چگونه یک سیستم حسابداری انتخاب کنیم

به طور کلی در مسیر انتخاب، نصب و اجرای نرم افزار حسابداری جدید، چالش‌های فراوانی وجود دارد. اما از سوی دیگر به واسطه نصب و راه‌اندازی این نرم افزار، فرصت‌های فراوانی برای سازمان خلق خواهد شد.
بطور مثال می‌توان کنترل بیشتری بر امور مالی سازمان داشت، تصمیمات بهتری اتخاذ کرد و جریان نقدینگی را بهبود بخشید.

در ادامه این مطالعه، شش گام ذیل را برای انتخاب موفقیت‌آمیز نرم افزار حسابداری تشریح می‌نماییم:

در اصل نرم افزار حسابداری، اطلاعاتی را فراهم می‌سازد که برای اغلب بخش‌های سازمان قابل استفاده و بهره‌برداری است. بخاطر همین است که انتخاب نرم افزار جدید نباید صرفاً به دپارتمان یا مدیر خاصی محول گردد. بلکه گروه‌های میان وظیفه‌ای در سازمان (که متشکل از افراد متخصصی از دپارتمان‌های گوناگون هستند) وجود دارند که وظیفه انتخاب، اجرا و بهره‌برداری از این نرم افزار را بر عهده دارند.

در فرآیند انتخاب نرم افزار حسابداری خوب برای سازمان‌ها و کسب و کارها، افراد زیر باید حضور داشته باشند:

2) تعریف چالش‌‌ها

شناخت توانمندی‌‌ها و نقاط ضعف اطلاعات مالی کسب‌وکار برای انتخاب راه‌حل نرم‌افزاری مناسب حسابداری، ضروری است. هرچه فرد با چالش‌های کسب‌وکاری که توسط این نرم افزار قابل حل است، بیشتر آشنا باشد، تصمیمات آگاهانه‌تری می‌تواند در مسیر انتخاب نرم افزار بهتر اتخاذ نماید.

سوالاتی که در این میان پیش می‌آید به شرح ذیل است:

1) در حال حاضر سازمان شما چه چالش‌هایی را از سوی سیستم حسابداری خود تجربه می‌کند؟

برای پاسخ به این سوال لازم است در وهله نخست، فهرستی از چالش‌هایی که سازمان در حال حاضر مواجه است، تهیه شود. سپس بایستی فهرست دومی متشکل از کارهایی که باید انجام بگیرد اما سیستم فعلی قادر به انجام آن نیست، تهیه شود. این اطلاعات، فهرست اصلی نیازمندی‌ها را تشکیل خواهد داد و هنگام ارزیابی نرم افزار حسابداری جدید، قابل استفاده می‌باشند.

2) با اجرای نرم افزار جدید حسابداری چه مقداری برای TCO و TVO پیشبینی می‌کنید؟

فضای فعلی و جدید کسب و کار ایجاب می‌کند که سازمان‌ها بر هزینه‌های مربوط به سرمایه‌گذاری‌های فناوری خود تأکید و دقت نظر نمایند. برای این منظور لازم است به محض آنکه بررسی راه‌حل‌های نرم‌افزار حسابداری را آغاز می‌نماییم، مقدار هزینه کل مالکیت (TCO) و ارزش کل مالکیت (TVO) را برآورد کنیم. TCO، برآوردی مالی برای کمک به ارزیابی هزینه‌های مستقیم و غیرمستقیم نرم افزار انتخابی است. در مقابل، TVO بر درک اینکه چطور سیستم می‌تواند بر سازمان اثر گذاشته و آن را جهت دستیابی به اهداف راهبردی کمک نماید، متمرکز است.

اکثر سازمان‌ها، کسب‌وکارشان را به ترتیب زیر مکانیزه می‌کنند:

سایر سوالاتی که می بایست پرسیده شوند به شرح ذیل است:
3- مزایای سیستم و فرآیندهای فعلی سازمان چیست؟
4- برای تصمیم‌گیری راهبردی به چه داده‌ها و اطلاعاتی نیاز است؟
5- برای پیشبینی و کنترل جریان نقدینگی سازمان به چه چیزهایی نیاز است؟
6- برای مدیریت دارایی‌ها به چه اطلاعاتی نیاز است؟
7- برای رشد و توسعه سازمان، چه چیزهایی باید مکانیزه شود؟
8- چقدر می‌بایست انعطاف‌پذیر بود؟

3) انتخاب یک مشاور معتمد و یک مدیر پروژه

این امکان وجود دارد که در بین کارکنان سازمان، افراد شایسته و متخصصی باشند که قادر به اجرای موفقیت‌آمیز سیستم حسابداری هستند. اما امکان اینکه افراد متخصص و زمان کافی جهت تحلیل، خرید، نصب و راه‌اندازی و نگهداری این سیستم وجود نداشته باشد، بیشتر است. در این میان یک مشاور شایسته و معتمد می‌تواند به طور قابل توجهی کمک کند. مشاوران، متخصصانی هستند که دارای دانش و تجربه کافی در فرآیندهای خرید و اجرای این سیستم‌ها هستند. به منظور یافتن یک مشاور متعهد و شایسته برای خرید و اجرای نرم افزار جدید حسابداری راهکارهای خاصی وجود دارد که در ادامه به تعدادی از آنها اشاره می شود:

• درخواست از دپارتمان سیستم‌های اطلاعاتی برای ارایه نظرات سازنده در انتخاب مشاور
• درخواست از همکاران برای اعمال نقطه نظرات خود در این خصوص
• شرکت در سمینار یا برنامه‌های تجاری صنعتی
• مرور نشریات حسابداری
• گفتگو با شرکای تجاری به ویژه افراد فعال در صنعت مربوطه

برای یافتن مشاور یا تامین کننده اصلح نرم افزار حسابداری می بایست پرسش‌های زیر را مطرح ساخت:

• آیا این تامین کننده دارای سوابق اجرایی بوده و بک‌گراند کاریش به چه صورت است؟
• آیا این مشاور، پکیج کاملی از خدمات ارایه می‌نماید؟
• آیا این تامین کننده به نقطه نظرات ما توجه می‌کند و به اصطلاح گوش حرف شنو دارد؟
• آیا این تامین کننده ارتباط شفافی با ما خواهد داشت؟
• آیا فکر می‌کنید قادر به همکاری با این تامین کننده هستید؟

4) ارزیابی عملکرد برنامه کاربردی

زمانی که تامین کننده یا مشاوری برای همکاری برگزیده می‌شود، بررسی کارکردهای خاص نرم‌افزاری زمان زیادی را می‌گیرد. در ادامه به موردی اشاره خواهد شد که اغلب شرکت‌های ارائه‌دهنده نرم افزارهای حسابداری آن را مطرح نمی‌کنند. این موضوع عبارت است از اینکه " اکثر برنامه‌های کاربردی اساساً وظایف و کارکردهای مشابهی دارند، اما ماهیتاً روش انجام کار در آنها با یکدیگر تفاوت دارد".
در ادامه به برخی از نکات کلیدی در هنگام بررسی راهکارهای گوناگون نرم افزار حسابداری اشاره می‌شود.

5) انتخاب فروشنده نرم افزار

پس از شناخت قابلیت‌های گوناگون نرم افزار حسابداری حال زمان انتخاب نرم افزار و فروشنده آن است.
در ادامه، مواردی را که می بایست در انتخاب فروشنده نرم‌افزار درنظر داشت تشریح می‌شود.

6) اجرای سیستم

زمانی که فروشنده و نرم‌افزار مورد نظر انتخاب و خریداری شد، حال موقع نصب و اجرای نرم افزار است. این فرآیند از جمله جذاب‌ترین فرآیندها بوده و برای انجام موفقیت‌آمیز آن می‌بایست موارد ذیل را دنبال کرد: