نرم افزار حسابداری پیمانکاری نقش به‌سزایی را در یک شرکت پیمانکاری ایفا می‌کند. برای اینکه در شرکت‌های پیمانکاری به دلیل انجام همزمان پروژه‌ها با شرکت‌های مختلف، بخش حسابداری و مالی برای مدیریت هرچه بهتر فرایند مالی پروژه‌ها نقش مهمی دارد. همین موضوع سبب شده که بخش حسابداری با چالش‌های متنوعی روبه‌رو شود. بنابراین، بهترین راه‌حل استفاده از یک نرم افزار حسابداری که بتواند تمام فعالیت‌های مالی و حسابداری را به صورت یکپارچه مدیریت کند، نرم افزار حسابداری پیمانکاری می‌باشد.
شرکت پیمانکاری و انواع آن
شرکت پیمانکاری مجموعه‌ای است که به صورت حقیقی و حقوقی می‌تواند فعالیت نماید. به این صورت که با افراد حقیقی و یا حقوقی جهت انجام اموری مانند تهیه، حمل، ساخت، نصب، اجرا و ... قراردادهایی را منعقد می‌گرداند. شرکت پیمانکاری مسئولیت آن قراردادها را نیز به عهده می‌گیرد. شرکت پیمانکاری بر اساس میزان توانایی شرکت بر اساس نفرات و سوابق آنها، تجربه کاری و توان مالی رتبه‌بندی می‌شود و رتبه کسب می‌کند.
از انواع شرکت پیمانکاری بر اساس رتبه‌بندی و گروه می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:
- ساختمان
- راه و ترابری
- صنعت و معدن
- تأسیسات و تجهیزات
- کشاورزی
- آب
- مرمت آثار باستانی
- کاوش‌های زمینی
- ارتباطات
- نفت و گاز
- نیرو
جهت ثبت شرکت پیمانکاری از نوع سها‌می خاص باید حداق ۳ نفر به عنوان اعضا معرفی شوند. همچنین نیاز به دو بازرس خواهید داشت که این بازرسین نمی‌توانند از اعضا انتخاب شوند. در رابطه با سرمایه اولیه لازم است حدأقل ۳۵ درصد سرمایه اولیه شرکت نزد یکی از بانک‌های کشور سپرده‌گذاری شود که طبق قوانین حدأقل این سرمایه اولیه صد هزار تومان می‌باشد.
یکی از موارد مهمی که برای مدیریت قراردادها و حسابداری پروژه‌ها برای شرکت‌های پیمانکاری مورد نیاز است، نرم افزار حسابداری پیمانکاری می‌باشد که به توضیح آن خواهیم پرداخت.
چالش‌های شرکت‌های پیمانکاری
شرکت‌های پیمانکاری برای مدیریت همزمان پروژه‌ها همواره با چالش‌هایی روبرو هستند. در ادامه به بیان چالش‌های حسابداری شرکت‌های پیمانکاری می‌پردازیم.
مدیریت بهای تمام‌شده پروژه‌ها
یکی از چالش‌های مهم صنعت پیمانکاری بحث بهای تمام‌شده پروژه‌هاست. شرکت‌های پیمانکاری در حین انجام فعالیت برای کارفرمایان و حتی قبل از ورود به یک پروژه نیازمند این هستند که بهای تمام‌شده پروژه را به دست آورند. شرکت‌های پیمانکاری نیازمند این هستند که بررسی کنند پروژه‌ها برای آنها به‌صرفه و سودآور هست یا خیر. همچنین، بعد از ورود به پروژه باید بررسی کنند که آیا بهای تمام‌شده که برای پروژه تقریب زده شده بود با میزان فعالیت آنها تطابق دارد یا خیر و یا چه مقدار انحراف از بودجه و یا عملکرد در حوزه مالی دارند. تهیه یک نرم افزار حسابداری پیمانکاری و ارتباط یکپارچه آن با سیستم بهای تمام‌شده برای این شرکت‌ها حائز اهمیت است.
گپ‌وگفت رادیو رایان با آقای اصانلو پیرامون چالش‌های صنعت پیمانکاری و راهکارهای آن (قسمت اول)
تمرکز روی نیروی انسانی
از موارد دیگر می‌توان به تمرکز روی نیروی انسانی در پروژه‌ها اشاره نمود و اینکه شرکت‌های پیمانکاری بتوانند به صورت دقیق و منظم حقوق و دستمزد و هزینه‌های مربوط به پرسنل خودشان را در پروژه‌های مختلف به دست آورند. با توجه به اینکه نیروها در پروژه‌های مختلف فعال هستند و اینکه یک نیرو می‌تواند در یک یا چند پروژه فعالیت داشته باشد، بحث اینکه حقوق و دستمزد کارگر، کارمند یا فردی که به صورت نفر ساعت در پروژه فعالیت می‌کند را به دست آورند، برای یک مدیر مالی در شرکت پیمانکاری می‌تواند خیلی حائز اهمیت باشد.
مدیریت هزینه استهلاک
از موارد دیگر بحث بالا بودن هزینه‌های استهلاک ماشین‌آلات، ابزار و تجهیزات، کارگاه‌هایی است که شرکت‌های پیمانکاری از آن استفاده می‌کنند. این مورد نیازمند تهیه یک سیستم اموال و دارایی‌های ثابت می‌باشد.
موقعیت جغرافیایی نامناسب
شرکت‌های پیمانکاری، علاوه بر اینکه در دفتر مرکزی خود فعالیت دارند، در پروژه‌های مختلف در مکان‌های دورافتاده نیز فعالیت دارند که نیاز به دسترسی یکپارچه اطلاعات دارند.
مدیریت تامین هزینه‌ها و کالای‌های پروژه‌ها
شرکت‌های پیمانکاری نیازمند این هستند که بتوانند تحت یک سیستم یکپارچه تمامی کالاها و هزینه‌های مورد نیازشان را تأمین کنند. این کالاها طی درخواست‌هایی در سیستم‌های خرید و تدارکات قابل انجام می‌باشد. مدیریت تأمین هزینه‌ها و سفارشات کالا از اهمیت ویژه‌ای برای شرکت‌های پیمانکاری برخوردار است.
مدیریت پیچیدگی مواد و قطعات در پروژه‌ها
دارا بودن یک سیستم مناسب برای شرکت‌های پیمانکاری برای ورد و خروج کالاها و انبارگردانی بسیار حیاتی است. چرا که بسیاری از کالاها و مواد می‌بایست در پروژه‌های مختلف با تعداد متنوعی برای پروژها به‌کار گرفته شوند. تأمین این کالاها در انبارها بسیار حائز اهمیت است.
گپ‌وگفت رادیو رایان با آقای اصانلو پیرامون چالش‌های صنعت پیمانکاری و راهکارهای آن (قسمت دوم)
حسابداری پیمانکاری
حسابداری پیمانکاری بر اساس قرارداد بین کارفرما و پیمانکار انجام می‌شود. نوع قرارداد شیوه محاسبه امور مالی را هم می‌تواند مشخص کند. فعالیت‌های پیمانکاری در بازه زمانی مشخص و با هزینه‌های قابل پیش‌بینی انجام می‌شود. اما در طول زمان امکان تغییر قیمت‌ها و نوسانات وجود دارد. بنابراین، حسابداری پیمانکاری باید بتواند به این تغییرات هم پاسخگو باشد. روش‌های محاسبه حسابداری پیمانکاری به همین دلیل به وجود آمده‌اند.
حسابدار شرکت پیمانکاری وظیفه دارد تا هزینه‌های مستقیم، غیرمستقیم و نامرتبط را دسته‌بندی و گزارش کند. هزینه‌هایی مانند دستمزد، خرید مواد اولیه، بیمه کارگران و … به عنوان هزینه مستقیم شناخته می‌شود. مخارج زیادی هم می‌تواند در دسته هزینه‌های غیرمستقیم قرار بگیرد. هزینه تأمین نور و روشنایی، ایجاد سرما و گرمای مناسب در محیط، پاداش کارگران، خرید وسایل اداری و ... را می‌توان به عنوان هزینه غیرمستقیم معرفی کرد.
وبینار قوانین مالی و مالیاتی شرکت‌های پیمانکاری
علاوه بر آن، در حسابداری پیمانکاری بیمه هم باید در نظر گرفته شود. در یک پروژه پیمانکاری، استفاده از انواع بیمه رایج است. بنابراین، حسابدار باید بتواند مراحل تشکیل پرونده بیمه پیمانکاری را انجام دهد. حسابداری پیمانکاری باید بتوانند پاسخگوی نیاز کارفرما و پیمانکار باشد. پیمانکار هزینه‌های خود را با در نظر گرفتن حجم و طول زمانی پروژه محاسبه می‌کند. کارفرما هم بودجه مشخصی را برای انجام کار در نظر می‌گیرد. بنابراین، این حسابدار است که باید ارتباط میان این دو را برقرار کند. خروجی حسابداری پیمانکاری باید با استفاده از یک نرم افزار حسابداری پیمانکاری تحت قالب یک گزارش کامل از هزینه‌ها و مخارج و سود و زیان انجام کار باشد.
نرم افزار حسابداری چیست
نرم افزار حسابداری یک منبع ارزشمند برای کسب‌وکارهای مدرن است. نرم افزار امکان ردیابی دقیق تراکنش‌های مالی و گزارشگیری و تجزیه و تحلیل آنی آنها را فراهم می‌کند. قبل از نرم افزار حسابداری، این کارها به صورت دستی محاسبه می‌شد که این موضوع نیاز به انرژی و زمان زیادی داشت. بنابراین، نرم افزار حسابداری، علاوه بر صرفه‌جویی در زمان، باعث کاهش هزینه‌های حسابداری و همچنین ارائه گزارشات کامل و به‌موقع اجازه تصمیم‌گیری مالی بهتر را می‌دهد. همچنین اجازه می‌دهد تا مقادیر زیادی از داده‌ها را بدون نیاز به اشغال فضای فیزیکی ذخیره کنید. این باعث می‌شود که شرکت‌ها به فضای اداری کمتری نیاز داشته باشند که فضای اداری کمتر منجر به صرفه‌جویی در هزینه می‌شود.
برای شرکت‌ها با فعالیت‌های مختلف نرم افزار حسابداری شرکتی به عناوین زیر دسته‌بندی می‌گردد:
- نرم افزار حسابداری بازرگانی
- نرم افزار حسابداری خدماتی
- نرم افزار حسابداری پیمانکاری
- نرم افزار حسابداری تولیدی
- نرم افزار حسابداری شرکت پخش
نرم افزار حسابداری پیمانکاری
حسابداری پیمانکاری تفاوت‌های کلیدی با حسابداری در سایر حوزه‌ها دارد. به همین دلیل، اهمیت استفاده از نرم افزار حسابداری پیمانکاری برای این شرکت‌ها به مراتب بالاتر می‌باشد. چالش‌های متفاوت مثل مدیریت پروژه‌ها به صورت همزمان، تعیین حقوق و دستمزد افراد به صورت اختصاصی و وجود شرکای مختلف در پروژه‌ها باعث شده که نیاز به نرم افزار حسابداری پیمانکاری برای تمامی شرکت‌های پیمانکاری ضروری باشد.
راهکارهای نرم افزارحسابداری پیمانکاری
صنعت پیمانکاری از پیشینه‌ای به قدمت تاریخ بشر برخوردار است. این صنعت از زمان ساخته شدن اهرام در جوامع بشری گام به گام با تکامل بشری تکامل یافته و سیر پیشرفت خود را داشته است. پیمانکاری بخش جدایی‌ناپذیر صنعت هر کشور تلقی می‌شود. اگر پیمانکاری وجود نداشته باشد، بسیاری از پروژه‌ها و کسب‌وکارها دچار مشکل می‌شوند. با توجه به اینکه ماهیت پروژه‌ها متنوع و غیرتکراری است، ساختاری متفاوت دارند که صدالبته مدیریت آنها را بسیار دشوار می‌کند. شرکت‌های فنی، مهندسی و پیمانکاری بار زیادی از چرخه کسب‌وکار را به دوش می‌کشند و نقشی کلیدی در اقتصاد هر کشور ایفا می‌کنند. به همین دلیل مدیریت اطلاعات پروژه‌ها بسیار مهم و ضروری است.
بهای تمام‌شده در نرم افزار حسابداری پیمانکاری
برای محاسبه بهای تمام‌شده در شرکت‌های پیمانکاری باید هزینه‌ها را به صورت دقیق تعیین کنید. مهم‌ترین چالش در شناسایی هزینه، تشخیص این موضوع است که این هزینه خاص، به عهده کارفرما است یا پیمانکار؟ با استفاده از نرم افزارهای کنترل امور قرارداد می‌توان به طور تخصصی این چالش را حل نمایید. پس از شناسایی هزینه و ثبت آن در مراکز هزینه‌ای که به صورت درختی در نرم افزار حسابداری پیمانکاری ایجاد شده‌اند، می‌توانید با استفاده از یک سیستم بهای تمام‌شده دقیق‌ترین بهای تمام‌شده را محاسبه نمایید. در نظر داشته باشید که گزارشات مالی و بهای تمام‌شده عموماً در داشبوردهای مالی نمایش داده می‌شود.
محاسبه حقوق و دستمزد در نرم افزار حسابداری پیمانکاری
در نرم افزارهای یکپارچه حسابداری پیمانکاری، سیستم حسابداری با حقوق و دستمزد در ارتباط مستقیم هستند. در این نرم افزارهای می‌توان تمامی موارد مربوط به حقوق و دستمزد کارگران و کارمندان را در پروژه‌ها به صورت کامل محاسبه کرد. اسناد حسابداری حقوق و دستمزد نیز به صورت کاملاً خودکار در سیستم ثبت می‌گردد.
اهمیت حساب تفصیلی شناور در نرم افزار حسابداری پیمانکاری
برای تهیه گزارشات مقایسه‌ای بین هزینه‌ها و درآمدهای یک پروژه یا چند پروژه با هم بهتر است که حساب تفصیلی شناور به صورت تفکیکی از حساب معین ثبت شود. با این روش، اگر مثلاً آقای اکبری در چند پروژه فعال باشد، به حای چند حساب "آقای اکبری-پروژه1" ، "آقای اکبری_پروژه2" و ... یک حساب تفصیلی با عنوان "آقای اکبری" خواهیم داشت که به صورت یونیک تعیرف شده و در هنگام ثبت سند حسابداری در مقابل حساب مربوطه از این کد تفصیلی استفاده می‌نماییم. این قابلیت به طور کامل در نرم افزار محاسبان قابل اجرا می‌باشد.
دسترسی به نرم افزار حسابداری پیمانکاری
با نرم افزار حسابداری تحت وب می‌توان در هر زمان و هر مکان و با هر وسلیه‌ای به نرم افزار دسترسی داشت و اطلاعات را ثبت کرد و گزارشات مالی را به دست آورد.
مدیریت تأمین هزینه‌های موارد در نرم افزار حسابداری پیمانکاری
در نرم افزارهای یکپارچه حسابداری پیمانکاری تمامی سیستم‌های حسابداری با خرید و تدارکات و انبار در ارتباط است. در این سیستم‌ها تمامی کالاها، مواد، ورود و خروج و درخواست‌های‌شان به صورت کامل ثبت می‌گردد و حسابداری آن به صورت اتوماتیک در سیستم انجام می‌شود.
بهترین نرم افزار حسابداری پیمانکاری
برای سهولت در زمان، مدیریت همزمان چند پروژه و تحلیل اطلاعات مالی استفاده از یک نرم افزار حسابداری پیمانکاری خوب می‌تواند نقش به‌سزایی را ایفا کند. شرکت حساب رایان پارس با استفاده از راهکار مبتنی بر ERP با تکیه بر تجربیات در شرکت‌های مختلف پیمانکاری، راهکار نرم افزاری خود را در این حوزه به صورت مدون آماده ارائه به کسب‌وکارهای پیمانکاری کرده است که می‌تواند گره‌گشای مشکلات این حوزه و رونق کسب‌وکاری آنها شود. از مهم‌ترین مزایای نرم افزار حسابداری پیمانکاری محاسبان می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- سرعت ثبت و پردازش اطلاعات در آن بالاست.
- نصب راحتی دارد.
- امکان حق دسترسی تا جزئی‌ترین موارد را برای کاربران می‌توان لحاظ نمود.
- امکان استفاده در هر مکان و هر زمان را دارد.
- بهترین امکانات را برای شرکت‌های پیمانکاری فراهم می‌آورد.
- امنیت بالایی دارد.
- گزارشات دقیقی را ارائه می‌نماید.
- کاملاً یکپارچه و جامع است و تمامی سیستم‌ها با هم در ارتباط هستند.
ویژگی‌ها و امکانات راهکار پیمانکاری حساب رایان
- تنظیم شروع و پایان دوره مالی
- محاسبه قیمت تمام‌شده به تفکیک هر پروژه
- ارتباط بین دفتر مرکزی و سایت‌های پروژه به صورت آنلاین و آفلاین
- کنترل اقلام مصرفی در هر پروژه
- محاسبه حقوق و دستمزد، صورت وضعیت، پیگیری قرارداد، ثبت تضمین و ...
- کنترل قرارداد کارفرمایی و پیمانکاری با استفاده از نرم افزار امور قراردادها
- ثبت پروژه به صورت گروه و زیرگروه
- امکان یکپارچگی کامل تمامی سیستم‌های حسابداری، خزانه‌داری، انبار، خرید و فروش، حقوق و دستمزد، امور قراردادها و ...
- مدیریت املاک و مستغلات شرکت‌های پیمانکاری (ویژه مسکن و شهرسازی)
- استفاده از داشبوردهای مالی و مدیریتی (BI) جهت گزارشگیری دقیق پروژه‌ها و هزینه‌ها
نرم افزار حسابداری محاسبان
شرکت حساب رایان پارس به عنوان یک شرکت دانش‌بنیان و با سابقه درخشان، قریب به دو دهه در تولید و ارائه نرم افزارهای یکپارچه حسابداری، مالی و اداری محاسبان با رویکرد ERP فعالیت دارد. شرکت حساب رایان پارس در ارائه نرم افزار حسابداری و داشبورد مالی محاسبان، بیش از ۴۰۰۰ مشتری در سراسر کشور دارد.
منبع: کتاب قانون دائمی مالیات بر ارزش افزوده- دکتر حمزه اسدپور
