPA بیشترین استفاده و منافع را داشته باشند.

RPA برای حسابداران، کارشناسان و مدیران مالی

تسک های پرتکرار متعددی نظیر صدور فاکتور و صورتحساب برای مشتری جزو پرتکرارترین کارها و فرایندهای تبدیل پذیر در امور مالی هر کسب و کار است که کارشناسان حسابداری و مالی هر شرکت و سازمان روزانه وقت قابل توجهی از زمان مفید کاری خود را صرف آن می کنند. با توجه به اینکه این روزها حتی کوچکترین کسب و کارها و حتی مشاغل تک نفره هم از نرم افزار برای انجام امور حسابداری خود استفاده می کنند، پیاده سازی RPA به سادگی امکان پذیر است.

RPA برای کارشناسان و مدیران امور اداری سازمان ها

بررسی درخواست های اداری پرسنل با وجود تنوع بالای درخواست ها از واحدهای مختلف، در کنار تنوع نوع کار واحدها و نیاز به تطابق هر درخواست با نوع فعالیت واحد مربوطه و ظرفیت ها و مجوزهای آن نیز جزو پرتکرارترین فعالیت های کارشناسان اداری کسب و کار ها است. تقاضاهایی نظیر انواع درخواست خرید تا درخواست تامین کالا و خدمات یا درخواست مرخصی و نامه های ورودی از درون و بیرون سازمان، جزو درخواست های ساده و پرتکراری است که به سادگی با پیاده سازی فناوری RPA در سازمان همراه با فناوری هایی نظیر تکنولوژی OCR و AI می تواند تا ۶۰ درصد وقت پرسنل این واحد را آزاد کند.

RPA برای کارشناسان و مدیران منابع انسانی سازمان

جذب و استخدام در کسب و کارها و سازمان ها یکی از آن موضوعاتی است که فرایندهای متعددی از انتشار آگهی و بررسی رزومه ها تا مصاحبه و فرایندهای بعد از آن را شامل می شود و هر مرحله از این فرایند دارای چند بخش مختلف است که بسیاری از آنها در حال حاضر در سازمان ها توسط کارشناسان منابع انسانی انجام می شود.

حتی سازمان هایی که از نرم افزارهای تخصصی منابع انسانی نظیر ATS برای فرایند جذب و استخدام استفاده می کنند، همچنان مجبور هستند درخواست های متقاضیانی که از طریق ایمیل سازمانی یا فرم های درخواست استخدام وب سایت سازمان یا انواع مسنجرهای سازمان دریافت می کنند را بصورت دستی به نرم افزارهای خود منتقل کنند.

بخش زیادی از این فرایندها قابلیت تحول دیجیتال داشته و می توانند با پیاده سازی اتوماسیون فرایند رباتیک (RPA) وقت قابل توجهی از کارشناسان را آزاد کرده و تمرکز آنها را روی کارهای ارزشمندتر و مفید تر گذاشته و برای وقت آنها برنامه ریزی بهتری انجام داد. با کمک این نوع برنامه ریزی ناشی از وقت آزاد شده از بکارگیری RPA می توان بهره وری واحد را به میزان قابل توجهی افزایش داد.

RPA برای کارشناسان و مدیران واحد پشتیبانی و خدمات پس از فروش

درخواست های خدمات پس از فروش و پشتیبانی در سازمان های مختلف و کسب و کارها از تنوع بالایی برخوردار است، اما این درخواست ها در نهایت در چارچوب مسائل مربوط به خدمات و محصولات در یک بازه زمانی یک تا دو ساله قابل طبقه بندی هستند. بسیاری از سازمان ها این روزها از نرم افزارهای متعددی نظیر پرتال مشتریان یا سیستم تیکتینگ برای دریافت درخواست های مشتریان استفاده می کنند، اما همچنان بررسی آنها تک به تک توسط نیروی انسانی انجام می شود.

پیاده سازی RPA روی بسترهای نرم افزاری موجود و برقراری ارتباط آنها با نرم افزارهایی نظیر CRM یا اتوماسیون اداری با استفاده از کمک فناوری هایی نظیر OCR و AI به سادگی می تواند بخشی از بررسی های انسانی درخواست ها را خودکار کرده و تا مرحله پاسخ به درخواست نیز پیش رود.

اتوماسیون فرایند رباتیک (RPA) چگونه کار می کند؟

نرم افزار RPA (Robotic Process Automation) همانند سایر نرم افزارها روی یک سیستم کامپیوتری نظیر دسکتاپ، لپ تاپ یا سرور در کنار سایر نرم افزارها نصب می شود. این فناوری ربات های نرم افزاری متعددی را پیاده سازی و اجرا می کند تا با سایر نرم افزارهای موجود در سازمان همانند یک انسان تعامل کرده و یک فرایند را انجام دهد.

در واقع یک کاربر، اعمالی که با نرم افزارهای مختلف از ابتدا تا انتهای یک فرایند انجام می دهد را ضبط کرده تا یک فرایند کامل را برای پیاده سازی RPA تعریف کند. این پروسه ضبط مراحل و اعمال یک فرایند با روش های متعدد و متنوعی انجام می شود و ممکن است از طریق یک سیستم BPM یا سیستم های مشابه طراحی فرایند نیز انجام شود. اما مهم نتیجه آن است و تنوع این روش ها در نتیجه تاثیری چندانی ندارد.

سیستم RPA در نهایت با زیر نظر گرفتن فعالیت های انسانی انجام شده یا فعالیت های تعریف شده، با استفاده از ربات های نرم افزاری، کل فرایند را شبیه سازی کرده و همانند یک انسان با تعامل با نرم افزارهای مختلف از صفر تا صد آن فرایند را مرحله به مرحله انجام می دهد.

با توجه به اینکه فناوری RPA می تواند از محیط کاربری و داشبورد گرافیکی نرم افزارها همانند انسان استفاده کند، نیازی به برنامه نویسان و توسعه دهندگان حرفه ای برای پیاده سازی انواع API جهت ارتباط به نرم افزارها نیست و محدودیتی برای تبدیل فرایندهای دستی به سیستمی برای آن وجود ندارد و می توان در جریان پیاده سازی اتوماسیون اداری در کلیه اجزای سازمان، هر فرایند پرتکراری را تبدیل به فرایند رباتیک و خودکار کرد.

با این توصیف، فناوری RPA دقیقا مانند یک انسان، مراحل یک فرایند را با مراجعه به تک تک نرم افزارهای لازم اجرا کرده و پس از هر مرحله، نرم افزار یا ابزار مورد نیاز را برای انجام تسک آن مرحله بکار می گیرد. این شبیه سازی انجام فرایندها، وضعیت انجام کار را دقیقا مشابه با یک انسان با تجربه بازسازی کرده و کمک می کند کارها به درستی انجام شوند و در هر مرحله از بهبود تحول دیجیتال در سازمان به سادگی امکان اصلاح و بازسازی داشته باشند.

مزایای استفاده از RPA برای سازمان ها

هر کسی که تا به حال وظیفه ای نظیر انتقال محتوا از یک فایل اکسل به فایل اکسل یا نرم افزار دیگری را بر عهده داشته تایید می کند که کارهای تکراری و خسته کننده در واقع بهترین روش استفاده از توانایی های یک انسان در محیط اداری نیست. نه تنها برای شخصی که کار را انجام می دهد خسته کننده و ملال آور است، بلکه ممکن است نتیجه کار به احتمال زیاد دارای خطا و اشتباه باشد. همچنین احتمالاً بسیار بیشتر از زمانی که آن کار توسط یک ربات نرم افزاری انجام شود طول خواهد کشید.

دو مورد از بزرگترین مزایای استفاده از RPA در کسب و کارها عبارتند از: افزایش بهره وری و دقت. بعد از بکارگیری فناوری RPA، کارشناسان برای انجام وظایف با ارزش تر آزاد می شوند که ماهیت کاری را که انجام می دهند ارتقا می بخشد. وقتی روبات ها یک بار برنامه ریزی می شوند، هر بار از قوانین و دستورات برنامه ریزی شده پیروی می کنند. آنها هرگز خسته، فرسوده یا بیمار نمی شوند و هرگز به این دلایل اشتباه نمی کنند. نتایج آنها مطمئن و قابل اعتماد است.

ربات ها همچنین امکان توسعه یا کوچک سازی سریع کسب و کار را برای سازمان‌ها ساده می‌کنند، بنابراین جریان های کاری فصلی یا موضوعی، انتقال فناوری از یک حالت به حالت دیگر نظیر درون سازمانی به تحت وب یا ابری، و هر موضوعی که منجر به تغییر ماهیت یا اندازه سازمان شود، تاثیری در عملکرد آنها ندارد و به راحتی قابلیت تطبیق پذیری دارند.

از دیگر مزایای استفاده از RPA در سازمان ها و شرکت ها می توان به موارد زیر اشاره کرد:

• صرفه جویی در زمان و هزینه ها: با توجه به اینکه استفاده از RPA در کسب و کارها، از انجام کارهای تکراری و روتین جلوگیری می کند، پس هزینه های عملیاتی کاهش یافته و برعکس بهبود کارایی کارمندان، افزایش می یابد.
• انعطاف پذیری: RPA ، با توجه به نوسانات موجود در حجم کار، می تواند کسب و کارها را قادر سازد تا به سرعت و به راحتی با شرایط متغیر بازار وفق پیدا کنند.
• افزایش رضایت کارمندان: انجام کارهای تکراری و پیش پا افتاده توسط کارکنان می تواند باعث کسالت آن ها در محیط کار شود. لذا استفاده از RPA در شرکت ها و سازمان ها، انجام کارهای متنوع و گاه پیچیده تری را به آن ها محول می کند و این مورد سبب افزایش رضایت کارمندان می شود.
• افزایش رضایت مشتری: برآوردن بعضی از نیازهای ساده مشتریان، مثل به روز رسانی وضعیت یا انجام یک تراکنش توسط RPA در زمان انتظار مشتری و کارمندان بخش پشتیبانی، صرفه جویی کرده و اینچنین باعث افزایش رضایت آن ها می شود.

فناوری اتوماسیون فرایند رباتیک (RPA) محاسبان

شرکت حساب رایان پارس به عنوان یک شرکت دانش بنیان و با سابقه درخشان، قریب به دو دهه در تولید و ارائه نرم افزارهای یکپارچه حسابداری، مالی و اداری محاسبان با رویکرد ERP فعالیت دارد. ما در شرکت حساب رایان پارس همواره سعی داریم تا با ارائه بهترین نرم افزارها و فناوری ها، گامی موثر در بهبود عملکرد شرکت ها و سازمان برداریم. RPA محاسبان تکنولوژی به روز شرکت حساب رایان است که به کسب و کارها را در راه چابک سازی سازمانی کمک بسیاری می کند.