اولین سوابق کشف‌شده درباره حسابداری، به حدود ۷۰۰۰ هزار سال پیش برمی‌گردد. اطلاع از مخارج، درآمدها و همچنین افزایش سودآوری دلیل اصلی ایجاد سیستم‌های حسابداری اولیه بودند. نرم افزار حسابداری را می‌توان فرآیند استخراج، ثبت، نگهداری و انتشار گزارش‌های مالی تعریف کرد. اهمیت نرم افزار حسابداری برای کسبوکارها در سازماندهی و گزارش‌دهی اطلاعات مالی نمایان می‌شود. تصمیم‌گیران سازمان‌ها با تجزیه و تحلیل این گزارشات روند سازمان‌ها را تعیین می‌کنند.
شرکت‌ها و سازمان‌ها در پروژه نرم افزار حسابداری خود به دنبال ردیابی جریان پول ورودی و خروجی کسب‌وکار هستند تا بتوانند دارایی‌ها، بدهی‌ها، هزینه‌ها و درآمدها را مدیریت کنند. ما در این مقاله سعی داریم تا اهمیت نرم افزار حسابداری را به صورت کامل و جامع بیان کنیم.
اجزای یک نرم افزار حسابداری
پنج جزء اصلی و دارای اهمیت نرم افزار حسابداری که هر بخش شامل وظایف متفاوتی است و مراحل مختلفی را انجام می‌دهد، به شرح زیر است:
- منبع اسناد و اطلاعات
- سیستم ورودی
- پردازشگرهای اطلاعات
- ذخیره‌سازی اطلاعات
- سیستم خروجی
ویژگی‌های نرم افزار حسابداری
یک نرم افزار حسابداری کارآمد باید دارای ویژگی‌های زیر باشد:
- درلحظه باشد: زمان منبعی است که هرگز نباید تلف شود، زیرا هرگز نمی‌توان آن را بازیابی کرد. می‌توان گفت اهمیت نرم افزار حسابداری ارائه اطلاعات و گزارشات به روز و سریع است.
- مقرون به صرفه باشد: هنگام اجرای یک نرم افزار حسابداری، هزینه عملیاتی آن نباید بیشتر از مزایایی باشد که ارائه می‌دهد. بنابراین، ضروری است که نرم افزار حسابداری با نیازهای خاص شرکت تنظیم شود.
- حاوی اطلاعات مفید باشد: مدیریت، هیئت مدیره و سایر استفاده‌کنندگان صورت‌های مالی، اطلاعات کافی و لازم را برای تصمیم‌گیری آگاهانه به دست آورند.
- قابل اطمینان باشد: یک نرم افزار حسابداری قابل اعتماد اطلاعاتی را تولید می‌کند که عاری از سوگیری باشد، همچنین باید خروجی‌ها را به صورت صادقانه و دقیق نمایش دهد.
اهمیت نرم افزار حسابداری یکپارچه
نرم افزار حسابداری یکپارچه، بخش‌های کلی حسابداری را با هم ترکیب و یکدست می‌کند. در واقع نرم افزار حسابداری یکپارچه، جایگزینی چندین سیستم یا برنامه با یک نرم افزار کلی است. مهم‌ترین مزیت این یکپارچگی، افزایش دقت و سرعت می‌باشد. نرم افزار حسابداری یکپارچه تکرار را کاهش می‌دهد، کنترل بر دارایی‌ها و بدهی‌ها را تسهیل می‌کند.
اهداف نرم افزار حسابداری
گرفتن تصمیمات تجاری آگاهانه بدون اطلاعات مالی دقیق که به شما کمک کند تا بدانید کجا هستید، کجا بوده‌اید و به کجا می‌روید، دشوار است. همین موضوع است که اهمیت نرم افزار حسابداری را برای یک کسب‌وکار روشن می‌نماید. هدف یک سیستم اطلاعات حسابداری، ارائه اطلاعات به تصمیم‌گیرندگان به صورت قابل درک می‌باشد. با تحلیل این اطلاعات می‌توان در حوزه‌های زیر تصمیم‌گیری نمود:
- تعیین استراتژی و برنامه‌ریزی بلندمدت
- چگونگی تخصیص منابع
- برنامه‌ریزی و کنترل
انواع نرم افزار حسابداری
نرم افزار حسابداری شرکت‌ها و سازمان‌ها از نظر نوع پلتفرم به سه دسته کلی تقسیم می‌شوند، که عبارتند از نرم افزار حسابداری تحت ویندوز، تحت وب و ابری که هرکدام را به اختصار برای شما توضیح می‌دهیم.
نرم افزار حسابداری تحت ویندوز
نرم افزار حسابداری تحت ویندوز یک نرم افزار حسابداری لوکال و یا محلی است که بر بستر یک شبکه داخلی نصب می‌گردد. در این حالت، کاربران نرم افزار حسابداری می‌توانند هم به صورت آفلاین از طریق شبکه و با دستگاه‌های خود ثبت و پردازش اطلاعات را انجام دهند و هم به صورت برخط البته با داشتن یک آی پی اختصاصی.
مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری تحت ویندوز
- امکان استفاده و متمرکز همزمان کاربران از نرم افزار حسابداری
- بالا رفتن سرعت ثبت و پردازش اطلاعات مالی
- بالا رفتن بهروری کار و کاربران نرم افزار حسابداری
- حذف خطاهای احتمالی در ثبت و پردازش اطلاعات
- حذف دوباره کاری ثبت اطلاعات مالی
- امکان دسترسی هر کاربر به نرم افزار حسابداری با حق دسترسی تعریف‌شده از جانب مدیریت
نرم افزار حسابداری تحت وب
نرم افزار حسابداری تحت وب از جمله ابزارهایی است که برای کار کردن با آن نیاز است تا نرم افزار حسابداری را روی سیستم سرور شرکت داشته باشیم. برای استفاده از این نرم افزار کافیست به اینترنت متصل باشیم و تمامی کارهای مربوط به حسابداری و مالی را در آنها ذخیره و محاسبات لازم را انجام دهیم.
نرم افزار حسابداری تحت وب، علاوه بر مزیت‌هایی که نرم افزار حسابداری تحت ویندوز دارد، مزایای زیر را نیز داراست:
- یکپارچگی و به‌روزرسانی
- کاربران نامحدود
- دسترسی
- امنیت و پشتیبان‌گیری
نرم افزار حسابداری ابری
نرم افزار حسابداری ابری از ابزارهایی هست که برای کار کردن با آن نیاز به سیستم و نصب آن در محل کار نداریم. تنها باید به اینترنت متصل باشیم و تمامی حساب‌ها، درآمدها، هزینه‌ها و … را در آنها ثبت و محاسبات تجاری لازم را روی آنها پیاده‌سازی کنیم. به خاطر همین موضوع می‌توانیم مستقل از زمان و مکان به حساب‌های خود با یک دستگاه و مرورگر وب دسترسی داشته باشیم و کارهای خود را سریع و بی‌دردسر انجام دهیم.
مزایای نرم افزار حسابداری ابری:
- بی‌نیاز از نصب
- بی‌نیاز از قفل سخت افزاری
- بی‌نیاز از خرید تجهیزات گران‌قیمت
- امنیت بالا
- استفاده در هر زمان و هر مکان با هر دستگاهی
مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری
اهمیت نرم افزار حسابداری در تسهیل انجام فعالیت‌های حسابداری و برطرف نمودن بسیاری از ابهامات مالی کسبوکارها نمایان می‌شود. در روش‌های سنتی حسابداری که با استفاده از کاغذ و برنامه‌هایی مانند اکسل انجام می‌شد، عملیات مالی دشوار، زمان‌بر، پرهزینه و گاهاً با خطا مواجه بود. استفاده از یک نرم افزار حسابداری این مشکلات را برطرف می‌کند. از جمله مزایای نرم افزار حسابداری می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- کاهش خطا در ثبت، پردازش اطلاعات مالی
- ارائه یک راه‌حل مالی خوب برای هر کسب‌وکار
- ارائه گزارشات دقیق حسابداری و مالی
- کاهش و مدیریت هزینه‌های کسب‌وکار
- کاربری آسان برای حسابداران، مدیران مالی، مدیران کسب و کارها و ...
- پردازش سریع و دقیق اطلاعات
- امنیت بالا
- صرفه جویی در زمان
- سازماندهی و طبقه‌بندی اطلاعات مالی
اهمیت نرم افزار حسابداری برای حوزه‌های مختلف، صنایع و سازمان‌ها
علاوه بر مزایای فنی و ویژگی‌های مختلفی که در مورد انواع نرم افزارهای حسابداری بیان شد، اهمیت یک نرم افزار حسابداری خوب برای حوزه‌های مختلف نظیر انواع کسبوکارها، صنایع، اصناف، نهادها و سازمان‌ها به دلیل وجود حساسیت‌های خاص این گروه از مشتریان به مراتب مهم‌تر است و یک نرم افزار حسابداری خوب با انعطاف‌پذیری بالا در عین حفظ کلی ویژگی‌ها فنی و پایداری در عملکرد اصلی خود، باید برای حوزه‌های مختلف نیز قابلیت پیاده‌سازی و استفاده داشته باشد. در ادامه به برخی از این حوزه‌ها اشاره می‌کنیم.
اهمیت نرم افزار حسابداری برای شرکت ها
حسابداری هسته اصلی مدیریت هر شرکتی است. بدون حسابداری نمی‌توان سودآوری، درآمدها و هزینه‌ها را مدیریت کرد. شرکت‌ها در هر اندازه‌ای که باشند برای مدیریت بهتر امور مالی خود نیاز به یک نرم افزار حسابداری شرکتی دارند، نرم افزاری که بتواند پاسخگوی نیازهای متفاوت شرکت‌ها در انجام امور مالی و حسابداری باشد. با گسترش کسبوکارها و افزایش تنوع فرآیندهای مالی، روند حسابداری در شرکت‌ها پیچیدهتر و تخصصیتر شده است. به همین دلیل، نرم افزارهای حسابداری شرکتی به دسته‌های مختلفی تقسیم می‌شوند که در ادامه انواع نرم افزار حسابداری مختص شرکت‌های مختلف را به اختصار شرح می‌دهیم.
اهمیت نرم افزار حسابداری پیمانکاری
فعالیت حسابداری پروژه‌های پیمانکاری از قبل از عقد قرارداد بین پیمانکار و کارفرما، با برآورد مقدار هزینه و سود پروژه شروع می‌شود. اهمیت نرم افزار حسابداری برای پیمانکاران زمانی برجسته می‌شود که باید چندین پروژه متنوع که هرکدام در مراحل مختلف، هزینه‌های متغیر و قراردادهای متنوع هستند را، از لحاظ مالی، مدیریت کند. در واقع نرم افزار حسابداری پیمانکاری باید بتواند درلحظه اطلاعات مرتبط با اقلام مصرفی، حقوق و دستمزد، قیمت تمام‌شده به تفکیک هر پروژه، صورت وضعیت و ... را به پیمانکاران ارائه دهد.
اهمیت نرم افزار حسابداری بازرگانی
در فضای رقابتی شرکت‌های تجاری و بازرگانی، نرم افزار حسابداری بازرگانی باید بتواند با بررسی فاکتور قراردادهای خرید و فروش و مسیر حرکت کالا و ... سودآوری کسب‌وکار را افزایش دهد. چالش شرکت‌های بازرگانی انتخاب پرسودترین بازار و محصول است. بهترین نرم افزار حسابداری بازرگانی سیستمی است که با ارائه گزارشات دقیق این چالش را به فرصت تبدیل می‌نماید.
اهمیت نرم افزار حسابداری خدماتی
موضوعی که در حسابداری شرکت های خدماتی نادیده گرفته می‌شود، بهره‌وری دارایی و مدیریت فروش خدمات است. این مسئله شامل برآورد هزینه‌ها، تعیین حقوق و دستمزد، تعیین قیمت، بررسی سود تحقق‌یافته و تطبیق آن با سود مورد انتظار است. اهمیت نرم افزار حسابداری خدماتی در بررسی بهره‌وری مالی این فرآیند می‌باشد تا بتواند بازدهی کسب‌وکار را افزایش دهد.
اهمیت نرم افزار حسابداری تولیدی
محاسبه بهای تمام‌شده کالا و تعیین هزینه فرصت برای مجموعه‌های تولیدی و صنعتی بسیار حائز اهمیت می‌باشد. اهمیت نرم افزار حسابداری کسب‌وکارهای تولیدی در برنامه‌ریزی تولید، فروش، انبارداری، خرید و برنامه‌ریزی دقیق مواد اولیه نمایان می‌شود. با توجه به اینکه هر کدام از موارد ذکر شده نیاز به ابزار مدیریتی متفاوتی دارند، با استفاده از نرم افزار حسابداری یکپارچه می‌توان به کلیه اهداف نرم افزار حسابداری دست یافت.
اهمیت نرم افزار حسابداری در شهرداری‌ها
نحوه گزارش‌گیری بر مبنای حسابداری تعهدی در کنار ثبت‌های حسابداری نقدی، بیانگر اهمیت سیستم حسابداری در شهرداری‌ها می‌باشد. از این رو نرم افزار حسابداری در شهرداری‌ها باید امکان بهره‌مندی همزمان از ثبت‌های حسابداری نقدی و گزارشات حسابداری تعهدی را دارا باشد.
اهمیت نرم افزار حسابداری در سازمان‌های دولتی
سازمان‌های دولتی با توجه به دریافت بودجه سالانه از سوی دولت، نیاز به ابزار و راهکاری جامع دارند. اهمیت نرم افزار حسابداری سازمان‌ها، ادارات و نهادهای دولتی در بخش‌های حسابداری تعهدی، بودجه و اعتبارات، بودجه‌ریزی، حسابداری و مالی، پشتیبانی، تشکیلات و ... مشخص می‌شود. برای اینکه خون در رگ‌های این سازمان‌ها جریان یابد، توصیه می‌شود از نرم افزارهای یکپارچه حسابداری ویژه سازمان‌های دولتی استفاده شود.
نرم افزار حسابداری خوب
امروزه با توجه به پیشرفت و توسعه کسبوکارها، اهمیت داشتن یک نرم افزار حسابداری خوب بیش از پیش احساس می‌شود. بهتر است به چند نکته در مورد نرم افزار حسابداری خوب قبل از تهیه آن اشاره کنیم:
- سرعت بالا در ثبت و پردازش اطلاعات
- سرعت بالا در انتقال اطلاعات
- نصب راحت
- امکان حق دسترسی تا جزئی‌ترین موارد برای کاربران
- کارایی راحت
- امکان استفاده در هر مکان و هر زمان
- به‌روز و دارای بهترین امکانات برای کاربران
- امنیت بالا
- ارائه گزارشات دقیق
- یکپارچه و جامع
- قیمت مناسب
- تیم پشتیبانی خوب و قوی
- اعتبار شرکت ارائه‌دهنده نرم افزار حسابداری
- بک‌آپ‌گیری در هر زمان
- ظاهری مناسب برای کار حسابداری
- مناسب و ارائه‌دهنده راهکار برای انواع شرکت‌ها
- امکان ارتقا و به‌روزرسانی
- امکان اصلاح و بازسازی
آموزش انواع نرم افزارهای حسابداری
امروزه با توجه به پیشرفت علم و به وجود آمدن شرکت ها و کسب و کارهای بزرگتر و در نتیجه به دلیل گسترده بودن حساب های یک شرکت، از نرم افزار حسابداری استفاده می شود. لذا آموزش نرم افزار حسابداری به حسابداران شرکت امری بسیار ضروری می باشد چرا که از جمله وظایف حسابدار، مسئولیت ثبت اطلاعات مالی، گزارش گیری ارزیابی و کلیه امور حسابداری یک شرکت یا سازمان است. او برای اینکه وقت و انرژی خود را هدر ندهد و دقت بالایی نیز در انجام عملیات حسابداری داشته باشد، باید برای کار کردن با نرم افزار حسابداری تسلط کافی داشته باشد.
نرم افزار حسابداری محاسبان
شرکت حساب رایان پارس به عنوان یک شرکت دانش‌بنیان و با سابقه درخشان، قریب به دو دهه در تولید و ارائه نرم افزارهای یکپارچه حسابداری، مالی و اداری محاسبان با رویکرد ERP فعالیت دارد. شرکت حساب رایان پارس در ارائه نرم افزار حسابداری محاسبان بیش از ۴۰۰۰ مشتری در سراسر کشور دارد.
