حسابداری بازرگانی شاخه ای از علم حسابداری است که به تجزیه و تحلیل دقیق معاملات مالی و اقتصادی شرکت های تجاری می پردازد. سپس با اطلاعاتی که به دست می دهد، به مدیران شرکت ها کمک می کند تا برای ادامه فعالیت های خود تصمیم گیری های دقیق تری داشته و در نتیجه در مسیر رشد و پیشرفت قدم بردارند.
حسابداری بازرگانی چیست؟
حسابداری بازرگانی به مدیران شرکت های بازرگانی این امکان را می دهد که با استفاده از اطلاعات به دست آمده، هزینه ها را کنترل کرده، کارایی را افزایش داده و در نهایت به حداکثر درآمد ممکن دست یابند. گزارشات حاصل شده از حسابداری بازرگانی، شرکت را در جهت تهیه صورت های مالی معتبر و تصمیم گیری های بهتر در مورد سرمایه گذاری، تامین مالی و توزیع سود هدایت می کنند.
بررسی امور مربوط به همه صورت ها و تراکنش های مالی، تطابق هزینه ها و درآمدها و به دنبال آن ها، تهیه گزارشات و ترازنامه های مورد نیاز برای مدیران شرکت های بازرگانی، در حیطه حسابداری بازرگانی قرار می گیرند.
یک حسابدار بازرگانی به راحتی می تواند با استفاده از حسابداری بازرگانی، به قوانین مالیاتی اشراف داشته و از به وجود آمدن مشکلات قانونی جلوگیری کند.
حسابداران شرکت های بازرگانی با استفاده از حسابداری بازرگانی، عملکرد شرکت را ارزیابی کرده و اطلاعات مالی مفیدی را برای برنامه ریزی های بعدی به مدیران ارشد شرکت ارائه می دهند. در واقع بررسی سود و زیان به وجود آمده برای یک شرکت بازرگانی مهمترین موضوعی است که حسابداری بازرگانی به آن می پردازد. زیرا دانستن میزان سود و زیان به دست آمده، تکلیف خرید یا عدم خرید محصولات را مشخص کرده و مدیران را به مسیری هدایت می کند که به موفقیت و در نتیجه درآمد بیشتری دست یابند.
از مهم ترین کاربردهای حسابداری بازرگانی می توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:
- ثبت معاملات: حسابداری بازرگانی تمام معاملات مالی را که شامل خرید و فروش کالا، پرداخت ها و دریافت های نقدی و هزینه های انجام شده است را به صورت دقیق ثبت می کند.
- تجزیه و تحلیل مالی: با استفاده از حسابداری بازرگانی، داده های مالی تجزیه و تحلیل می شوند تا اطلاعات به دست آمده، مدیران را در تصمیم گیری ها و برنامه ریزی های بعدی کمک کنند.
- گزارش دهی مالی: دریافت گزارشات مالی دقیق مثل صورت های سود و زیان، ترازنامه و سایر موارد مورد نیاز، از دیگر کاربردهای حسابداری بازرگانی می باشد.
- مدیریت بودجه: مدیریت بودجه های شرکت به مدیران کمک می کند که از منابع مالی به طور بهینه استفاده کنند.
- رعایت مقررات مالی: قوانین مالیاتی و مقررات مالی در شرکت ها بخش مهمی از حسابداری بازرگانی است که باعث می شود مدیران در این حوزه بسیار موفق و کارآمد عمل کنند.
- بهای تمام شده: محاسبه بهای تمام شده کالاها و خدمات معمولا دغدغه کسب و کارهای بازرگانی است که استفاده از حسابداری بازرگانی توانسته به صاحبان مشاغل بازرگانی در این مورد کمک کند.
وظایف حسابدار بازرگانی
نقش حسابدار بازرگانی در شرکت های تجاری بسیار پر رنگ است چرا که اطلاعات مالی مفیدی را در اختیار مدیران می گذارد تا راهگشای مسیرهای بعدی شرکت باشند. از جمله وظایف یک حسابدار بازرگانی عبارت است از:
- تهیه صورت های مالی: حسابدار بازرگانی وظیفه دارد تا صورت های مالی را به طور کامل تهیه و تنظیم کند تا میزان دقیق سود و زیان، دارایی ها و خسارت ها، درآمد و هزینه های انجام شده، مشخص شود.
- تطابق هزینه ها و درآمدهای سازمان و تهیه گزارشات مربوطه: حسابدار باید میان هزینه ها و درآمدها تطابق ایجاد کرده و تفاوت های به دست آمده را طی گزارشاتی به دست مدیران شرکت برساند.
- تنظیم ترازنامه های مالی شرکت: میزان دارایی ها و بدهی ها، ارزش خالص شرکت و مواردی از این دست در ترازنامه های مالی شرکت قابل مشاهده است که به دست آوردن این میزان، وظیفه یک حسابدار متخصص است.
- تهیه گزارشات سود و زیان شرکت: بررسی و تحلیل سود و زیان به دست آمده در طول یک دوره مالی و به دنبال آن تهیه گزارشات مربوطه از وظایف حسابدار بازرگانی می باشد.
- ثبت اسناد حسابداری: تمامی تراکنش های مالی شرکت مثل خرید و فروش کالا، پرداخت ها و دریافت های نقدی و هزینه های عملیاتی توسط یک حسابدار بازرگانی ثبت می شود.
- مدیریت نقدینگی: بررسی نقدینگی شرکت بر عهده حسابدار بازرگانی است. حسابدار باید این اطمینان را به مدیران بدهد که شرکت برای پرداخت های آینده، نقدینگی کافی را دارد.
- رعایت مقررات مالیاتی و بیمه ای: حسابدار یک شرکت بازرگانی باید رعایت قوانین مالیاتی و بیمه ای را بررسی و مدیریت کند.
- مدیریت امور بانکی: همچنین باید تمام تراکنش ها و حساب های بانکی شرکت را مدیریت نماید.
- کنترل بهای تمام شده: تعیین قیمت فروش و ارزیابی سودآوری تنها با محاسبه و کنترل بهای تمام شده کالاها و خدمات انجام می گیرد که این مسئولیت بر عهده حسابدار می باشد.
- تحلیل مالی: یک حسابدار با تجزیه و تحلیل اطلاعات مالی می تواند فرصت ها و نیز موانع و چالش ها را شناسایی کرده و گزارشات مفید مربوطه را در قالب داشبورد مالی در اختیار مدیران قرار دهد.
بهای تمام شده در حسابداری بازرگانی
بهای تمام شده در حسابداری بازرگانی یکی از شاخص های مهم برای سنجش عملکرد کسب و کار است. بهای تمام شده در شرکت های بازرگانی شامل هزینه خرید کالا، هزینه حمل، هزینه سربار، حقوق و دستمزد و سایر هزینه های جانبی می باشد. با توجه به اینکه هزینه های نام برده شده در میزان سودآوری یا عدم سودآوری نقش دارند، محاسبه بهای تمام شده به مدیران شرکت ها کمک می کند تا برای قدم های بعدی برنامه ریزی های دقیق تری داشته باشند.
تجزیه و تحلیل گزارش‌های بهای تمام شده در حسابداری بازرگانی به حسابداران و مدیران ارشد این امکان را می دهد تا از میزان دقیق سود و زیان شرکت آگاه شده و با دقت عملکرد شرکت را ارزیابی کنند. این ارزیابی نشان می دهد که مدیران در چه مواردی می توانند هزینه ها را کاهش دهند تا به سودآوری بیشتر برسند.
حسابداران برای تهیه گزارش های مربوط به بهای تمام شده در حسابداری بازرگانی، کافی ست اطلاعات موجودی و خرید، از جمله موجودی کالا در ابتدا و انتهای دوره و طی آن، خرید خالص و هزینه حمل را به طور دقیق داشته سپس این اطلاعات را به صورت جدول درآورده و بهای تمام شده هر دسته کالا را جداگانه محاسبه کنند.
انواع حساب ها در حسابداری بازرگانی
انواع حساب‌ها در حسابداری بر اساس ماهیت خود به چهار گروه اصلی بدهکار، بستانکار، خنثی و یا دوگانه تقسیم می شوند که در ادامه به توضیح هریک خواهیم پرداخت:
ماهیت بدهکار
در سمت راست ترازنامه حساب هایی با عنوان دارایی یک شرکت ثبت می شوند. موجودی نقد، موجودی کالا، دارایی های ثابت، بهای تمام شده و ... از جمله این حساب ها می باشند. برای ثبت دارایی های ثابت شرکت می توان از نرم افزارهای مالی و مدیریتی استفاده کرد.
این دارایی ها، هزینه ها و همه حساب های زیرمجموعه آن ها، دارای ماهیت بدهکار هستند.بنابراین افزایش موجودی حساب ها با ماهیت بدهکار ثبت می شوند. در این صورت اگر از موجودی هر کدام از این حساب ها، کم شود باید آن را به عنوان بستانکار ثبت کرد.
ماهیت بستانکار
به بدهی ها، سرمایه، حقوق صاحبان سهام و ... که منجر به افزایش ارزش حساب می شوند، حساب هایی با ماهیت بستانکار می گویند. حساب هایی که ماهیت بستانکاری دارند، با زیاد شدن و کم شدن موجودی، بستانکار و بدهکار می شوند.
ماهیت دوگانه در حسابداری
بعضی از حساب ها در حسابداری ماهیتی دوگانه دارند. این حساب ها مجاز هستند که در سمت راست یا چپ معادلات قرار گیرند. در واقع به حساب هایی که افزایش یا کاهش موجودی آن ها در هر کدام از طرفین معادلات به عنوان بدهکار یا بستانکار ثبت شود، حساب هایی با ماهیت دوگانه گفته می شود.
ماهیت خنثی در حسابداری
بعضی از حساب ها هم وجود دارند که بدون ماهیت هستند که به آن ها ماهیت خنثی می گویند. این حساب ها دارای جنبه تعهدی هستند و در هیچ کدام از طرفین حساب های مالی قرار نمی گیرند. همچنین آن ها را نمی توان در گزارشات مالی ارائه داد مگر اینکه هدف، ارائه آمار باشد.
تفاوت حسابداری بازرگانی با حسابداری دولتی
حسابداری یکی از ابزار اصلی در مدیریت مالی و اقتصادی است که انواع مختلفی دارد که از مهم ترین آن ها می توان به حسابداری بازرگانی و حسابداری دولتی اشاره کرد. آگاهی در مورد تفاوت های این دو نوع حسابداری می تواند به مدیران مالی کمک کند تا تصمیم گیری های کارآمدتری داشته باشند.
از جمله تفاوت های حسابداری بازرگانی و حسابداری دولتی عبارتند از:
تفاوت از نظر اهداف
هدف اصلی سازمان های دولتی ارائه کالا و خدمات به مردم است تا نیازهای اساسی آن ها رفع گردد اما به دست آوردن سود، هدف اصلی موسسات بازرگانی می باشد.
تفاوت از نظر پرداخت مالیات
حسابداری دولتی و بازرگانی در کسر مالیات هم با هم تفارت دارند. دولت ها معمولا در برخی موارد مثل حقوق بازنشستگی، خدمات تامین اجتماعی و ... از پرداخت مالیات معاف هستند اما حسابداری بازرگانی امکان کسر هزینه ها و پرداخت مالیات را فراهم می نماید.
تفاوت از نظر صورت های مالی
صورت های مالی در حسابداری دولتی به شکل دریافت و پرداخت یا صورت درآمد و هزینه است در حالی که در حسابداری بازرگانی، صورت سود و زیان مورد توجه قرار می گیرد.
تفاوت از نظر مالکیت
در حسابداری دولتی هیچ شخص یا اشخاصی نمی توانند ادعای مالکیت کنند یا سهام مربوط به سازمان های دولتی را بخواهند یا آن را خرید و فروش کنند در صورتی که در موسسات بازرگانی معمولا سهام دارانی هستند که مالکیت این موسسات را به عهده دارند.
تفاوت از نظر رعایت کنترل بودجه
کنترل بودجه در حسابداری دولتی یکی از موارد مهمی است که از طریق ثبت و نگهداری حساب درآمدها، هزینه ها، دریافت و پرداخت ها انجام می شود. بنابراین اطلاعات حاصل از این گزارشات باید با آنچه در بودجه بندی سالانه پیش بینی شده، مطابقت داشته باشد. این در حالی است که در حسابداری بازرگانی، سیاست های هر موسسه بازرگانی بر مبنای سودآوری شکل گرفته و کنترل بودجه اهمیتی نخواهد داشت.
تفاوت در نحوه ثبت دارایی های ثابت
در حسابداری دولتی، دارایی های ثابت از همان ابتدای خرید به صورت مستقیم به عنوان هزینه ثبت می شوند اما در حسابداری بازرگانی ثبت این دارایی ها به شکل بهای تمام شده انجام می گیرد. این دارایی ها با گذشت زمان و بر اساس عمر مفید آن ها به حساب هزینه منتقل می شوند.
تفاوت از نظر نظارت و حسابرسی
نظارت و حسابرسی در حسابداری دولتی برای این انجام می گیرد تا اطمینان حاصل شود که از منابع عمومی به بهترین شکل استفاده شده و از انواع فسادها و سوء استفاده های مالی جلوگیری شود اما در حسابداری بازرگانی نظارت و حسابرسی مفهوم دیگری دارد. در واقع در حسابداری بازرگانی، این نظارت و حسابرسی برای اطمینان از دقت و درستی گزارش های مالی و رعایت قوانین و مقررات مالی انجام می گیرد.
نرم افزار حسابداری بازرگانی
نرم افزار حسابداری بازرگانی ابزاری است که اطلاعات مفیدی از قبیل تراکنش ها و داده های مالی را در اختیار مدیران شرکت های بازرگانی قرار می دهد تا موارد مهمی را ثبت کرده و از نتایج آن برای برنامه ریزی های بهتر و تصمیم گیری های هوشمندانه تر استفاده کنند. این موارد عبارتند از:
- ثبت فاکتورهای فروش
- ثبت فاکتورهای خرید کالا، مواد اولیه و سایر لوازم مصرفی
- ثبت ورود و خروج محصول و موجودی کالا در انبار
- ثبت اسناد حسابداری
- ثبت دریافت ها و پرداخت های صورت گرفته
- محاسبه حقوق و دستمزد پرسنل و فروشندگان
بهترین نرم افزار حسابداری بازرگانی
انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری بازرگانی یکی از موارد مهمی است که مدیران شرکت های بازرگانی به آن توجه ویژه دارند. مدیران این شرکت ها از یک نرم افزار حسابداری بازرگانی انتظار دارند که بر تمام هزینه های شرکت از جمله دریافت ها و پرداخت ها، حقوق و دستمزد مدیریت کرده و گزارشات کامل و دقیقی را در اختیار آن ها قرار دهد.
از جمله خصوصیات بهترین نرم افزار حسابداری بازرگانی می توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:
- داشتن تنوع در کاربرد: بهترین نرم افزار حسابداری بازرگانی، کاربردهای مختلفی دارد، برای همین است که می تواند همه نیازهای کسب و کارهای مختلف را پوشش دهد. برای مثال، مدیریت درآمد و سود، مدیریت کالاها و انبار، مدیریت خرید و فروش، از جمله مواردی هستند که با استفاده از نرم افزار حسابداری بازرگانی قابل اجرا خواهند بود.
- انجام وظایف پیچیده در حسابداری: این نرم افزار وظایف پیچیده حسابداری مربوط به معاملات تجاری مثل ثبت و پیگیری معاملات بانکی، محاسبات چند ارزی و ... را به صورت دقیق و کاملا خودکار انجام داده و گزارشات شفافی را ارائه می دهد.
- مدیریت جریانات نقدی: این نرم افزار امکان مدیریت جریانات نقدی مثل خرید و پرداخت را دارد. همچنین تجزیه و تحلیل عملکرد مالی نیز از دیگر خصوصیات بهترین نرم افزار حسابداری بازرگانی می باشد.
- ارائه گزارشات کامل و شفاف: این نرم افزار با توجه به اطلاعاتی که در زمینه مالیات، موجودی، عملکرد مالی و ... دارد، می تواند گزارشات دقیق و جامعی را به کاربران خود ارائه دهد.
- امنیت اطلاعات: امنیت اطلاعات موضوع بسیار مهمی است که همه مدیران و صاحبان کسب و کار به آن توجه دارند. لذا بهترین نرم افزار حسابداری بازرگانی، با استفاده از روش های پیشرفته، اطلاعات مالی و تجاری کسب و کارها را از دسترسی های غیر مجاز حفظ می کند.
- پشتیبانی مناسب و در دسترس: دادن راهکارهای مناسب به کاربران، زمانی که با مشکلات احتمالی مواجه می شوند امری بسیار مهم می باشد. ارائه پشتیبانی مناسب از دیگر خصوصیات بهترین نرم افزار حسابداری بازرگانی است.
- قابلیت ادغام با سایر نرم افزارها: بهترین نرم افزار حسابداری بازرگانی، قابلیت ادغام با سایر نرم افزارها را دارد. این خصوصیت از آنجایی مهم است که باعث می شود اطلاعات در همه سازمان به صورت کاملا هماهنگ و یکپارچه جریان یابد.
- امکان استفاده آسان: بهترین نرم افزار حسابداری بازرگانی باید کاربری راحت و در عین حال کارآمد داشته باشد تا همه کاربران بدون هیچ مشکلی بتوانند از آن استفاده کنند.
بنابر آنچه گفته شد، با توجه به اینکه هر شرکت بازرگانی به دنبال گسترش کسب و کار خود و در نتیجه سودآوری بیشتر است، باید یک نرم افزار حسابداری بازرگانی مناسب با کار خود، تهیه نماید.
نرم افزار حسابداری بازرگانی محاسبان
با توجه به آنچه در این مقاله گفته شد و مواردی که در بخش بهترین نرم افزار حسابداری بازرگانی مطرح گردید، لازم است که اشاره ای به نرم افزار حسابداری بارگانی محاسبان داشته باشیم که محصول با ارزشی از شرکت حساب رایان پارس می باشد.
شرکت حساب رایان پارس یکی از بهترین تولید کننده های نرم افزارهای حسابداری است و با تجربه ای بیش از دو دهه توانسته راهکار جامعی را در اختیار مدیران شرکت های بازرگانی قرار دهد. راهکار نرم افزاری حسابداری بازرگانی شامل ویژگی ها و امکاناتی است که از میان آن ها به موارد زیر اشاره می کنیم:
- ارتباط منسجم نرم افزارها با یکدیگر
- تنظیم شروع و پایان دوره مالی
- تعریف مراکز بازرگانی و اعمال سطح دسترسی کاربران به هر مرکز
- تعریف انواع کسور و اضافات مرتبط با فاکتور و قراردادهای خرید و فروش
- تعریف کالا در ساختار درختی چند لایه یکپارچه با نرم افزار انبارداری
- تعیین روند قیمت‌گذاری محصولات و خدمات بر پایه بهای تمام‌شده
- پوشش‌دهی فروش کالاهای خاص و رهگیری مسیر حرکت کالا
- امکان استفاده از نرم افزار مدیریت اسناد جهت مدیریت کلیه ضمائم و اسناد
- امکان صدور پیش فاکتور و فاکتور خدمات در سیستم فروش
- تنظیم و تهیه فرآیندهای خرید در کل سازمان با نرم افزار خرید و تدارکات
- ارائه و تهیه صورتحساب مشتریان و اعتباردهی و اعتبارسنجی مشتریان
- مدیریت وجوه نقد و نقدینگی شرکت در سیستم دریافت و پرداخت
و بسیاری از موارد دیگر که سبب شده تا شرکت حساب رایان پارس در ارائه این محصول چه بسا موفق تر و کارآمدتر از شرکت های دیگر بوده و پاسخگوی تمامی نیازهای شرکت های بازرگانی مختلف اعم از کوچک، متوسط و بزرگ باشد.
