رشد و توسعه شرکتها در دوران مدرن به سطحی رسیده است که صفحه‌گسترده‌ها دیگر جوابگو نیستند. در این دوران، سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی به میان آمده تا در پیشبرد اهداف سازمان به مدیریت کمک رساند. سیستم ERP اطلاعات کلیدی کسب‌وکار را جمع‌آوری می‌کند و سامان می‌دهد. به کمک این سیستم، سازمان‌ها می‌توانند عملیات‌های ناب و اثربخشی را حتی در سطح بسیار وسیع اجرا کنند.
بسیاری از متخصصان اصطلاح ERP را شنیده‌اند، اما شاید اطلاعات لازم را درباره اینکه برنامه‌ریزی منابع سازمانی چیست؟ چگونه عمل می‌کند؟ چه کاربردها و فوایدی برای کسبوکارها دارد؟ چگونه سیستم مناسبی را انتخاب کنیم؟ و بسیاری نکات دیگر نداشته باشند. در صورتی که شما هم می‌خواهید آشنایی جامع و کاملی درباره ERP به دست آورید، پیشنهاد می‌دهیم این مطلب از مجله حساب رایان پارس را با دقت مطالعه کنید.
دانلود PDF راهنمای جامع ERP 
سیستم ERP چیست؟
ERP مخفف عبارت Enterprise Resources Planning است که می‌توانیم آن را به برنامه‌ریزی منابع سازمانی ترجمه کنیم. این سیستم نوعی نرم افزار سیستمی برای خودکاسازی فرایندهای تجاری، ایجاد بینش و کنترل و مدیریت داخلی کسب‌وکار است. ERP یک سیستم مبتنی پایگاه داده اشتراکی است که ورودی‌های واحدهای مختلفی مانند حسابداری، تولید، مدیریت زنجیره تأمین، فروش، بازاریابی و منابع انسانی را جمع‌آوری و طبقه‌بندی می‌کند.
در واقع، برنامه‌ریزی منابع سازمانی یک پکیج نرم افزاری کاربردی جامع درون‌سازمانی، ماژولار و استاندارد محسوب می‌شود. ماژولهای این پکیج یکپارچه و مهندسی‌شده هستند که آماده پیاده‌سازی‌اند، اما، در عین حال، می‌توان آنها را مطابق نیازهای دینامیک سازمان‌ها تنظیم و پیکربندی کرد. برای درک بهتر سیستم ERP بهتر است با یک مثال تصویری آشنا از وضعیت معمول تعدادی از شرکتها ارائه دهیم:
چالشهای معمول شرکت‌های غیریکپارچه
هدف از راه‌اندازی کسبوکارها این است که برنامه‌های خاصی را برای رسیدن به اهدافی معین مانند سودآوری اجرایی کنند. در فرایند اجرای برنامه‌ها، مدیران ارشد و میانی و پرسنل به اطلاعات متنوعی نیاز دارند تا بتوانند وظایف خود را به درستی انجام دهند. اکنون وضعیت آشنایی را تصور کنید که در آن اطلاعات مورد نیاز واحدهای مختلف، که برای اجرای فرایندها و تصمیم‌گیری‌های کلیدی ضروری هستند، به صورت جزیره‌ای در چند سیستم غیرمرتبط پخش شده‌اند.
مهم نیست که داده‌ها در نرم افزار ابتدایی مدیریت کسب‌وکار نگهداری می‌شوند یا در صفحه‌گسترده‌ها، مدیران و پرسنل چنین سازمانی به سختی می‌توانند به داده‌های مورد نیاز دسترسی پیدا کنند یا شاید هم دسترسی‌های لازم را کلاً نداشته باشند. برای مثال، ممکن است واحدهای حسابداری و برنامه‌ریزی مالی صفحه‌گسترده‌های مستقلی را ایجاد کرده و به شکل‌های متفاوتی هزینه‌ها را پیگیری کنند.
تردیدی نیست که واحدهای مختلف شرکت‌های سنتی که به سیستم ERP مجهز نشده‌اند، منابع داده‌ای متفاوتی دارند. این منابع داده‌ای نایکسان مانع همکاری مطلوب واحدها با یکدیگر می‌شود و اثربخشی فعالیت‌های پرسنل را از بین می‌برد. کارکنان زمان زیادی را برای دسترسی به اطلاعات و اسناد از دست می‌دهند و احتمال انجام کارهای تکراری و غیرضروری افزایش می‌یابد، چون مکان معینی وجود ندارد که بتوانند اطلاعات به‌روز مورد نیاز خود را درباره ابعاد مرتبط با کارشان پیدا کنند.
در این شرایط، مدیران هم نمی‌توانند مانع یا موانع پیشرفت کسب‌وکار را به درستی شناسایی کنند. پس اجرای برنامه‌ها با مشکلات، چالش‌ها و اشتباهات متعددی روبرو می‌شود و شاید سردرگمی را در سازمان چنان گسترش دهد که هدایت آن به زمان زیادی نیاز داشته باشد.
مفهوم سیستم ERP چیست؟
با توجه به آنچه گفته شد، می‌توانیم سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی را به عنوان یک راهکار نرم افزاری تعریف کنیم که کلیه فعالیت‌های واحدهای شرکت را به صورت منسجم در یک سیستم نرم افزاری یکپارچه تعیین و ایجاد می‌نماید. این سیستم اطلاعات را در یک پایگاه داده مرکزی سازمان می‌دهد و دسترسی و شفافیت میان واحدها را برای مدیران و پرسنل تضمین می‌کند.
یکپارچگی اطلاعات و داده‌های سازمان مشکل تناقض منابع داده‌ای از بین می‌برد و تحلیل سناریوهای مختلف، اندازهگیری پیشرفت فرایندها و تولید دستاوردهای اثربخش اصلی را تسهیل می‌کند. آشکار است وقتی که زمان کارکنان برای دسترسی به داده‌های مورد نیاز تلف نمی‌شود، افزون بر صرفه‌جویی در هزینه‌ها، بهره‌وری در مجموعه افزایش می‌یابد.
بی‌دلیل نیست که بسیاری از مشهورترین و موفق‌ترین شرکتها و سازمان‌های بین‌المللی در دهه‌های اخیر به ERP روی آورده‌اند. می‌توانیم بگوییم وقتی که سیستم ERP با توجه به نیازهای ویژه کسب‌وکار خاصی پیاده‌سازی می‌شود، آن کسب‌وکار ابزاری حیاتی را برای بهینه‌سازی عملکرد کلی تمام واحدها به دست آورده است. این نرم افزار قابلیت پیکربندی برای هر کسب‌وکار کوچک، متوسط و بزرگ را دارد، پس هزینه‌های آن را هم می‌توان مطابق نیازهای کسب‌وکار تعیین کرد.
تفاوت ERP و CRM چیست؟
کسب‌وکارهای امروزی معمولاً به دو نوع نرم افزار نیاز دارند: ERP (برنامه‌ریزی منابع سازمانی) و CRM (مدیریت ارتباط با مشتری). CRM فرایند ارتباط مشتری با کسب‌وکار شما را خودکار می‌سازد و مزایای مختلفی مانند بهبود خدمات مشتری، افزایش بهره‌وری، بهسازی نگهداشت مشتری و فروش دارد. اما سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) ارتباط روزمره فرایندهای داخلی و اداری کسب‌وکار شما را هوشمندسازی و مدیریت می‌کند.
با توجه به اینکه هر دو نرم افزار CRM و ERP موجب افزایش بهره‌وری، بهبود خودکار انجام امور و افزایش سودآوری می‌شوند، طبیعی است اگر از خودتان بپرسید که تفاوت آنها با یکدیگر چیست؟ آیا می‌توان آنها را جایگزین یکدیگر ساخت؟
اصلی‌ترین تفاوت سیستم ERP و CRM این است که نرم افزار برنامه‌ریزی منابع سازمانی برای مدیریت یکپارچه عملیات‌ها، فرایندها و داده‌های درون سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد، اما نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری برای فروش و خدمات مشتری کاربرد دارد. خوب است بدانید که بسیاری از ERPها شامل ویژگی‌های CRM نیز هستند، اما CRMها هیچ‌کدام از ویژگی‌های ERP را ندارند. در هر صورت، هر دو سیستم برای رشد و توسعه کسبوکارها ضروری هستند و نمی‌توانید یکی را جایگزین دیگری کنید.
تاریخچه ERP
در دهه 1960 میلادی بود که برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) پس از اختراع سیستم برنامه‌ریزی نیازمندی‌های مواد (MRP) مطرح شد. تولیدکنندگان از نرم افزار MRP برای برنامه‌ریزی تقویم تولید، کسب اطمینان از وجود تمام مواد لازم و پیگیری محصولات تولیدشده استفاده می‌کردند. دو دهه بعد، تولیدکنندگان محصولات تکنولوژیک سیستم برنامه‌ریزی منابع تولید یا MRP II را توسعه دادند.
اما ERP تا دهه 1990 هم معنی خود را به عنوان پلتفرم مدیریت یکپارچه کسب‌وکار به دست نیاورد. این تکنولوژی نوآورانه تمام بخش‌های کسب‌وکار، از حسابداری تا تولید محصول و منابع انسانی را تحت یک پایگاه داده عمومی مدیریت می‌کند. از آن زمان تاکنون، سیستم ERP به شیوه‌ها و طرق مختلفی توسعه یافته است تا نیازهای گوناگون هر کسب‌وکاری را برطرف سازد.
تاریخچه ERP در ایران
برای اولین بار، در اواخر دهه 1370 و اوایل دهه 1380 بهره‌گیری از ERP در ایران مطرح شد. اولین کاربران این سیستم دو شرکت مپنا و ایران خودرو بودند که از نرم افزار مشهور سازمانی Oracle استفاده کردند. واقعیت این است که ایران خودرو و مپنا تجربه مطلوبی از نرم افزارهای یادشده به دست نیاوردند، چون این نرم افزارها سازگاری لازم را با فرآیندهای سازمانی در کشور ما نداشتند.
با این همه، پس از چند سال، در دهه 1390 استفاده از ERP در ایران گسترش یافت. البته زیاد طول نکشید که تحریم‌ها علیه ایران شروع شد و امکان استفاده از نرم افزارهای خارجی را از کسب‌وکارهای ایرانی گرفت. از این رو، انواع شرکتها برنامه‌های ایرانی را جایگزین همتایان خارجی آنها کردند.
این روند همراه با افزایش کیفیت و ایجاد هماهنگی انواع سیستم ERP ایرانی با فرایندهای سازمانی کشور همراه بود. بنابراین، تمایل به استفاده از محصولات ایرانی تا جایی ادامه داشت که امروزه سازمان‌ها و شرکت‌های خصوصی و دولتی نرم افزارهای تولید داخل را بر رقبای خارجی آنها هم ترجیح می‌دهند.
چرا سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی برای کسبوکارها مهم است؟
کسب‌وکارهایی که می‌خواهند به درستی از منابع خود بهره ببرند، اهمیت بسیار بالایی برای برنامه‌ریزی منابع سازمانی قائل هستند. آنها به این روش می‌توانند در جابه‌جایی افراد و سرمایه‌های مالی به لیدرها کمک کنند یا بازدهی فرایندهای تجاری را بدون کاهش کیفیت یا عملکرد افزایش دهند.
وقتی که پای برنامه‌ریزی و هماهنگی به میان می‌آید، سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی یک دارایی مفید محسوب می‌شود. به کمک این سیستم، تمام کارمندان جزئیات موجودی انبار و سفارش‌های مشتریان را مشاهده کرده و سفارش‌های خرید را با تقاضاهای آینده مقایسه می‌کنند. علاوه بر این، سیستم ERP ارتباط و همکاری را بهبود می‌دهد، چون پرسنل می‌توانند وضعیت واحدهای دیگر را قبل از تصمیم‌گیری بررسی کنند. باید بگوییم که ERP یک منبع جامع داده و میزبان گزارش‌ها و تحلیل‌های سازمانی است، پس کسب‌وکار را متحول خواهد کرد.
ERP چگونه عمل می‌کند؟
سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان معمولاً فرایندهای متنوع تجاری را با استفاده از یک پایگاه داده مرکزی مدیریت می‌کند. به این صورت، انجام دستی امور در سازمان کاهش می‌یابد و روال‌های تجاری موجود تسهیل می‌شوند. کاربران می‌توانند از داشبوردهای این سیستم برای بررسی داده‌های به‌روز واحدهای مختلف کسب‌وکار استفاده کرده و بهره‌وری و سودآوری آنها را ارزیابی کنند.
به عنوان مثال، احتمال دارد که مدیریت زنجیره تأمین درخواست مشتری را دریافت کند و اطلاعات مربوطه را به صورت خودکار برای مرکز پخش ارسال کند تا درخواست به صورت فوری انجام شود. از طریق سیستم ERP می‌توانید سطوح موجودی کالا، زمان‌های ارسال و سایر عوامل را نیز بررسی کنید و مطابق آن در مورد مرکز پخشی که می‌تواند درخواست را به سرعت و با کمترین هزینه انجام دهد، تصمیم‌گیری کنید.
اگر همین مثال را در مورد یک شرکت سنتی متصور شویم، آشکار است که مشکلات بین‌دپارتمانی در سراسر شرکت به وجود خواهد آمد، چون واحد مدیریت زنجیره تأمین دسترسی لازم را به داده‌های سایر واحدهای شرکت نخواهد داشت. اما این سیستم مکانی متمرکز و یکپارچه ایجاد می‌کند که توانایی اشتراک‌گذاری و تصویرسازی اطلاعات کسب‌وکار را به واحدهای مختلف می‌دهد.
واقعیت این است که غنای اطلاعات و سادگی انجام امور با سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی نقش قابل توجهی در دستیابی به اهداف سازمان و خودکارسازی وظایف برای افزایش بهره‌وری کارکنان ایفا می‌کند.
5 ویژگی کلیدی سیستم ERP
خوب است در اینجا به 5 ویژگی مهم برنامه‌ریزی منابع سازمانی اشاره کنیم. سوال این است که چه چیزی این سیستم را از سایر نرم افزارهای تجاری متمایز می‌سازد؟ برای درک اهمیت و ارزش ERP می‌توانیم به 5 ویژگی زیر اشاره کنیم:
- ایجاد پایگاه داده اشتراکی: ایجاد پایگاه داده اشتراکی اجازه یکپارچه‌سازی و متمرکزکردن اطلاعات واحدهای مختلف را به سازمان‌ها می‌دهد. پایگاه داده اشتراکی دیدی دقیق، پایدار و میان‌کارکردی را در شرکت ایجاد می‌کند و ریشه بسیاری از مزایای سیستم ERP است.
- UI/UX سازگار و پایدار: تمام واحدها و پرسنل شرکت‌های مجهز به سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان از رابط کاربری (UI) یکسانی استفاده می‌کنند و تجربه کاربری (UX) مشابهی دارند. وقتی که تمام ماژولهای مدیریت انبار، منابع انسانی، امور مالی و غیره ظاهر یکسان و کاربری مشترکی دارند، نرخ سازگاری افزایش می‌یابد و پرسنل می‌توانند به آسانی وضعیت واحدهای دیگر را بررسی کنند.
- یکپارچگی فرایندهای کسب‌وکار: مهم نیست که فرایندها مربوط به بخش حسابداری باشند یا مدیریت زنجیره تأمین یا بازاریابی، ERP هر فرایندی را که موجب موفقیت کسب‌وکار می‌شود، پشتیبانی می‌کند. این سیستم توانایی یکپارچه‌سازی مجموعه‌ای از فرایندهای گوناگون را دارد، به صورتی که روال‌های کاری مهمی که منجر به موفقیت کسب‌وکار می‌گردند، با هم مرتبط می‌شوند.
- خودکارسازی: ویژگی دیگر نرم افزار ERP قابلیت خودکارسازی امور تکراری از قبیل لیست حقوق، صدور صورتحساب و پردازش سفارشات و گزارشات است. وقتی که کارهای دستی و تکراری کاهش می‌یابند، پرسنل شرکت می‌توانند دانش و مهارت‌های خاص خود را برای انجام سایر امور ارزش‌آفرین به‌کار گیرند.
- تحلیل داده: سیستم ERP سیلوهای اطلاعاتی را درهم می‌شکند. وقتی که می‌توانید گزارش‌های جامعی را با استفاده از داده‌های ترکیبی تمام واحدها بگیرید، حوزه‌های با عملکرد مطلوب و غیرمطلوب را نیز به سادگی شناسایی خواهید کرد. به این صورت، مدیران مشکلات را تحلیل کرده و به سرعت برای حل آنها اقدام می‌کنند.
مزایای سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی چیست؟
برنامه‌ریزی منابع سازمانی ویژگی‌هایی بسیار کاربردی دارد و می‌تواند مزایای بی‌شماری برای کسبوکارها به همراه داشته باشد. در این بخش تعدادی از فواید این سیستم پیشرفته را مرور می‌کنیم:
- صرفه‌جویی در هزینه‌ها
- شفافیت فرایندها و روال‌های کاری
- افزایش دقت در تحلیل و گزارش‌گیری‌ها
- هوشمندسازی و ایجاد بینش تجاری
- افزایش امنیت اطلاعات
- تواناسازی شرکت برای مدیریت ریسک اثربخش‌تر
- تسهیل همکاری بین واحدها
- امکان افزایش تعداد کاربران بدون تغییر در سرعت و کیفیت انجام امور
- انعطاف‌پذیری سیستم
- امکان سفارشی‌سازی مطابق نیازهای هر سازمان
- افزایش چابکی مجموعه
- مدیریت مشتریان و شرکا
در واقع، شرکت‌های مختلف سراسر جهان این پکیج نرم افزاری را پذیرفته‌اند، چون ERP فرایندها را به طور واقعی بهبود می‌بخشد. مهم نیست شما یک استارت‌آپ کوچک هستید، یک شرکت متوسط یا هلدینگی بزرگ با زیرمجموعه‌های فراوان، استفاده از سیستم ERP فرایندهای تجاری کسب‌وکار شما را متحول خواهد کرد.
ERP کدام عملکردهای کسب‌وکار را بهینه‌سازی می‌کند؟
سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی قادر به پوشش‌دهی عملکردهای گوناگون سازمان‌ها است که تعدادی از کلیدی‌ترین آنها عبارتند از:
-
امور بازرگانی و فروشگاه‌ها
برنامه‌ریزی منابع سازمانی راه‌حل تجاری همه‌جانبه‌ای است که چالشهای این بخش را از طریق یکپارچه‌سازی کامل بک آفیس، فروشگاه و تجربه‌های دیجیتال حل می‌کند.
-
امور مالی
داشبوردهای ERP دسترسی به اطلاعات به‌روز مالی را در هر زمان و مکانی امکان‌پذیر می‌سازند. این سیستم ورود دستی اطلاعات را از طریق خودکارسازی وظایف روزانه کاهش می‌دهد تا امور سریع‌تر انجام شوند.
-
منابع انسانی
راه‌حل‌های مدرن روش‌های جدیدی را برای مدیریت داده‌های شرکت و وظایف مدیریتی استخدام مانند صورت‌های پرداخت، استخدام و سایر امور ارائه می‌دهند. سیستم ERP در کنار تسهیل و افزایش دقت انجام اموری مانند استخدام، نگهداشت و تواناسازی کارمندان، در نظارت بر عملکرد آنها نیز به واحد منابع انسانی کمک می‌کند. به این صورت، مشکلات HR قبل از آنکه اتفاق افتند، شناسایی می‌شوند.
-
تولید
بهبود روابط تجاری، خودکارسازی فرایندهای روزانه، تواناسازی مدیران جهت پاسخ‌دهی به نیازهای مشتریان و مدیریت منابع از مزایای برنامه‌ریزی منابع سازمانی برای بخش تولید هستند.
-
فروش و بازاریابی
تیم فروش و بازاریابی می‌توانند به کمک ERP نتابج بهتری به دست آورند. نمایندگان شرکت می‌توانند وضعیت مشتریان هدف را در هنگام بررسی‌های مجدد قیف فروش تغییر دهند. پس تیم بازاریابی به داده‌ها و اطلاعات به‌روزی دسترسی خواهد داشت که در افزایش بهره‌وری آنها نقش قابل توجهی ایفا می‌کند.
-
زنجیره تأمین
در صورتی که شرکت شما اطلاعات را هنوز به صورت دستی وارد می‌کند و می‌خواهد موجودی انبار را کنترل کند، بهتر است به ایجاد تغییر فکر کنید. سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی می‌تواند در وقت و هزینه‌ها به شما کمک کند.
در مجموع، باید بگوییم که سیستم ERP عملکرد عمومی سازمان‌ها را بهینه‌سازی می‌کند. این سیستم دسترسی به داده‌ها را در هر زمان و مکانی امکان‌پذیر می‌سازد، اطلاعات را به‌روز نگه می‌دارد و امکان تصمیم‌گیری بر اساس داده‌های یکسان را پدید می‌آورد. بنابراین، بسیاری از مشکلات واحدها و امور مدیریتی حل می‌شوند و بهره‌وری واحدها و کلیت شرکت افزایش می‌یابد.
کدام شرکتها از ERP استفاده می‌کنند؟
انواع شرکتها و سازمان‌های خصوصی و دولتی به نرم افزار برنامه‌ریزی منابع سازمانی نیاز دارند. مهم نیست که در کدام صنعت فعالیت دارید یا از کدام مدل تجاری استفاده می‌کنید، می‌توانید از فواید ERP بهره‌مند شوید. معمولاً راه‌حل‌های انعطاف‌پذیری که دارای کاربرد گسترده هستند، قابلیت پاسخ‌گویی به نیازهای گستره وسیعی از کسبوکارها را دارند. به عنوان مثال، تعدادی از صنایعی که برای انجام امور خود از برنامه‌ریزی منابع سازمانی استفاده می‌کنند عبارتند از شرکت‌های فعال در حوزه‌های:
- تبلیغات و رسانه‌های دیجیتال
- مشاوره
- آموزش
- انرژی (نفت، گاز، برق و غیره)
- خدمات مالی
- بهداشت و زیبایی
- مراقبت‌های بهداشتی و علم زندگی
- IT
- تولید
- رسانه و انتشارات
- غیرانتفاعی
- خدمات تخصصی
- خرده‌فروشی
- نرم افزار و تکنولوژی
- حمل‌ونقل و لوژستیک
- تمام انواع فروشگاه‌ها
- تمام انواع تولیدی‌ها (لباس، کفش، جواهرات و غیره)
- رستوران‌ها و فست‌فودها
- و غیره
در واقع، هر سازمانی در هر حوزه‌ای می‌تواند از سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی بهره‌مند شود. باید بگوییم که توسعه اقتصاد و افزایش حجم مراودات منجر به نیاز سازمان‌ها به افزایش سرعت و دقت شده که ERP را به تدریج به ضرورتی انکارناپذیر تبدیل کرده است.
سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی مطابق اندازه کسبوکارها
کاربرد برنامه‌ریزی منابع سازمانی تنها برای شرکت‌های بزرگ نیست. در واقع، سایز کسب‌وکار تأثیری بر ضرورت استفاده از سیستم ERP ندارد، چون می‌توانید کارکردهای ویژه صنعت و شرکت خود را دریافت کرده و نیازهای منحصر به فرد کسب‌وکارتان را تأمین کنید. پس اگر قصد دارید پروژه استقرار برنامه‌ریزی منابع سازمانی را در کسب‌وکار خود اجرا کنید، خوب است بدانید که سایز شرکت در این فرایند اهمیت خاصی ندارد.
کسب‌وکارهای کوچک
سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی برای کسب‌وکارهای کوچک جهت رهایی از صفحه‌گسترده‌ها و مدیریت اثربخش تمام ابعاد شرکت‌های در حال رشد مفید است. ابزارهای ERP ویژه کسب‌وکارهای کوچک به آسانی پیاده‌سازی می‌شوند و طوری طراحی شده‌اند که قابلیت توسعه را همراه با رشد شرکت داشته باشند.
کسب‌وکارهای متوسط
نرم افزار ERP ویژه شرکت‌های متوسط مزایایی مانند تحلیل توکار، پیاده‌سازی سریع و بهترین عملکرد برای انجام عملیات‌ها و فرایندهای مختلف کسب‌وکار را دارد. این سیستم در رشد مقیاس تجاری و افزایش توانایی رقابت کمک‌های شایسته‌ای به شرکت‌های متوسط می‌کند.
کسب‌وکارهای بزرگ
شرکت‌های بزرگ برای تحول مدل‌ها و فرایندهای کسب‌وکار به یک سیستم نیرومند مجهز به هوش مصنوعی، یادگیری ماشین، تحلیل و خودکارسازی هوشمند نیاز دارند. سیستم ERP این شرکتها قابلیت یکپارچه‌شدن با پایگاه‌های داده موجود یا اجرا روی پایگاه‌های داده جدیدتر را هم دارد.
واقعیت این است که در حال حاضر بسیاری از شرکتها و سازمان‌های خصوصی و دولتی کوچک و بزرگ مشغول مدرن‌سازی سیستم‌ها و فرایندهای کاری خود هستند. بنابراین، مهم نیست که سایز شرکت چه باشد، برای اینکه بتوانید توانایی رقابت خود را افزایش دهید، باید شرکت خود را به تسهیلات جدید مجهز سازید.
آیا شرکت شما هم به نرم افزار ERP نیاز دارد؟
واقعیت این است که در ابتدا سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی، همان‌طور که از نام آن (Enterprise Resource Planning) پیداست، برای شرکتها و سازمان‌های بزرگ طراحی شده بود. اما امروزه می‌توان این سیستم را برای شرکت‌های متوسط و کوچک هم سفارشی‌سازی کرد تا بازدهی، شفافیت و سودآوری خود را افزایش دهند.
اگر در حال مطالعه این مقاله هستید و با سیستم کسب‌وکارتان مشکل دارید، شاید از خود بپرسید که آیا می‌توانم از این سیستم بهره ببرم یا خیر. در این بخش به 3 نشانه اشاره می‌کنیم، در صورتی که این نشانه‌ها را در شرکت خود مشاهده می‌کنید، زمان آن رسیده است که کسب‌وکارتان را به سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان مجهز سازید:
1. ابزارهای پایه‌ای موجود مانع رشد کسب‌وکار شما می‌شوند
ممکن است تاکنون با ابزارهای پایه‌ای خود به خوبی و درستی کار کرده باشید، اما اگر این نرم افزارها محدودیت‌هایی برای گسترش بازار و توانایی رشد کسب‌وکارتان در مقیاس‌های عمومی ایجاد می‌کنند، زمان تجهیز شرکت به سیستم ERP رسیده است. سازمان شما برای رشد به نرم افزاری جامع‌تر و انعطاف‌پذیرتر نیاز دارد.
2. مجبورید با سیستم‌های منفک و جزیره‌ای سروکار داشته باشید
تکنولوژی به صورت روزانه تحول ایجاد می‌کند، پس در مرحله‌ای متوجه می‌شوید که سیستم‌های منفک شما عملکرد مناسبی ندارند. برای مثال، شاید نرم افزار حسابداری کسب‌وکار شما سازگاری لازم را با سیستم منابع انسانی ندارد و باید زمان و منابع زیادی را برای حل مشکلات ناشی از آن صرف کنید. در این حالت، باید به فکر یک سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی اثربخش باشید.
3. نمی‌توانید انتظارات مشتریان را برآورده سازید
در صورتی که پرسنل و مشتریان پویایی دارید، اما سیستم کسب‌وکارتان کارایی لازم را برای پاسخ‌گویی به نیازهایشان ندارد، وقت آن رسیده است که بر روی یک سیستم جامع و کامل سرمایه‌گذاری کنید. فراهم کردن ابزارهای لازم برای موفقیت کارکنان و سرمایه‌گذاری بر روی انتظارات مشتریان می‌تواند توانایی رقابت شما را حفظ کند و حتی افزایش دهد.
اگر هم شما و هم پرسنل احساس می‌کنید که به یک سیستم جدید نیاز دارید، اما تعدادی از کارمندان در برابر تغییر ERP متقاومت نشان می‌دهند، بهتر است مجموعه را با تغییرات مورد نیاز آشنا سازید. برای این منظور، توصیه می‌کنیم از دموی نرم افزار استفاده کنید! به یاد داشته باشید که اگر تمام اعضای مجموعه احساس کنند در فرایند تصمیم‌گیری سهم داشته‌اند، پیاده‌سازی و استقرار سیستم ERP سریع‌تر و آسان‌تر انجام خواهد شد.
ماژولهای عمومی سیستم ERP کدامند؟
سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی شامل ماژولهای گوناگونی می‌شود. هر ماژول ERP از چند فرایند ویژه کسب‌وکار مانند امور مالی، خرید یا تولید پشتیبانی می‌کند و نیازهای ضروری کارمندان آن واحد را برطرف می‌سازد. تمام ماژول‌ها به سیستمی متصل می‌شوند که یک منبع حقیقی، دقیق و اشتراکی برای داده‌های تمام واحدها به شمار می‌آید. معمول‌ترین ماژولهای ERP به شرح زیر هستند:
- امور مالی: ماژول حسابداری و امور مالی ستون فقرات بسیاری از سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمانی است. علاوه بر مدیریت دفتر کل و خودکارسازی امور مالی مهم، این ماژول در پیگیری حساب‌های پرداختی و دریافتی و بسیاری امور دیگر به کسبوکارها کمک می‌کنند.
- مدیریت منابع انسانی: این ماژول ظرفیت‌های محوری از قبیل زمان و مشارکت و لیست حقوق را فراهم می‌آورد. ماژول منابع انسانی را می‌توانید به ERP متصل کنید تا کارکردهای HR را به بهترین شکل ممکن انجام دهید.
- خرید و تدارکات: این ماژول در تهیه مواد و سرویس‌های مورد نیاز برای تولید محصولات به کسبوکارها کمک می‌کند.
- فروش: ماژول فروش یکی از مولفه‌های سیستم ERP است که اطلاعات مربوط به روابط با مشتریان و مشتریان بالقوه را نگهداری می‌کند و بینش داده‌محور به نمایندگان می‌دهد تا بتوانند فروش را به طرق مختلف افزایش دهند.
- تولید: ماژول تولید یکی از مولفه‌های برنامه‌ریزی و اجرایی کلیدی نرم افزار ERP است. کسبوکارها، به کمک این ماژول، فرایندهای پیچیده تولید را ساده می‌کنند و مطمئن می‌شوند که تولید در راستا و هماهنگ با تقاضا پیش می‌رود.
- لوژستیک و مدیریت زنجیره تأمین: یکی دیگر از مولفه‌های کلیدی ERP است که حرکت محصولات را در سراسر زنجیره تأمین پیگیری می‌کند. ماژول لوژستیک و مدیریت زنجیره تأمین ابزارهایی برای مدیریت فوری موجودی، عملیات‌های انبار، حمل‌ونقل و لوژستیک فراهم می‌آورد.
- خدمات: ماژول خدمات در ارائه بهترین خدمات برای مشتریان نقش دارد. این ماژول شامل ابزارهایی برای تعمیرات داخلی، لوازم یدکی، مدیریت خدمات حوزه‌ای و درآمدهای مبتنی بر خدمات می‌شود.
- مدیریت دارایی‌های سازمان: سیستم‌های نیرومند برنامه‌ریزی منابع سازمانی شامل ماژول EMA هم هستند. این ماژول به کسب‌وکارهای صاحب دارایی‌های متعدد کمک می‌کند که مدت استراحت ماشین‌آلات کاهش یابد و ماشین‌ها و سایر تجهیزات اثربخشی بیشتری داشته باشند.
- انبار: با استفاده از این ماژول می‌توانید به صورت بهینه از منابع سازمان خود استفاده کنید و به‌موقع به تمام ریزجزئیات هر کالا دسترسی داشته باشید.
- امور قراردادها: این ماژول به شما کمک می‌کند تا انواع قرارداد را، چه به عنوان کارفرما چه به عنوان پیمانکار، ثبت کنید و پروژه‌ها را بر اساس آن تحلیل و رهبری نمایید.
- اموال: ماژول اموال برای پیاده‌سازی فرایندهای اموال دولتی و غیردولتی، از قبیل ثبت مجوزها و مدیریت گردش بر روی اموال مورد استفاده قرار می‌گیرد.
- املاک: به کمک این ماژول می‌توانید املاک و دارائی‌های غیرمنقول را به دقت مدیریت نمایید.
انواع روش‌های استقرار ERP
چند روش مختلف برای استقرار و پیاده‌سازی سیستم ERP وجود دارد که عبارتند از روش‌های ابری، On-Premise، هایبرد و منبع‌باز. در اینجا هر کدام از روش‌های یادشده را بررسی می‌کنیم.
ERP بر بستر ابر: در این روش، نرم افزار به صورت ابری میزبانی می‌شود و به عنوان یک سرویس اینترنتی از آن استفاده خواهید کرد. در چنین حالتی، تولیدکننده نرم افزار وظیفه نگهداری، به‌روزرسانی و امنیت منظم ERP را به عهده می‌گیرد. محبوبیت این نوع از سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی در حال افزایش است. با این حال، اعمال تحریم‌های مختلف امکان پیاده‌سازی کارآمد ERP بر بستر ابر را از شرکت‌های ایرانی گرفته است.
On-Premise ERP: این روش سنتی‌ترین نحوه استقرار نرم افزار است، یعنی خود شما وظیفه کنترل همه‌چیز را به عهده می‌گیرید. در این حالت، نرم افزار ERP معمولاً در مکانی از مرکز داده کسب‌وکار که شما تعیین می‌کنید، نصب می‌گردد و نصب و نگهداری سخت‌افزار و نرم افزار به عهده پرسنل شما خواهد بود.
ERP هایبرد: این گزینه مناسب شرکت‌هایی است که می‌خواهند از مزایای هر دو روش بالا بهره‌مند شوند. در مدل ERP ابری هایبرد تعدادی از نرم افزارها و داده‌های کسب‌وکار بر بستر ابر و تعدادی هم روی مرکز داده خود شرکت نگهداری می‌شوند.
ERP منبع‌باز: این سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی مانند سایر نرم افزارهای منبع‌باز عمل می‌کند و می‌تواند به نیازهای تعدادی از شرکتها پاسخ دهد. با وجود این، برای استفاده از این نرم افزار به متخصصان این حوزه نیاز مبرمی خواهید داشت.
چه زمانی از ERP بر بستر ابر استفاده کنیم؟
چالش فکری تعداد زیادی از مدیران شرکتها این است که آیا آمادگی و بودجه لازم را برای استفاده از سیستم‌های یکپارچه بر بستر ابر دارند یا خیر. با توجه به اینکه سیستم ERP کمک‌های شایسته‌ای به هر کسب‌وکاری می‌کند، در صورت وجود نشانه‌های زیر می‌توانید سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی کسب‌وکارتان را بر بستر ابر مستقر سازید:
- نمی‌توانید دیدی جامع از کلیه واحدهای کسب‌وکارتان به دست آورید
- موضوعات مختلفی مانند پشتیبان‌گیری و امنیت داده با ریسک مواجه شده‌اند
- زمان لازم برای بازگشت سرمایه افزایش یافته است
- به‌روزرسانی و ارتقای سیستم زمان‌بر و هزینه‌بر شده است
- زمان زیادی را صرف تأمین و نگهداری زیرساخت‌های فناوری می‌کنید
- بارگذاری گزارش‌ها زمان زیادی را از شما می‌گیرد
مطابق اصول کلی استفاده از این سیستم، در صورت مواجه شدن با موارد بالا، بهتر است به فکر پیاده‌سازی و استقرار ERP بر بستر ابر باشید. با وجود این، به یاد داشته باشید که هرچند این روش می‌تواند در کاهش قت و هزینه‌ها و بهینه‌سازی کلی فرایندهای بالا به شما کمک کند، اما با توجه به شرایط کنونی کشور و وجود تحریم‌ها، بهترین گزینه موجود همان استفاده از سایر روش‌ها و به ویژه ERP تحت وب می‌باشد.
خرید سیستم ERP
ما در دوران صنعت 4 (industry 4.0)، اینترنت اشیا، تجزیه و تحلیل ابرداده‌ها و پیشرفت‌های خیره‌کننده هوش مصنوعی زندگی می‌کنیم. پس کسبوکارها هم باید خود را به‌روز کنند تا توانایی رقابت خود را در بازار حفظ کنند و به کمک تکنولوژی سریع‌تر و دقیق‌تر به اهداف‌شان دست یابند.
از این رو، خرید سیستم ERP یکی از مهم‌ترین اموری است که مدیریت کسبوکارها باید درباره آن تصمیم‌گیری کنند. این سیستم بهره‌وری را افزایش می‌دهد، هزینه‌ها را به حدأقل می‌رساند و سودآوری را تا اندازه قابل توجهی افزایش می‌دهد. در واقع، هر کسب‌وکاری که بخواهد در جهت چشم‌انداز رشد و توسعه خود حرکت کند، به برنامه‌ریزی منابع سازمانی نیاز خواهد داشت.
در این شرایط، در هنگام خرید سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی باید چند نکته زیر را مدنظر داشته باشید:
- اندازه کسب‌وکار
- صنعت
- چالشهای منحصر به فرد
سپس لازم است درباره تولیدکنندگان و فروشندگان ERP تحقیق کنید. در این مرحله، بهتر است چند نکته را در نظر بگیرید:
- ویژگی‌ها و قابلیت‌های نرم افزار
- قیمت نرم افزار
- سازگاری نرم افزار
- توانایی یکپارچه‌سازی با نرم افزارهای آتی
- ظرفیت کاربران
- مقیاس‌پذیری نرم افزار
- پشتیبانی از نرم افزار
- آموزش نرم افزار
آشکار است که این موارد و نکات دیگری در هنگام خرید سیستم ERP باید مورد توجه قرار گیرند. به این صورت، می‌توانید بهترین گزینه ممکن را برای سازمان خود انتخاب کنید.
استقرار نرم افزار ERP
توجه داشته باشید که اگر آماده‌سازی‌های لازم را قبل از و در هنگام اجرای پروژه پیاده‌سازی برنامه‌ریزی منابع سازمانی انجام ندهید، مجبور می‌شوید وقت و هزینه‌های زیادی را صرف کنید. عوامل مختلفی مانند مدل پیاده‌سازی، استراتژی پیاده‌سازی، پیچیدگی سیستم، سایز شرکت و منابع اختصاص‌یافته به پروژه بر زمان و پول مورد نیاز برای اجرای آن تأثیرگذار هستند. با وجود این، در اینجا چک‌لیست پیاده‌سازی ERP را تهیه کرده‌ایم که می‌تواند راهنمای مناسبی برای شما باشد.
پیاده‌سازی ERP در 7 مرحله
نرم افزار ERP در 7 مرحله قابل استقرار و پیاده‌سازی است که در این بخش بررسی خواهد شد:
- اکتشاف و برنامه‌ریزی
بهتر است یک کارگروه شامل متخصصان حوزه‌های مختلف تشکیل دهید و نیازهای شرکت‌تان به سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی را به طور دقیق تعیین کنید. این کارگروه باید فرایندهای ناکارآمد و سایر موانع رشد کسب‌وکارتان را شناسایی و تعریف کند.
- ارزیابی و انتخاب سیستم
پس از آنکه سند نیازهای شرکت را تعیین کردید، لازم است آفرهای مطلوب را ارزیابی کرده و پلتفرمی را انتخاب کنید که به بهترین شیوه نیازهای کسب‌وکارتان را برطرف می‌سازد.
- طراحی سیستم
در این مرحله، تیم پیاده‌سازی به بررسی سیستم و ارزیابی میزان پشتیبانی آن از روال‌های کاری می‌پردازد و تغییرات لازم را تعیین می‌کند. تشخیص و تعریف سفارشی‌سازی‌های لازم نیز در این مرحله انجام می‌شود.
- توسعه سیستم
اکنون نوبت آن رسیده است که سیستم مورد نظرتان را توسعه دهید. نرم افزارهای مختلفی وجود دارند که می‌توانید داده‌های خود را به هر کدام از آنها کوچ دهید. در این مرحله، باید آموزش‌های لازم را برای پرسنل شرکت تهیه کنید.
- آزمایش سیستم
این مرحله را نباید فراموش کنید! در هنگام آزمایش سیستم ERP می‌توانید هرگونه مشکل غیرقابل پیشبینی را حل کنید.
- پیاده‌سازی سیستم
در مرحله ششم، وارد فاز نصب نرم افزار خواهید شد. خوب است آموزش پرسنل را قبل از شروع این مرحله انجام داده باشید تا با کمترین مقاومت درون‌سازمانی روبه‌رو شوید.
- پشتیبانی
مطمئن شوید که کاربران تمام ابزارهای مورد نیاز خود را برای استفاده از سیستم جدید در اختیار دارند. البته پشتیبانی فرایندی مستمر و ادامه‌دار است و می‌تواند شامل موارد مختلف دیگری از قبیل پیکربندی‌های اضافی نیز شود.
چالشهای استقرار سیستم ERP
وقتی که حرف پیاده‌سازی سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی به میان می‌آید، گزینه‌های مطلوبی در دسترس سازمان‌های خصوصی و دولتی هستند. با وجود این، تعدادی از شرکتها نسبت به بهره‌مندی از این سیستم مردد هستند. هر شرکتی می‌تواند دلایل خاص خود را داشته باشد، اما در پایین به تعدادی از چالشهای شرکتها برای عدم استفاده از سیستم ERP اشاره می‌کنیم. توجه داشته باشید که وقتی چالش وجود دارد، راهکار و راه‌حل هم وجود دارد.
انتخاب نرم افزار ERP مناسب
توجه داشته باشید که لازم نیست راهکار نرم افزاری ایده‌آلی را برای حل تمام مشکلات پیدا کنید. ERP باید بتواند فرایندهای کنونی کسب‌وکار شما را به بهترین شکل ممکن اجرا کرده و آنها را در یک سیستم یکپارچه مدیریت کند، به طوری که تمام سازمان بتواند اطلاعات یکسانی را مشاهده کند.
هزینه سیستم ERP
در واقع، ضرورتی نیست که راهکار انتخابی شما حتماً شامل پیاده‌سازی همه یا هیچ‌چیز باشد. کافی است نیازهای کسب‌وکار خودتان را تعیین نمایید و ماژولهای انتخابی را به صورت سفارشی تهیه کنید. به این صورت، دیگر نیازی نیست خود را درگیر نوسازی‌های حجیم نرم افزاری سازید، در حالی که به کارکردهای آن نیازی ندارید.
یکپارچه‌سازی ERP جدید با نرم افزارهای موجود
همان‌طور که گفته شد، ERP انتخابی شما باید هم قابلیت اتصال و کار کردن با نرم افزارهای کنونی کسب‌وکارتان را داشته باشد و هم ویژگی‌های مورد نیاز را برای کمک به دستیابی به چشم‌انداز مورد نظرتان دارا باشد.
مقدمات استقرار ERP
استقرار و پیاده‌سازی سیستم ERP کار ساده و آسانی نیست. برعکس، این گونه پروژه‌ها به زمان و تلاش نیاز دارند و باید مقدمات لازم را برای اجرای آنها چیده باشید. در صورتی که قبل از استقرار ERP کارهای زیر را انجام دهید، تجربه بهتری کسب خواهید کرد:
- یک اسپانسر اجرایی پیدا کنید: اجرای چنین پروژه اثربخشی نیازمند پشتیبانی لیدرهای برجسته است. در حالت ایده‌آل، حضور نمایندگان چند واحد مختلف کسب‌وکار می‌تواند مفیدتر واقع شود.
- برنامه‌ریزی قبلی داشته باشید: اگر زمان زیادی را به نیازمندی‌ها، وظایف اولویت‌دار، تعریف فرایندهای مستلزم بهبود و ارزیابی تولیدکنندگان ERP اختصاص دهید، نتیجه مثبتی هم به دست خواهید آورد.
- ارتباط بگیرید و همکاری کنید: ارتباط یکی از اصول اساسی سراسر چنین پروژه‌ای، از اکتشاف تا خرید، پیاده‌سازی و الی آخر است. پس ورودی‌های لازم را از پرسنل سازمان دریافت کنید و مطمئن شوید که نرم افزار در انجام امور روزمره به تمام آنها یاری می‌رساند.
- انتظارات عقلانی داشته باشید: زمان‌بندی درست، هزینه‌ها و وقت مورد نیاز را برای هر مرحله از پروژه استقرار سیستم ERP پیشبینی و تعیین کنید. برای این منظور، سهام‌داران را به اقناع برسانید و اطمینان دهید که زمان پیشرفت جهشی پروژه نیز خواهد رسید.
- بهترین KPIها را انتخاب کنید: برای این منظور، بهتر است با گروهی از متخصصان همفکری کرده و ارزشمندترین KPIها را انتخاب کنید. در این فرایند، اهداف و چشم‌انداز شرکت را مدنظر داشته باشید.
بهترین سیستم ERP کدام است؟
هر سازمانی نیازهای خاص خود را دارد. واضح است که نیازهای شرکت‌های کوچک، متوسط و بزرگ متفاوتند، پس باید بگوییم که بهترین نرم افزار برنامه‌ریزی منابع سازمانی گزینه‌ای است که به نیازهای آن سازمان پاسخ می‌دهد. در اینجا، مسئله سفارشی‌سازی به میان می‌آید که تأثیر قابل توجهی بر رضایت مشتریان دارد.
افزون بر این، امکان توسعه نرم افزار ERP همراه با رشد شرکتها می‌تواند آن نرم افزار را به گزینه‌ای مورد پسند تبدیل کند. شرکتها از هیچ نظری برای سال‌های متمادی در یک سطح نمی‌مانند، پس ERP باید بتواند همراه با آنها متحول شود. سرانجام باید بگوییم که بهترین سیستم ERP از طریق اندازهگیری توانایی پاسخ‌گویی به نیازها و خواسته‌های مشتری در طول زمان تعیین می‌شود. پس نمی‌توان مورد خاصی را به عنوان برتر معرفی کرد.
قیمت نرم افزار ERP
یکی از عواملی که در خرید سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی تأثیر دارد، قیمت نرم افزار ERP است. ابتدا مطمئن شوید که استطاعت خرید و نگهداری سیستم را دارید، سپس برای خرید اقدام کنید. عوامل مختلفی بر قیمت‌گذاری نرم افزار ERP تأثیرگذارند، که در ادامه به تعدادی از آنها اشاره می‌کنیم.
قبل از هر چیزی تعیین کنید که می‌خواهید چه نوع مالکیتی بر نرم افزار داشته باشید. به عبارت دیگر، قصد خرید امتیاز دائمی را دارید یا می‌خواهید اشتراک نرم افزار را خریداری کرده و آبونمان پرداخت کنید. هر کدام از این مدل‌ها قیمت خاص خود را دارند. علاوه بر این، باید به سوالات دیگری پاسخ دهید:
- در کدام صنعت فعالیت دارید؟
- اندازه کسب‌وکارتان چقدر است؟
- کدام فرایندها را می‌خواهید بهینه‌سازی کنید؟
- کدام ماژول‌ها را نیاز دارید؟
- چه تعداد کاربر دارید؟
توجه داشته باشید که لیست بالا تنها تعدادی از عوامل موثر بر قیمت هستند. در صورتی که بخواهید قیمت دقیق سیستم ERP را به دست آورید، باید ابتدا عملاً وارد پروسه شوید و نیازهایتان را تعیین کنید.
آموزش نرم افزار ERP
در صورتی که تصمیم گرفته‌اید از سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی بهره ببرید، لازم است آموزش‌های لازم را نیز ببینید. در اقتصاد امروزی، ERP نقشی اساسی در تصمیم‌گیری‌های فوری و درست مدیران در هر کدام از حوزه‌های مالی، پرسنلی، تولید و غیره دارد، پس تسلط بر این نرم افزار بر اثربخشی بیشتر تصمیم‌های مدیران تأثیرگذار است.
با توجه به اینکه آموزش ERP نقش مهمی در بهینه‌سازی فرایندهای تجاری دارد، هر سازمانی باید آموزش‌های لازم را برای استفاده از نرم افزار ERP تدارک ببیند. در واقع، حرکت در جهت خودکارسازی و هوشمندسازی فرایندهای کسب‌وکار بدون آموزش امکان‌پذیر نیست، چون هر تکنولوژی جدیدی ویژگی‌ها و کاربری خاص خود را دارد و برنامه‌ریزی منابع سازمانی نیز از این قاعده مستثنی نیست.
سیستم ERP محاسبان
حساب رایان پارس یکی از تولیدکنندگان معتبر نرم افزارهای یکپارچه مالی و حسابداری در کشور است. این شرکت توانسته است تندیس نقره‌ای رعایت حقوق مصرف‌کنندگان و جوایز و گواهی‌نامه‌های کیفیت متنوعی را کسب کند. سیستم ERP محاسبان از زیرسیستم‌های مختلفی که همگی به صورت یکپارچه عمل می‌کنند، تشکیل شده است. به این ترتیب، وقتی که یک گزارش از هر کدام از سیستم‌ها دریافت می‌کنید، می‌توانید چندین گزارش از سایر سیستم‌ها را نیز مشمول آن نمایید.
می‌توانیم سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی حساب رایان را به عنوان یکی از بهترین گزینه‌های موجود معرفی کنیم. این نرم افزار برای تمام شرکت‌های کوچک، متوسط و بزرگ طراحی شده است و می‌توانید آن را مطابق اندازه و نیازهای کسب‌وکارتان شخصی‌سازی کنید.
دانلود PDF راهنمای جامع ERP
ویژگی‌های ERP حساب رایان
در طراحی نرم افزار ERP محاسبان نکات و موارد مختلفی در نظر گرفته شده است. به همین دلیل، این نرم افزار دارای ویژگی‌های خاص و جامعی است که آن را به یکی از بهترین گزینه‌های بازار ایران تبدیل کرده‌اند. در میان این ویژگی‌ها می‌توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:
- انعطاف‌پذیری
- سهولت کاربری
- جامعیت فرایندی
- پوشش‌دهی کامل به عموم کسب‌وکارهای کوچک، متوسط و بزرگ
- انطباق با فرایندهای پیچیده کسب‌کارها
- جامعیت اطلاعاتی
- ابزارهای جانبی و درون‌سیستمی متنوع
- گزارش‌گیری و گزارش‌سازی‌های مورد نیاز
در مجموع باید بگوییم که سیستم ERP حساب رایان ویژگی‌های مطلوبی دارد که چهار عامل را در چرایی انتخاب محصول این شرکت برجسته می‌سازند:
- امنیت
نرم افزارهای محاسبان به کمک بانک اطلاعاتی MySQL و فریم‌ورک‌های مطلوب تولید شده‌اند و دارای قفل سخت‌افزاری هستند. بنابراین، سطح امنیت بالایی را در برابر هرگونه اتفاق پیشبینی نشده برایتان به ارمغان می‌آورند.
- یکپارچگی
کلیه نرم افزارهای مالی محاسبان به صورت یکپارچه با یکدیگر مرتبط هستند. پس نیاز به دوباره‌کاری را از بین می‌برند.
- امکان شخصی‌سازی
از آنجایی که قصد حساب رایان پارس این است که به تمام نیازهای مشتریانش پاسخ دهد، امکان شخصی‌سازی تمام ویژگی‌های این نرم افزار وجود دارد.
- چالاک و انعطاف‌پذیر
در طراحی نرم افزار ERP محاسبان سعی شده است که چالاکی و انعطاف‌پذیری در حد بسیار مطلوبی رعایت شود. این نرم افزار بر روی چابکی شرکت شما نیز اثرگذاری مثبتی خواهد داشت.
- پشتیبانی قوی
تیم پشتیبانی حساب رایان از متخصصانی چابک تشکیل شده است. پس با انتخاب نرم افزار ERP محاسبان، در صورت نیاز به پشتیبانی، یک یا چند متخصص را درلحظه در کنار خود خواهید داشت.
- ارائه وب سرویس
با استفاده از وب سرویس محاسبان، می‌توانید به سادگی در بستر اینترنت اطلاعات را در بین نرم افزارها مبادله کنید.
با توجه به آنکه بسیاری از شرکتها و سازمان‌های خصوصی و دولتی محصولات حساب رایان پارس را انتخاب کرده‌اند، به نظر می‌رسد که این سیستم ERP می‌تواند همان اثربخشی مورد انتظار را بر شرکت شما نیز داشته باشد.
آینده سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی
تحولات دیجیتال سرعت یافته‌اند و ERP در مرکز این تغییرات قرار دارد. نحوه عملکرد شرکت‌های سراسر جهان دگرگون شده و دلیل آن استفاده از تکنولوژی‌های دیجیتال است. در واقع، یکی از شتاب‌دهندگان محوری کسب‌وکار دیجیتال عبارت است از "مانع‌زدایی". به عبارت دیگر، حذف هرگونه نیروی منفی، از قبیل فرایندها و سیستم‌های منسوخ، که سرعت کسب‌وکار را کاهش می‌دهد. پس جای تعجب نیست که شرکتها بیش از پیش به سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی نیاز دارند.
در اینجا باید به سه ترند اصلی اشاره کنیم که تحولات بیشتری را در این حوزه پدید خواهند آورد:
- تکنولوژی ابری: مزایای این فناوری موجب افزایش تمایل کسبوکارها به بهره‌مندی از آن شده است. تکنولوژی ابری مواردی مانند دسترسی همیشگی از هر مکانی، کاهش هزینه‌های سخت‌افزاری و پشتیبانی فنی، امنیت بهتر و یکپارچگی با سایر سیستم‌ها را تسهیل می‌کند. به همین دلیل، تمایل سازمان‌ها به استفاده از این تکنولوژی در حال افزایش است.
- یکپارچگی عمودی: مناقشه درباره اینکه کدام راه‌حل (عمودی یا افقی) مفیدتر است، عملاً پایان یافته است. اکنون اغلب متخصصان باور دارند که هر دو راه‌حل باید با هم ترکیب شوند، یعنی یک سیستم ERP کامل که یکپارچگی عمودی را نیز به همراه داشته باشد. به این صورت، شرکتها همان عملکرد مورد نظر خود را به دست خواهند آورد.
- شخصی‌سازی کاربر: پرسنل، مشتریان و تأمین‌کنندگان به محتوا و عملکردی نیاز دارند که با نیازها و منافع آنها هماهنگ باشد. پیشبینی می‌شود که در آینده کاربران از پلتفرم‌ها بخواهند که فراتر از وفق دادن سازمان‌شان با نرم افزار، تجربه مورد نظر را برای کاربران تأمین کنند.
کلام آخر
هر دورانی ویژگی‌های خاصی دارد که به طور مستقیم بر کسبوکارها تأثیر می‌گذارد. در عصر ما، پیشرفت حیرت‌آور تکنولوژی موجب دگرگونی‌ها و تحولات گسترده و عمیقی در عرصه تجارت شده است. یکی از ویژگی‌های دیگر دوران حاضر عبارت است از رشد و توسعه سریع کسبوکارها، که نیاز سازمان‌ها به تکنولوژی‌های روز را بیش از پیش افزایش داده است.
با توجه به ویژگی‌های دوران کنونی، شرکتها نیازمند افزایش چابکی و دقت در پردازش داده‌ها و انجام امور تجاری هستند. استفاده از سیستم ERP گزینه‌ای است که به هر سازمان خصوصی و دولتی کمک می‌کند تا به اهداف تجاری خود دست یابد. این سیستم مزایا و کاربردهای فراوانی دارد که استفاده از آن را به ضرورت تبدیل کرده‌اند.
در این مقاله، سعی کردیم شما را با هرآنچه که باید درباره سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی بدانید، به صورت مختصر آشنا کنیم. در اینجا، علاوه بر بررسی جوانب مختلف ERP، نکاتی را درباره خرید این سیستم و پیشنهادی را برای انتخاب نیز مطرح کردیم. در صورتی که مایل به استفاده از این سیستم جامع و کامل هستید، کافی است با بخش فروش حساب رایان پارس تماس حاصل کنید.
