چگونه یک سیستم حسابداری انتخاب کنیم

انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری برای سازمان، از جمله کلیدی ترین تصمیمات کسب و کار محسوب می‌شود. این راهنما ، اطلاعات لازم را برای تصمیم‌گیری در این خصوص فراهم می سازد. بسیاری از سازمان‌ها برای مدت طولانی از سیستم‌ های سنتی فعلی حسابداری خود بهره می برند. واضح است چیزی که برای مدت مدیدی استفاده شود به عادت تبدیل خواهد شد و جدا شدن از آن و پوست اندازی کاری بس دشوار خواهد شد. 

به‌علاوه برای تغییر سیستم و یادگیری سیستم جدید ، نیاز به صرف هزینه و زمان زیادی خواهد بود. سیستم جدید برای اینکه پاسخگوی نیازهای کسب و کار باشد باید با فعالیت های فعلی کسب و کار هماهنگ بوده و با نوآوری های فناوری سازگار باشد. به عبارت دیگر، در حالت ایده آل، ما نیازمند نرم افزاری هستیم که ساده و هوشمند بوده و به راحتی با اقداماتی که پیشتر در کسب و کار انجام می پذیرفت سازگار باشد.

 

منافع حاصل از یک سیستم حسابداری خوب

یک نرم افزار حسابداری که به طور صحیح نصب و اجرا شده باشد قادر است منافع زیادی را برای سازمان حاصل نماید، که از آن جمله می‌توان به موارد ذیل اشاره کرد:
  • قابلیت‌های بهتر در تصمیم‌گیری

  • بهبود جریان نقدینگی:

    یکپارچه‌سازی صورت حساب‌ها، موجودی انبار، حساب‌های دریافتی و حساب‌های پرداختنی این امکان را برای مدیران و کارشناسان مربوطه فرآهم می‌سازد تا نقدینگی ارزشمند شرکت را به سادگی و به طور کارا مدیریت نمایند.

  • اطلاعات صحیح‌تر:

    با در اختیار داشتن نرم افزار کاملاً یکپارچه حسابداری، نه تنها دارای اطلاعات بیشتر خواهیم بود، بلکه از اطلاعات صحیح‌تری هم برخوردار خواهیم شد.

  • کنترل بیشتر اطلاعات:

    نرم افزار یکپارچه حسابداری امکان دسترسی به اطلاعات مهم مالی را در زمان مورد نیاز فراهم می‌سازد.

  • مبنایی برای رشد و توسعه:

    نرم افزار حسابداری مناسب، با رشد و توسعه سازمان (چه از نظر اندازه سازمانی، چه افزایش تعداد بخش‌ها و دپارتمان‌ها و چه افزایش تعداد کاربران) نیز قادر است خود را سازگار نماید.

به طور کلی در مسیر انتخاب، نصب و اجرای نرم افزار حسابداری جدید، چالش‌های فراوانی وجود دارد. اما از سوی دیگر به واسطه نصب و راه‌اندازی این نرم افزار، فرصت‌های فراوانی برای سازمان خلق خواهد شد.
بطور مثال می‌توان کنترل بیشتری بر امور مالی سازمان داشت، تصمیمات بهتری اتخاذ کرد و جریان نقدینگی را بهبود بخشید.

درخواست-مشاوره

در ادامه این مطالعه، شش گام ذیل را برای انتخاب موفقیت‌آمیز نرم افزار حسابداری تشریح می‌نماییم:

  • درگیرساختن افراد شایسته و کاردان

  • تعریف چالش‌ها

  • تخصیص مدیر پروژه به فرآیند

  • ارزیابی عملکرد برنامه کاربردی

  • انتخاب یکی از فروشندگان نرم افزار

  • اجرای سیستم، از طریق توسعه برنامه آموزشی و برنامه اجرایی فاز 1

در اصل نرم افزار حسابداری، اطلاعاتی را فراهم می‌سازد که برای اغلب بخش‌های سازمان قابل استفاده و بهره‌برداری است. بخاطر همین است که انتخاب نرم افزار جدید نباید صرفاً به دپارتمان یا مدیر خاصی محول گردد. بلکه گروه‌های میان وظیفه‌ای در سازمان (که متشکل از افراد متخصصی از دپارتمان‌های گوناگون هستند) وجود دارند که وظیفه انتخاب، اجرا و بهره‌برداری از این نرم افزار را بر عهده دارند.

در فرآیند انتخاب نرم افزار حسابداری خوب برای سازمان‌ها و کسب و کارها، افراد زیر باید حضور داشته باشند:


  1. کاربران سیستم
  2. مدیران سیستم
  3. مشتریان سیستم
  4. تصمیم گیران و امضاء کنندگان نهایی سیستم
  5. کارکنان سیستم‌های اطلاعاتی

انتخاب-سیستم-حسابداری

2) تعریف چالش‌‌ها

شناخت توانمندی‌‌ها و نقاط ضعف اطلاعات مالی کسب‌وکار برای انتخاب راه‌حل نرم‌افزاری مناسب حسابداری، ضروری است. هرچه فرد با چالش‌های کسب‌وکاری که توسط این نرم افزار قابل حل است، بیشتر آشنا باشد، تصمیمات آگاهانه‌تری می‌تواند در مسیر انتخاب نرم افزار بهتر اتخاذ نماید.

سوالاتی که در این میان پیش می‌آید به شرح ذیل است:

1) در حال حاضر سازمان شما چه چالش‌هایی را از سوی سیستم حسابداری خود تجربه می‌کند؟

برای پاسخ به این سوال لازم است در وهله نخست، فهرستی از چالش‌هایی که سازمان در حال حاضر مواجه است، تهیه شود. سپس بایستی فهرست دومی متشکل از کارهایی که باید انجام بگیرد اما سیستم فعلی قادر به انجام آن نیست، تهیه شود. این اطلاعات، فهرست اصلی نیازمندی‌ها را تشکیل خواهد داد و هنگام ارزیابی نرم افزار حسابداری جدید، قابل استفاده می‌باشند.


2) با اجرای نرم افزار جدید حسابداری چه مقداری برای TCO و TVO پیشبینی می‌کنید؟

فضای فعلی و جدید کسب و کار ایجاب می‌کند که سازمان‌ها بر هزینه‌های مربوط به سرمایه‌گذاری‌های فناوری خود تأکید و دقت نظر نمایند. برای این منظور لازم است به محض آنکه بررسی راه‌حل‌های نرم‌افزار حسابداری را آغاز می‌نماییم، مقدار هزینه کل مالکیت (TCO) و ارزش کل مالکیت (TVO) را برآورد کنیم. TCO، برآوردی مالی برای کمک به ارزیابی هزینه‌های مستقیم و غیرمستقیم نرم افزار انتخابی است. در مقابل، TVO بر درک اینکه چطور سیستم می‌تواند بر سازمان اثر گذاشته و آن را جهت دستیابی به اهداف راهبردی کمک نماید، متمرکز است.

اکثر سازمان‌ها، کسب‌وکارشان را به ترتیب زیر مکانیزه می‌کنند:

  • پردازش کلمه و صفحه گسترده

  • دفتر کل (معین عام)

  • صدور صورتحساب / حساب‌‌های دریافتنی

  • حساب‌های پرداختنی

  • موجودی انبار

  • سفارش فروش

  • سفارش خرید

  • لیست حقوق / منابع انسانی

  • هزینه شغل / تولید

  • گزارش‌های متعارف مدیریتی

سایر سوالاتی که می بایست پرسیده شوند به شرح ذیل است:
3- مزایای سیستم و فرآیندهای فعلی سازمان چیست؟
4- برای تصمیم‌گیری راهبردی به چه داده‌ها و اطلاعاتی نیاز است؟
5- برای پیشبینی و کنترل جریان نقدینگی سازمان به چه چیزهایی نیاز است؟
6- برای مدیریت دارایی‌ها به چه اطلاعاتی نیاز است؟
7- برای رشد و توسعه سازمان، چه چیزهایی باید مکانیزه شود؟
8- چقدر می‌بایست انعطاف‌پذیر بود؟

سیستم-حسابداری-انتخاب-کنیم

3) انتخاب یک مشاور معتمد و یک مدیر پروژه

این امکان وجود دارد که در بین کارکنان سازمان، افراد شایسته و متخصصی باشند که قادر به اجرای موفقیت‌آمیز سیستم حسابداری هستند. اما امکان اینکه افراد متخصص و زمان کافی جهت تحلیل، خرید، نصب و راه‌اندازی و نگهداری این سیستم وجود نداشته باشد، بیشتر است. در این میان یک مشاور شایسته و معتمد می‌تواند به طور قابل توجهی کمک کند. مشاوران، متخصصانی هستند که دارای دانش و تجربه کافی در فرآیندهای خرید و اجرای این سیستم‌ها هستند. به منظور یافتن یک مشاور متعهد و شایسته برای خرید و اجرای نرم افزار جدید حسابداری راهکارهای خاصی وجود دارد که در ادامه به تعدادی از آنها اشاره می شود:

  • درخواست از دپارتمان سیستم‌های اطلاعاتی برای ارایه نظرات سازنده در انتخاب مشاور
  • درخواست از همکاران برای اعمال نقطه نظرات خود در این خصوص
  • شرکت در سمینار یا برنامه‌های تجاری صنعتی
  • مرور نشریات حسابداری
  • گفتگو با شرکای تجاری به ویژه افراد فعال در صنعت مربوطه

برای یافتن مشاور یا تامین کننده اصلح نرم افزار حسابداری می بایست پرسش‌های زیر را مطرح ساخت:

  • آیا این تامین کننده دارای سوابق اجرایی بوده و بک‌گراند کاریش به چه صورت است؟
  • آیا این مشاور، پکیج کاملی از خدمات ارایه می‌نماید؟
  • آیا این تامین کننده به نقطه نظرات ما توجه می‌کند و به اصطلاح گوش حرف شنو دارد؟
  • آیا این تامین کننده ارتباط شفافی با ما خواهد داشت؟
  • آیا فکر می‌کنید قادر به همکاری با این تامین کننده هستید؟

4) ارزیابی عملکرد برنامه کاربردی

زمانی که تامین کننده یا مشاوری برای همکاری برگزیده می‌شود، بررسی کارکردهای خاص نرم‌افزاری زمان زیادی را می‌گیرد. در ادامه به موردی اشاره خواهد شد که اغلب شرکت‌های ارائه‌دهنده نرم افزارهای حسابداری آن را مطرح نمی‌کنند. این موضوع عبارت است از اینکه " اکثر برنامه‌های کاربردی اساساً وظایف و کارکردهای مشابهی دارند، اما ماهیتاً روش انجام کار در آنها با یکدیگر تفاوت دارد".
در ادامه به برخی از نکات کلیدی در هنگام بررسی راهکارهای گوناگون نرم افزار حسابداری اشاره می‌شود.

  • شرکت:

    چقدر با شرکتی که از آن نرم افزار را تهیه می‌کنید آشنا هستید و از سوابق اجرایی آن باخبر هستید؟

  • مقیاس‌پذیری نرم افزار:

    یعنی آن نرم افزار چقدر قادر است با رشد و توسعه سازمان سازگار باشد؟

  • استقرار سیستم بر اساس نیاز یا فرضیات اولیه مشتریان:

    تا بحال سازمان‌ها مجبور بودند نخست مجوز نرم افزار را تهیه کنند، رایانه‌هایی را خریداری کرده و برنامه های کاربردی را بر روی آن نصب و اجرا نمایند. با پیشرفت فناوری‌های شبکه‌ای و دسترسی گسترده به فضای اینترنت، روش‌های جدیدی پدیدار شده است. امروزه به منظور ارزیابی نرم افزار باید به این سوال پاسخ داد که آیا اجرای راه‌حل‌های نرم افزاری باید بر اساس نیاز مشتری باشد یا بر اساس پیش‌فرض‌های آنها.

  • سرعت نصب و راه‌اندازی:

    یکی از تعهدات فروشنده نرم افزار حسابداری، نصب و راه‌اندازی این سیستم برای مشتری (سازمان) می‌باشد. حال نکته‌ای که در این خلال حائز اهمیت جلوه می‌نماید، این است که کارایی و سرعت نصب و راه‌اندازی این نرم افزار جدید چقدر است. به طور کلی هرچه زمان بیشتری صرف نصب و راه‌اندازی این نرم افزار شود، هزینه بیشتری به سازمان تحمیل خواهد شد.

  • سهولت استفاده:

    به طور کلی، کسب‌وکار و به طور اخص حسابداری می‌تواند پیچیده باشد. لذا سازمان‌ها نیازمند راه‌حل‌های حسابداری هستند که ساده و منطقی بوده و راحت قابل یادگیری و استفاده باشند.

  • روشن شدن زوایای مواردی که ممکن است نادیده انگاشته شود:

    از تامین کنندگان درخواست شود که دقیقاً بخش‌های مختلف نرم افزار را برای سازمان تشریح کرده و مشخص نماید که هریک از کارکردهای (فانکشن‌‌های) اختیاری، چه هزینه‌ای را به سازمان تحمیل می‌نماید.

  • ظرفیت:

    مشخص شود که آیا در نرم افزار، محدودیت‌های فنی (مثلاً: در حداکثر تعداد مشتریان، فروشندگان، آیتم‌های موجودی و ...) برای هندل‌کردن وجود دارد؟

  • قابلیت‌های گزارش‌گیری:

    آیا نرم افزار جدید قابلیت ارایه گزارش‌های مورد نیاز سازمان را دارد؟

  • سهولت ورود داده‌ها:

    مشخص شود که آیا اطلاعات به راحتی و به سرعت قابل ورود و ویرایش در سیستم هست یا خیر؟

  • معتبرسازی داده‌ها:

    مشخص شود که سیستم انتخاب‌شده چقدر قادر به شناسایی و رفع اشتباهات داده‌های ورودی است؟

  • رسیدگی به خطاها:

    مشخص شود که سیستم چقدر قادر به ممانعت از بروز تراکنش‌های ناموفق بوده و چقدر از حذف داده‌ها و اطلاعات کلیدی در سیستم از سوی کاربران جلوگیری می‌شود.

  • امنیت:

    میزان حفاظت از گزارش‌ها و وظایف حساس از طریق پسوردها (گذرواژه‌ها) به طور مستقیم وابسته به میزان امنیت در برنامه است. لذا باید مشخص شود سیستم جدید از این به بعد در چه وضعیتی قرار دارد.

درخواست-دمو

5) انتخاب فروشنده نرم افزار

پس از شناخت قابلیت‌های گوناگون نرم افزار حسابداری حال زمان انتخاب نرم افزار و فروشنده آن است.
در ادامه، مواردی را که می بایست در انتخاب فروشنده نرم‌افزار درنظر داشت تشریح می‌شود.

  • تعداد نمایندگی‌ها و دفاتر فروش سازمان فروشنده: که هرچه بیشتر باشد بیانگر استقبال از آن فروشنده خواهد بود.

  • بروزرسانی مستمر نرم افزار: تامین‌کننده خوب نرم افزار حسابداری، تامین‌کننده‌ای است که نرم افزار را به طور مستمر بروزرسانی نموده و ایرادات و باگ‌های نرم افزار را به طور دائم اصلاح و رفع می‌کند.

  • مسیر تکامل و ارایه نسخه های جدید نرم افزار (Upgrade): شرکت خوب تامین‌کننده نرم افزار، شرکتی است که سرمایه‌گذاری هنگفتی بر مهندسی و توسعه طرح‌های جدید محصول خود نموده و آن را به طور منظم بهبود بخشد.

  • تیم پشتیبانی فنی خوب: شرکت ارایه‌دهنده نرم افزار باید به طور مستمر و متعهدانه، پس از فروش نرم افزار، اقدامات پشتیبانی از نرم افزار را به خوبی انجام داده و پاسخگوی سوالات و مشکلات سازمان و کاربران باشد.

6) اجرای سیستم

زمانی که فروشنده و نرم‌افزار مورد نظر انتخاب و خریداری شد، حال موقع نصب و اجرای نرم افزار است. این فرآیند از جمله جذاب‌ترین فرآیندها بوده و برای انجام موفقیت‌آمیز آن می‌بایست موارد ذیل را دنبال کرد:

  • اصلاح و تکمیل نرم افزار را به زمان دیگری موکول کرد: یعنی در وهله نخست لازم است ساختارهای بنیادین نرم افزار در سازمان مستقر شده، سپس برای تکمیل، شخصی‌سازی و اضافه‌کردن ماژول‌های خاص به آن اقدام کرد.

  • فرآهم کردن بستری مناسب جهت آموزش سیستم به کاربران.

  • آگاه ساختن کارکنان و تمامی افراد درگیر در سیستم جدید با کارکردهای سیستم جدید.

  • در فرآیند اجرا باید آهسته و پیوسته گام برداشت. عجله در اجرای نرم‌افزار منجر به بروز مشکلات عدیده‌ای خواهد شد.

  • از آنجا که ورود یک سیستم جدید و برچیدن سیستم‌های سنتی نیازمند تعریف شغل‌ها و پست‌های جدیدی برای سازمان است با دقت در این امر میزان تعهد کاربران را افزایش دهید.

  • برنامه‌ریزی برای بررسی و ارزیابی مستمر نرم افزار (سیستم جدید)

پنج اشتباه رایجی که افراد هنگام انتخاب نرم‌افزار حسابداری با آن مواجه می‌شوند به شرح ذیل است:

  1. پیش از انتخاب سیستم جدید، بررسی دقیق و تحلیلی بر کارکردهای موردنیاز سیستم و انتظارات و نیازمندی‌های خود از سیستم انجام نمی‌دهند.

  2. سوء برداشت از مزایای مکانیزه‌سازی فرآیندهای سازمان.

  3. نادیده‌ انگاشتن منافعی که کمی نبوده و محاسبه آنها دشوار است (مثل بهره‌وری، تصمیم‌گیری بهتر و صحیح‌‌تر و ... )

  4. درگیر نشدن مدیران و کارکنان سازمان در فرآیند انتخاب و واگذاری کامل آن به مشاور.

  5. استنباط اینکه نرم افزار حسابداری تنها به درد حسابداران خورده و سایر افراد و دپارتمان‌ها بهره‌ای از آن نمی‌برند.