تمامی کسب‌وکارهایی که در حال رشد هستند و یا رشد مناسبی تا به حال داشته‌اند، با مشکلات مختلفی حول محور انتخاب بهترین نرم افزارها در حوزه کاری خود مواجه‌اند. عدم برنامه‌ریزی مناسب برای انتخاب نرم افزارهای یکپارچه مالی و اداری می‌تواند مشکلات سازمانها و کسب‌وکارها را دوچندان کند، زیرا اگر نرم افزارها به صورت جداگانه خریداری شوند و تعامل مناسبی با یکدیگر نداشته باشند، زمان و پول زیادی را هدر خواهند داد که طبیعتاً در روند رشد سازمان اخلال ایجاد می‌کند. درست همینجاست که نرم افزارهای یکپارچه به کمک سازمانها می‌شتابند.
ساختار یک کسب‌وکار بدون نرم افزارهای یکپارچه
یک سازمان نوپا و یا سازمانی که با سرعت زیادی در حال رشد است، به راحتی می‌تواند به وسیله مجموعه نرم افزارهای متفاوت و جدا از هم گرفتار شود. شاید این سوال برای شما پیش بیاید که چگونه این امر ممکن است؟ جواب بسیار ساده است: زمانی که سازمانی شروع به کار می‌کند نیاز به یک نرم افزار حسابداری جامع دارد، بعد از آن برای گسترش کسب‌وکار خود حتماً به تهیه کردن نرم افزارهای موجودی انبار، تولید، بهای تمام‌شده و .... فکر می‌کند. اگر این نرم افزارها از سازنده‌های متفاوت خریداری شوند، امکان برقراری ارتباط برای دریافت داده‌ها بین آنها بسیار مشکل می‌شود و هربار باید حجم زیادی از دیتا توسط کاربر برای آنها تعریف شود. این یعنی عدم وجود انعطاف‌پذیری، صرف زمان و پول بیهوده که از سرعت پیشرفت سازمان جلوگیری خواهد کرد.
معایب عدم استفاده از نرم افزارهای یکپارچه
- هدر رفت بهره‌وری همکاران:
زمانی که در حال رشد و گسترش کسب‌وکار هستید، هر کاربر مجموعه شما باید در بالاترین سطح بهره‌وری باشد، این یعنی جلوگیری از پیش‌آمد امور تکراری و بیهوده. به عنوان مثال، اگر یک شخص در حال ورود اطلاعات به نرم افزار حسابداری است و همزمان شخصی دیگر همان اطلاعات را در نرم افزار انبار و یا نرم افزار تولید وارد کند، بهره‌وری هر دو کاربر کاهش می‌یابد.
- عدم نمایش زمان صرف‌شده واقعی:
زمانی که نرم افزارهای یکپارچه مستقر نداشته باشید، طبیعتاً دارای پایگاه داده‌های متفاوت از هم هستید. به همین دلیل به راحتی نمی‌توانید دیدگاهی کلی از زمان صرف‌شده در عملکرد کسب‌وکار خود را به موقع دریافت کنید. دریافت گزارش از عملکرد مالی، فروش، بازاریابی، خدمات، پشتیبانی و ... امری حیاتی و بسیار مهم است که خیلی از سازمانها به دلیل زمان‌بر بودن بسیار زیاد گزارش‌گیری از چندین نرم افزار، از این مهم چشم‌پوشی می‌کنند و صدمات جبران‌ناپذیری را دریافت می‌کنند.
- کاهش رضایت مشتریان:
در حال حاضر، مشتریان توقع سرعت و دقت بالا در زمان خرید و یا دریافت خدمات دارند. اگر سیستم‌های یکپارچه نداشته باشید و دچار پیچیدگی‌های زمان‌بر و مشکل‌ساز شوید، قطعاً به مرور زمان مشتریان و مخاطبان خود را از دست خواهید داد.
مزایای استفاده از نرم افزارهای یکپارچه
- بهبود فرایندها در سرتاسر سازمان:
مسلماً در هر سازمان چندین فرایند کاری کلیدی وجود دارد که با اتوماتیزه شدن آنها توسط سیستم‌های یکپارچه، فرایندهای کاری بهبود موثری می‌یابند و از طرفی نیاز سازمان به استخدام افراد جدید برای اداره این امور را کاهش می‌دهد.
- کاهش زمان و هزینه صرف‌شده:
به دلیل عدم درگیری کاربران و مخاطبان با چندین سیستم مختلف، زمان صرف‌شده کاهش می‌یابد و نیازی به خرید تعداد زیادی سیستم سخت افزاری نیست. بنابراین، در صرف هزینه برای خرید آنها و استقرار یک کاربر برای آن، صرفه‌جویی خواهد شد.
- افزایش سرعت رشد مجموعه:
با وجود نرم افزارهای مالی و اداری یکپارچه، به دلیل وجود نظم فرآیندهای مدیریت حسابداری و داده‌ها، توسعه سازمان به مکان‌های مختلف و اضافه کردن کانال‌های فروش فرعی، راحت‌تر و با سرعت بیشتری انجام خواهد شد.
کلام آخر
امروزه عملاً در هر صنعتی، سازمانها و مجموعه‌ها در حال استفاده از نرم افزارهای مالی، اداری، تخصصی و ... پیچیده‌ای هستند تا رشد و تعالی خود را تضمین کنند. اما هنوز سازمان‌هایی وجود دارند که در حال تقلا برای مدیریت هزینه و در نتیجه بقا در صنعت خود هستند، زیرا همچنان دارای ترکیبی از نرم افزارهای جدا از هم و غیرمرتبط هستند که گلوگاه‌های زیادی برای آنها ایجاد می‌کند. در حالی که پکیج‌های نرم افزاری یکپارچه مالی و اداری می‌توانند شرکت‌ها و سازمانها را به سمت رشد و پیشرفت هدایت کنند و آنها را از مشکلاتی که ممکن است مانع پیشرفتشان شود دور سازند.
اگر هنوز از نرم افزارهای یکپارچه در شرکت و یا سازمان خود استفاده نمی‌کنید، باید بگوییم جلوی ضرر را از هرجا که بگیرید منفعت است. ما به شما پیشنهاد می‌کنیم یک بار هزینه درست و به‌جا برای خرید نرم افزارهای یکپارچه انجام دهید تا از مشکلات و هزینه‌های جانبی رهایی یابید. نظر شما چیست؟ از آنجا که شما نیز تجربیات و آموخته‌های فراوانی دارید که می‌تواند برای مخاطبان حساب رایان مفید باشد، پیشنهاد می‌دهیم با ثبت نظر خود در بخش کامنت‌ها به همکاران خود کمک کنید!
