تحول سازمانی فرایند ایجاد تغییرات زیرساختی در یک شرکت برای دستیابی به اهداف بزرگ‌تر است. بسته به نیازهای سازمان، استراتژی تحول ممکن است مشابه بازسازی یک شرکت، پیاده‌سازی یک استراتژی تجاری جدید، رفع مشکلات فرهنگ سازمانی یا نقطه شروع تحولی دیجیتال برای بهینه‌سازی بهره‌وری شرکت و رسیدن به سودآوری بیشتر باشد.
از آنجایی که تحول سازمانی می‌تواند در حفظ مزایای رقابتی یا ایجاد مزایای رقابتی جدید در بازار امروزی به کسب‌وکارها کمک کند، این موضوع از اهمیت ویژه‌ای برای هر کسب‌وکاری برخوردار است. بنابراین، در این مقاله از مجله حساب رایان پارس اصطلاح مهم تحول سازمانی را بررسی خواهیم کرد. در صورتی که شما نیز قصد دارید تغییراتی بنیادی در کسب‌وکار خود ایجاد کنید یا می‌خواهید آشنایی کافی را با این مفهوم مهم جهان کسب‌وکار به دست آورید، تا پایان این مقاله همراه ما باشید.
تحول سازمانی چیست؟
اگر می‌خواهید تعریفی دقیق و کوتاه از مفهوم تحول سازمانی در زمینه کسب‌وکار داشته باشید، این تعریف می‌تواند یاری‌رسان باشد: «یک روش استراتژیک برای رساندن سازمان از وضعیت کنونی به وضعیت مطلوبی که می‌خواهد در آینده داشته باشد.» در بسیاری از موارد، این تغییر و تحولات برای حل یک مشکل یا تغییری بنیادی در سازمان مورد نیاز است. ایجاد تحول در سازمان باید با اهداف کلی کسب‌وکار هماهنگ باشد و می‌تواند برای دستیابی به اهداف گوناگونی مورد استفاده قرار گیرد.
در واقع، تحول سازمانی عبارت است از استفاده از یک استراتژی تجاری برای مدیریت تغییر که اغلب با تکیه بر معیارهای تعریف‌شده اندازه‌گیری می‌شوند تا یک نقشه راه برای استراتژی تبدیل سازمان ایجاد گردد. در واقع، تکنولوژی به سرعت تغییر می‌کند و شرایط تجاری متغیر موجب شده است تا سازمان‌ها در عملکردها و روش‌ها و استراتژی‌های مورد استفاده خود بازنگری کنند.
به عنوان مثال، تحول دیجیتال شامل تجهیز کسب‌وکار به سخت‌افزارها و نرم افزارهای پیشرو روز دنیا می‌شود. پیاده‌سازی و استفاده از فناوری متناسب امروزی می‌تواند زمان انجام امور را کاهش دهد و هزینه‌ها را برای کسب‌وکار به حدأقل برساند. از این طریق نیز آن کسب‌وکار می‌تواند مزایای رقابتی قابل توجه بیشتری به دست آورد. در مجموع، در تعریف ایجاد تحول در سازمان باید موارد زیر در نظر گرفته شوند:
- ایجاد تغيير بنيادی در فرهنگ سازمان
- متحول‌سازی اثربخشی سازمانی به موجب تغيير فرايندهای سازمانی
- تلاشی بلندمدت با پشتیبانی مديريت عالی
- تغییر فرهنگ سازمانی در راستای نهادینه‌سازی فرایندهای گروهی
متحول‌سازی سازمان به چابکی و قابلیت واکنش سریع نسبت به روندها، فناوری و روال‌های کاری نیاز دارد. بنابراین، فرهنگ سازمانی باید بتواند خود را تطبیق دهد تا کلیت کسب‌وکار قابلیت انتقال از نقطه الف به نقطه ب را داشته باشد و ارزش‌های اصلی‌ای که کسب‌وکار را منحصر به فرد می‌سازند، در آن گنجانده شود.
تفاوت تحول سازمانی با تغییر سازمانی
گاهی اوقات تحول سازمانی با تغییر سازمانی به اشتباه مترادف دانسته می‌شود. باید بگوییم که این دو اصطلاح تفاوت‌هایی اساسی با یکدیگر دارند، هرچند که در ظاهر شبیه هم هستند. تغییر سازمانی به اعمال چند تغییر محدود، تعریف‌شده و قابل اندازه‌گیری در یک فرایند، فعالیت یا روند سازمانی گفته می‌شود که به منظور خاصی انجام می‌پذیرد. اما تحول سازمانی مفهوم فراگیری است که با هدف ایجاد تحول در کلیت سازمان اجرا می‌شود.
در فرایند ایجاد تحول در سازمان، شیوه عملکرد سازمان بازتعریف می‌شود و هرگونه تغییر لازم برای اثرگذاری آن بر واحدها و بخش‌های گوناگون سازمان اجرا می‌گردد. برای مثال، فرض کنید که کسب‌وکاری می‌خواهد از نرم افزار CRM جدیدی استفاده کند. در این حالت، این نرم افزار صرفاً یک تغییر ایجاد خواهد کرد که شاید نظم بیشتری به امور مشتریان بدهد.
اگر همین کسب‌وکار بخواهد تغییرات گسترده‌ای برای تبدیل شدن به یک کسب‌وکار مشتری‌محور انجام دهد، لازم است واحد خدمات مشتریان را به شیوه‌های گوناگون تقویت کند. برای مثال، تعداد پرسنل را افزایش دهد، این واحد را به سایر نرم افزارهای مورد نیاز مجهز سازد یا، از آنجایی که این امر به طرق مختلف به سایر واحدها و کلیت مجموعه ارتباط پیدا می‌کند، کلیت کسب‌وکار را به یک سیستم جامع و یکپارچه ERP مجهز سازد.
وقتی که سخن از کسب‌وکار به میان می‌آید، ایجاد تحول در محصولات، فرایندها، خدمات و روش‌های فرهنگی از وضعیت فعلی به وضعیت مدنظر تحول به حساب می‌آید. هرچند که تغییر و تحول با یکدیگر مرتبط هستند، اما اغلب اندازه و تأثیر تغییر محدودتر و کوچک‌تر است.
بنابراین، می‌توانیم اصطلاحات تغییر سازمانی و تحول سازمانی را به اختصار به این صورت از هم متمایز سازیم: اولی محدود و موردی است، در حالی که دومی عمیق و فراگیر است و هدف از آن ایجاد یک مدل جدید به منظور دستیابی به اهداف آینده کسب‌وکار است. بر اساس این تعریف، تغییر سازمانی می‌تواند بخشی از تحول سازمانی باشد، اما برعکس آن را نمی‌توان متصور شد.
هدف از تحول سازمانی چیست؟
گاهی اوقات چالش‌های تحول سازمانی به اندازه‌ای دشوار است که مواجهه با آن را به تصمیمی بسیار دشوار تبدیل می‌کند، اما این مواجهه در برخی برهه‌های زمانی غیرقابل اجتناب خواهد بود. اگر تغییرات شرایط بازار به اندازه‌ای مهم باشند که نیاز به تغییر استراتژی احساس شود، باید تحولات متناسب را در سازمان خود ایجاد کنید تا از تغییرات عقب نمانید.
برای ارائه محصول و خدمات باید تعیین کنید که ساختار واحدهای سازمان چگونه باشد، تصمیمات واحدها چگونه گرفته شوند، اطلاعات چگونه به اشتراک گذاشته شوند و ایده‌ها چگونه مطرح گردند. در مجموع، کسب‌وکارها دو هدف اصلی را از تحول سازمانی تعقیب می‌کنند:
- ایجاد هماهنگی در بین سازمان و نیازهای بازار و محیط
- تغییر رفتار پرسنل در راستای سازگاری با شرایط جدید
پس، در واقع، سؤال اصلی این نیست که آیا تحول مورد نیاز است یا نه، بلکه آن است که: «چگونه می‌توان یک تحول سازمانی موفق را مدیریت کرد؟» لازم است به این نکته هم اشاره کنیم که برخی از مدل‌های محبوب اجرای تحول سازمانی برای دنیایی طراحی شده بودند که دیگر وجود ندارد – جهانی که در آن تغییر کمتر، قابل پیش‌بینی‌تر و قابل کنترل‌تر بود.
علاوه بر این، مدل‌های قدیمی فرض می‌کردند که تنها یک روش درست برای ایجاد تحول وجود دارد، در حالی که حقیقت این است که شرکت‌ها باید یک مدل سفارشی‌شده را برای تحول سازمانی مورد نظر خود تعیین و تعریف کنند. تعدادی از شرکت‌ها نه تنها به مدل‌های مختلفی برای عناصر مختلف تغییر نیاز دارند، بلکه نیازمند روشی برای یکپارچه‌سازی این تغییرات هستند، به صورتی که بر فرهنگ سازمانی مدنظر آنها غلبه نکند.
انواع تحول سازمانی کدامند؟
ایجاد تحول در سازمان در همه سطوح انجام می‌شود و مدیریت ارشد به فرهنگ سازمان خود برای تحولات هدفمند توجه ویژه دارد. پس این تغییر و تحولات می‌تواند ابعاد مختلفی داشته باشد، برای مثال:
ایجاد تحول در فرایندها و گردش‌های کاری سازمان
یکی از حوزه‌های متحول‌سازی سازمان، ایجاد بهبود در فرایندهای سازمانی موجود است. آشکار است که فرایندهای بهتر موجب افزایش کارایی، بهره‌وری و عملکرد کلی یک کسب‌وکار می‌شوند. باید به این نکته اشاره کنیم که این نوع تحول سازمانی با هدف تبدیل فرایندها به روال‌های چابک، قابل تطبیق و مؤثر انجام می‌شوند.
ایجاد تحول در فرهنگ سازمانی
فرهنگ و ارزش‌های سازمانی نه تنها دارای ارزش ویژه‌ای برای هر کسب‌وکاری هستند، بلکه یکی از روش‌های مهم ایجاد تحول در سازمان نیز به حساب می‌آیند. اجرای این نوع تحول از روش‌های مختلفی از قبیل دریافت بازخورد کارکنان، ارائه مزایای کاری، دریافت بازخورد مشتریان، ایجاد ساختار سازمانی متناسب و غیره امکان‌پذیر است.
ایجاد تحول در تکنولوژی سازمانی
تجهیز سازمان‌ها به تکنولوژی‌های نوین، که سراسر مجموعه را یکپارچه می‌سازند، علاوه بر تقویت روحیه نوآوری و افزایش مهارت‌های فنی پرسنل، روشی دیگر برای اجرای تحول سازمانی است. این نوع تحول نقش قابل توجهی در تقویت هر کسب‌وکاری خواهد داشت.
فواید و مزایای تحول سازمانی
هر شرکتی از چرخه‌های رشد و تغییر مختلفی عبور می‌کند و این چرخه‌ها فرصت خوبی را برای تجزیه و تحلیل عملکرد سازمان و تهیه یک برنامه استراتژیک برای آینده آن در اختیار مدیریت قرار می‌دهند. در واقع، تحول سازمانی به چند دلیل برای هر کسب‌وکاری بسیار حیاتی است، چون به صورت مستقیم بر نتایج تجاری تأثیر می‌گذارد و ارتباط تنگاتنگی با موفقیت سازمان دارد. در مجموع، ایجاد تحول در سازمان چند حوزه کلیدی را تحت تأثیر قرار می‌دهد که مهم‌ترین آنها عبارتند از:
بهبود عملکرد سازمان
خوب است که همواره عملکرد کسب‌وکار خود را زیر نظر داشته باشید. برای مثال، این سؤال را مطرح کنید که عملکرد شرکت شما با سلسله مراتب و فرایندهای قدیمی تا چه اندازه کارآمد است؟ این حوزه اغلب به تغییر و تحولات بیشتری نیاز دارد تا شرکت‌ها بتوانند از نهایت ظرفیت خود استفاده کنند. پژوهش‌های انجام‌شده نشان می‌دهند که «53 درصد از مدیران معتقدند که بهبود کار تیمی بهبود عملکرد قابل توجهی را به همراه داشته است.»
همسویی فرهنگ سازمانی
آیا فرهنگ سازمانی شرکت شما بازتابی دقیق از همان چیزی است که باید در ارتباط با تجربه کارکنان، مشتریان، فروشندگان و جامعه داشته باشد؟ اگر پاسخ خیر است، می‌توانید چه کاری برای تغییر فرهنگ سازمانی و همسو کردن آن با ارزش‌های اصلی شرکت انجام دهید؟
تأثیرگذاری بر بازار
اگر می‌خواهید همواره در حال رشد باشید، باید این نکته را مدنظر قرار دهید: سازمانی که بخواهد حتی در دوران رکود عمومی هم پیشرفت کند، لازم است بر تأثیر خدمات و محصولات خود بر بازار تمرکز نماید. برای این منظور، به عنوان مثال، می‌توانید استانداردهای بالایی در زمینه‌های گوناگون در نظر بگیرید و از مسئولیت اجتماعی و توسعه کارکنان خود برای خلق آینده‌ای بهتر استفاده کنید.
ایجاد مزیت رقابتی
هر مجموعه‌ای می‌تواند به تحول سازمانی به عنوان یک عامل کلیدی در مزیت رقابتی خود نگاه کند. شرکت‌هایی که برند قوی، مدیریت کارکنان مؤثر و روش‌های اخلاقی برای انجام کارها دارند، در صنعت خود برجسته خواهند بود. ارزیابی‌های منظم می‌تواند بینشی صحیح نسبت به آینده به دست دهد و زمان تحولات را پیشبینی کند.
تقویت مدیریت تغییر سازمانی
تغییر در سازمان شما چگونه مدیریت می‌شود؟ واحد منابع انسانی موقعیتی منحصر به فرد برای راهنمایی سایر کارمندان در جریان تغییرات سازمانی دارد، چون این واحد با زمینه مربوطه همراه است. منابع انسانی می‌تواند از موقعیت خود برای کمک به پرسنل در راستای کاهش مقاومت در برابر تغییر استفاده نماید.
عناصر اصلی تحول سازمانی کدامند؟
وقتی که سخن از تحول سازمانی به میان می‌آید، سه عنصر نقش کلیدی را ایفا می‌کنند. در واقع، بدون بهره‌مندی از سه عنصر زیر نمی‌توان فرایند ایجاد تحول در سازمان را به صورت شایسته اجرا کرد، پس پیش از شروع فرایند تغییر از این موارد اطمینان حاصل کنید:
اجرای فرایند با دیدی واضح و فراگیر
برای اجرای موفق فرایند تغییر سازمانی لازم است کارمندان اهداف نهایی را به طور کامل درک کنند و با آن موافق باشند. تیم مدیریت باید هدف از ایجاد تحول در سازمان را به طور واضح تشریح کند، موافقت احساسی لازم را برای شروع اقدامات ایجاد نماید و دستورالعمل‌های اجرایی واضحی را تهیه و تنظیم کند.
بهره‌مندی از برنامه‌ای جامع برای مدیریت تغییر
برنامه مدیریت تغییر یک نقشه‌راه راهبردی است که مدیریت کسب‌وکار به کمک آن کارمندان را برای گذر از جریان تغییر آماده می‌کند. پیروی از یک مدل مدیریت تغییر خاص نه تنها مدیریت را نسبت به اجرایی شدن تغییرات توسط پرسنل مطمئن می‌سازد، بلکه نقشی کلیدی در بیشینه‌سازی مزایای حاصل از تغییرات نیز دارد.
مدیریت نیرومند فرایند تحول
بهتر است یک تیم مدیریت تغییر، متشکل از جمعی از لیدرهای تغییر در سراسر سازمان ایجاد کنید. این گروه باید رفتارهای سازمانی ایده‌آل را با رفتار خود نمایش دهند و ارزش‌های مشترک را ترویج کنند، در غیر این صورت، پرسنل احساس خواهند کرد که مدیریت خود به ایجاد تحول در شرکت یا ارزش‌های اعلام‌شده باور ندارد. این گروه از لیدرها ویژگی‌های یک فرهنگ سالم را نشان می‌دهند، پس می‌توانند الهام‌بخش اعضای تیم باشند تا در جهت مدنظر گام بردارند.
مراحل فرایند تحول سازمانی
توجه داشته باشید که نیروی انسانی باید بیشترین فشار را در فرایند تحول سازمانی تحمل کند. بنابراین، اگر امور به درستی مدیریت نشوند، آسیب‌های عاطفی فراوانی به پرسنل وارد خواهد آمد. علاوه بر این، کارمندان اعتماد به مدیریت را از دست می‌دهند و به تدریج به تلاش‌ها برای تغییر شک خواهند کرد. بر اساس تحقیقات صورت‌گرفته، هفت راه برای اجرای موفقیت‌آمیز تحولات وجود دارند که در این بخش آنها را بررسی خواهیم کرد:
درک وضعیت نامتناسب کنونی
گام اول هر تغییر و تحولی این است که به وضعیت نامتناسب کنونی پی برده شده باشد. در این مرحله لازم است گفتگوهای سازنده‌ای برای درک فاصله‌ای که با وضعیت هدف خود دارید، انجام دهید. درک عدم پایداری وضعیت فعلی می‌تواند به شما کمک کند تا بتوانید خود، شرکت و بخشی از دنیایی را که در آن فعالیت می‌کنید به شکل متفاوتی ببینید.
فاصله گرفتن از وضعیت فعلی
مرحله بعد این است که به طور آگاهانه از وضعیت فعلی فاصله بگیرید. این مرحله نیازمند این است که کاملاً حرفه‌ای عمل کرده و با دیدی باز به مسائل نگاه کنید. در این صورت، احساس اضطراب، ترس و هیجان را به پس‌زمینه می‌رانید و اراده خود را برای تغییر تقویت می‌کنید. این به معنای درک سیستم موجود، چگونگی تغییر آن و شناسایی فرصت‌ها و ریسک‌ها است.
بهره‌مندی از دیدگاهی هدفمند
در فرایند تحول سازمانی لازم است دیدی هدفمند داشته باشید و مطابق آن عمل نمایید. به این صورت، بینش بهتری پیدا می‌کنید و مواردی را که باید مشمول تغییر شوند، به خوبی شناسایی می‌کنید. افزون بر این، در این حالت، می‌توانید برای ارزش‌آفرینی در سطح عملکرد، محصول و خدمات یا حتی سطح مدل کسب‌وکار برنامه‌ریزی کنید.
مدیریت احساسات پرسنل
وقتی که تحول را در سازمان ایجاد می‌کنید، لازم است سفر احساسی تحول را نیز مدیریت کنید. باید به این نکته توجه داشت که تحول برای کارمندان می‌تواند همراه با هیجان و احساس عدم امنیت باشد؛ برای مثال، ممکن است چنین سؤالی از خود بپرسند که مهارت‌هایشان چگونه با شرایط جدید مرتبط خواهد بود. پس لازم است فضای سازمان را به فضایی امن تبدیل کنید تا پرسنل بتوانند احساسات خود را آشکارا بیان کنند.
تصمیم‌گیری هوشمندانه و درک خطی نبودن پیشرفت
وقتی مدیران یک فرایند تبدیل را شروع می‌کنند، لازم است درکی منطقی از بازه زمانی مورد نیاز برای اجرای فعالیت‌های کلیدی داشته باشند. شما باید هوشمندانه و با دیدی جامع نسبت به انجام یکپارچه تغییرات عمل کنید. توجه داشته باشید که تمرکز اصلی شما بر پیشرفت است، اما از روشی غیرخطی برای رسیدن به آن پیروی می‌کنید.
همسوسازی شاخص‌های کلیدی عملکرد، تأمین مالی، منابع و افراد
اینجاست که مزایای تمرکز بر تحول سازمانی باید به ثمر بنشیند. اگر می‌خواهید فرایند ایجاد تحول در سازمان موفقیت‌آمیز باشد، لازم است تغییرات اساسی را در شاخص‌های کلیدی عملکرد و مدیریت عملکرد، تأمین مالی و منابع مشاهده نمایید.
تبدیل تحول پدیدآمده به هنجار معمول جدید
در این مرحله، وضعیت جدید را به هنجار معمول سازمان خود تبدیل کنید. توجه داشته باشید که اشتراک‌گذاری دانش و منابع امکان توسعه در جهت مورد نظر را به کارمندان می‌دهد. آنها درک خواهند کرد که در این وضعیت جدید می‌توانند کمک بیشتری به سازمان کنند و در جهت پیشرفت و تغییر و تحول مداوم حرکت خواهند کرد.
تحول سازمانی با راهکارهای محاسبان
حساب رایان پارس یک شرکت دانش‌بنیان است که بیش از دو دهه به تحول سازمانی کسب‌وکارهای مختلف یاری رسانده است. راهکارهای نرم افزاری محاسبان نه تنها تحولی بنیادی در انجام امور نرم افزاری شرکت‌ها و سازمان‌ها ایجاد می‌کنند، بلکه با مدرن‌سازی روال‌های کاری در تحول فرهنگی سازمان‌ها نیز نقشی اساسی ایفا می‌کنند.
محصولات محاسبان در دو دهه اخیر کسب‌وکارهای مختلفی را در مسیر پیشرفت و تحول مداوم قرار داده‌اند. در واقع، جهان کسب‌وکار امروزی ایران به سوی تغییراتی بنیادی گام نهاده است و عدم سازگاری با آنها به تدریج توانایی رقابت را از هر کسب‌وکاری خواهد گرفت. بنابراین، پیشنهاد می‌دهیم برای دریافت مشاوره رایگان و استفاده از راهکارهای محاسبان از لینک زیر برای تماس با کارشناسان حساب رایان پارس بهره ببرید.
کلام آخر
تحول سازمانی به فرایند ایجاد تغییرات بنیادی در یک کسب‌وکار گفته می‌شود که به منظور رسیدن به وضعیتی متناسب صورت می‌پذیرد. استراتژی تحولی که هر سازمانی از آن پیروی می‌کند، به نیازهای خاص آن سازمان وابسته است. با وجود این، مدرن‌سازی و مکانیزه‌سازی روال‌های کاری هر سازمانی می‌تواند بر روی ایجاد تحول در سایر حوزه‌های سازمان نیز تأثیرگذار باشد. ایجاد تحول در سازمان، در کنار حفظ مزایای رقابتی کنونی شرکت‌ها، مزایای جدید قابل توجهی نیز برای آنها ایجاد خواهد کرد.
در این مقاله از مجله حساب رایان پارس به موضوع تحول سازمانی پرداخته شد که لازم است هر سازمانی آن را مدنظر قرار دهد. نظر و تجربه شما در این باره چیست؟ در صورتی که تجربه اجرای چنین پروژه‌ای را در سازمان خود دارید، پیشنهاد می‌دهیم دانش و تجربه خود را با ما و سایر مخاطبان حساب رایان پارس در میان بگذارید.
