بهترین نرم افزار یکپارچه مالی و اداری و ویژگی‌های آن از نگاه مشتری

 در مقاله قبلی قول دادیم که به بررسی نظر مشتری (خریدار) بپردازیم تا ببینیم مشتریان در مورد بهترین نرم افزار یکپارچه مالی چه دیدگاهی دارند.

بررسی بهترین نرم افزار یکپارچه مالی و اداری از نگاه مشتری نرم افزار

مشتری به عنوان استفاده‌کننده نرم افزار یکپارچه مالی و اداری و عاملی که نقش اصلی و تعیین‌کننده را در مشخص کردن کیفیت نرم افزار بر عهده دارد، علاوه بر پارامترهایی که از نگاه تولیدکننده نرم افزار مطرح شده و برای وی نیز حائز اهمیت است، پارامترها و عوامل مهم دیگری مد نظر دارد که در جایگاه خود بسیار مهم و قابل توجه است.

هر مشتری بر اساس صنعتی که در آن فعالیت دارد، مقیاس کسب‌وکار، نوع فعالیت و خدمات، تعداد و گستره دفاتر و نیروی انسانی و ده‌ها ویژگی دیگر، نیاز به تعداد زیادی نرم افزار عمومی و تخصصی دارد. فارغ از زمینه فعالیت شرکت و نوع نرم افزارهای مربوط به آن حوزه، نرم افزار یکپارچه مالی و اداری جزو تفکیک‌ناپذیر و یکی از نیازهای اصلی و مهم است و حتی شاید بتوان آن را قلب نرم افزارهای شرکت دانست.

هر جا که تبادلات مالی وجود داشته باشد، قطعاً اطلاعات طرفین این تبادلات نیز وجود دارد و حتماً علاوه بر اطلاعات مالی، اطلاعات نیروی انسانی و اموال و دارایی‌ها نیز وجود دارد. بنابراین، همه چالش‌ها و دغدغه‌های مربوط به این موضوعات نیز دارای اهمیت است و باید مورد توجه قرار گیرد. اما اولویت‌های کاربر و مشتری نرم افزار با توجه به شرایط اقتصادی و مالی، نوع نیاز و میزان دانش مدیران آن متفاوت است. به همین دلیل، می‌توان به جرأت بیان کرد که بین کلیه کسب‌وکارها این اولویت‌ها تفاوت دارد. ما به برخی از این اولویت‌های مشترک اشاره می‌کنیم تا شما هم دید بهتری پیدا کنید.

هزینه و قیمت نرم افزار و خدمات پس از فروش

اولین معیار تصمیم‌گیری شرکت‌ها و کسب‌وکارها برای خرید یک محصول یا خدمت، بودجه در اختیار برای آن است. کسب‌وکارهایی که به این میزان از بالندگی و بلوغ رسیده‌اند که در صدد پیاده‌سازی اتوماسیون اداری هستند، معمولاً دارای مدیرانی باتجربه و با ادراک بالای ساختار سازمانی هستند، این مدیران عموماً از سازمانی دیگر به سازمان جدید منتقل شده‌اند و تجربه‌های ارزنده‌ای همراه خود دارند.

بر اساس تجارب مدیران و شناختی که از قیمت و هزینه‌های نهان نرم افزارهای مطرح موجود در بازار دارند، شرکت‌ها بودجه‌ای برای تهیه نرم افزار در نظر می‌گیرند که این بودجه معمولاً تعیین‌کننده عناوین موجود در فهرست شرکت‌های مورد نظر جهت خرید نرم افزار است.

اما بعضی از مدیران پا را فراتر نهاده و بودجه را از پارامتر اول حذف می‌کنند و در اسرع وقت از شرکت باسابقه‌ای که از قبل نسبت به آن شناخت و تجربه دارند نرم افزار خرید می‌کنند. قیمت خرید اولیه نرم افزار ممکن است بالا به نظر برسد، اما تجربه مدیری که در این خصوص اقدام کرده، شامل هزینه‌های نگهداری و پشتیبانی نیز بوده و در واقع مدیر خریدار نرم افزار، هزینه تمام‌شده نرم افزار را در یک دوره چند ساله در نظر گرفته است.

بنابراین، اگر شما هم با فهرستی از چند شرکت روبرو هستید که از نظر فنی بر اساس معیارهای شما مورد قبول واقع شده‌اند، اما با طیف وسیع و متنوعی از قیمت نرم افزار روبرو هستید، بهتر است جزئیات هزینه‌های پنهان نرم افزار شامل نگهداری، پشتیبانی و ارتقا را هم بررسی و به قیمت‌های فوق اضافه کنید. به این ترتیب، امکان تصمیم‌گیری برای شما راحت‌تر خواهد بود و شرکت‌های باسابقه و موفق در این زمینه، قیمت‌های شفافی برای میزان خدمات بر اساس ساعت یا بازه‌های زمانی دارند که به راحتی تغییر نخواهد کرد.

سابقه، عملکرد و نتایج استفاده از نرم افزار

خوشبختانه در عصری زندگی می کنیم که دسترسی به اطلاعات بسیار راحت و سریع شده است، به خصوص در حوزه نرم افزار می‌توان اطلاعات جامعی از شرکت‌های تولیدکننده نرم افزارهای یکپارچه مالی و اداری به دست آورد. در بین این اطلاعات، فهرست مشتریان راضی و ناراضی شرکت‌ها نیز معمولاً پیدا می‌شود و می‌توان با مشاهده تعداد زیاد شرکت‌ها یا سازمان‌های فعال در یک حوزه یا صنعت خاص، متوجه موفقیت و توانمندی فعالیت شرکت نرم افزاری در آن حوزه شد.

پس از انتخاب برخی مشتریان که دارای ویژگی‌های مد نظر شما هستند، می‌توانید با آنها تماس گرفته و بابت سابقه نرم افزار، چالش‌ها و راهکارها از مدیران راهنمایی بگیرید و در این بین به اطلاعات ارزشمندی از شرکت تولیدکننده نرم افزار و محصول آن دست پیدا کنید. برای مثال، وقتی شرکتی نرم افزارهای یکپارچه مالی و اداری بیش از نیمی از شهرداری‌های کل کشور را تامین کرده است، که در بین آنها مراکز استان‌ها نیز مشاهده می‌شوند، بدون شک می‌توان به سابقه آن شرکت در زمینه نرم افزارهای مالی و اداری شهرداری‌ها اعتماد و با خیال راحت از آن شرکت خرید کرد.

سابقه و ویژگی‌های شرکت تولیدکننده نرم افزار

همان‌طور که برای رفع بسیاری از نیازهای زندگی از محصولات و خدمات برندهای خوش‌نام و خوش‌سابقه استفاده می‌کنیم و اعتماد ما به نام برند گاهی موجب خرید محصولات جدید آن برند بدون نگرانی و دغدغه می‌شود، خرید نرم افزار نیز شامل همین قاعده می‌شود و شناخت از سوابق یک شرکت و برند می‌تواند در مسیر خرید نرم افزار مالی اداری به ما کمک شایانی کند.

برای شناخت بهتر از یک برند، به خصوص در حوزه نرم افزار، خوشبختانه تأییدیه‌ها و گواهی‌نامه‌هایی وجود دارند که به صورت آنلاین امکان استعلام آنها برای عموم فراهم است. شرکت‌هایی که دارای این گواهی‌نامه‌ها و مجوزها هستند، در حقیقت استانداردهای بالایی را پاس کرده‌اند و نمره قبولی به دست آورده‌اند. برخی از این مراجع ارائه‌کننده گواهینامه یا رتبه عبارتند از: شورای عالی انفورماتیک کشور، معاونت علمی و فناوری ریاست جمهوری، وزارت صنعت، معدن و تجارت، سازمان حمایت مصرف‌کنندگان و تولیدکنندگان، سازمان نظام صنفی رایانه‌ای، مرکز توسعه تجارت الکترونیکی، اتحادیه کشوری کسب‌وکارهای مجازی و ... .

در صورت نیاز به استعلام کافیست به سایت مجموعه‌های معرفی‌شده مراجعه شود و با جستجوی نام شرکت در بخش مربوطه نسبت به بررسی و اعتبارسنجی گواهینامه‌ها و مجوزهای شرکت‌ها اقدام کرد. برای مثال، اگر در سامانه ساجار متعلق به شورای عالی انفورماتیک کشور نام شرکت حساب رایان پارس را جستجو کنید، اطلاعات مربوط به سه رتبه یک در سه حوزه مختلف از شورای عالی انفورماتیک و چند رتبه و اعتبار دیگر شرکت قابل مشاهده است.

امکان گسترش و توسعه نرم افزار

بسیاری از شرکت‌ها و کسب‌وکارهای موفق که اقدام به گسترش حوزه فعالیت خود می‌کنند، ضمن توسعه سطح خدمات و افزایش تعداد محصولات، با تأسیس دفاتر و کارخانه‌ها در نقاط مختلف کشور، موجب توسعه همه جانبه کسب‌وکار می‌شوند. در چنین شرایطی که همزمان با توسعه، تعداد نیروی انسانی و گردش مالی رو به افزایش است، همراهی نرم افزار و امکان توسعه آن جهت پوشش گستردگی شرکت بسیار اهمیت دارد و اولویت مالک کسب‌وکار در چنین شرایطی در درجه اول استفاده از نرم افزار موجود و ارتقا ظرفیت‌های آن است.

بنابراین، شرکت‌های تولیدکننده نرم افزار یکپارچه مالی و اداری که محصولات نرم افزاری با قابلیت پوشش نیازهای شرکت‌های در حال توسعه داشته باشند، در چنین شرایطی می‌توانند با تأمین نیازهای مشتری، ضمن ارتقا نرم افزار فعلی، سایر نرم افزارهای مرتبط با نیاز مشتری را در اختیار وی قرار دهند.

با تمام این تفاسیر، بهتر است هنگام انتخاب بهترین نرم افزار یکپارچه مالی اداری، این پارامتر بسیار مهم را در نظر بگیرید که شرکتی را انتخاب کنید که امکان همراهی شما در فرآیند توسعه و پیشرفت را داشته باشد و در رزومه آن شرکت، سازمان‌های بزرگ با گستره مشابه وجود داشته باشد. برای مثال، شهرداری‌های کلان‌شهرها نمونه‌ای از این سازمان‌های بزرگ هستند، که علاوه بر شهرداری مرکز و  شهرداری‌های مناطق، سازمان‌های زیرمجموعه مستقلی هم دارند که همگی دارای گردش بالای اطلاعات اداری و مالی هستند و در عین استقلال عملکرد، از یک سیستم یکپارچه مالی و اداری استفاده می‌کنند.

امنیت اطلاعات

موضوع امنیت اطلاعات از دیدگاه مشتری با دیدگاه شرکت تولیدکننده کاملاً متفاوت است. مشتری علاوه بر موارد زیرمجموعه امنیت که مورد نظر شرکت بوده و در همین مقاله مورد بحث و بررسی قرار گرفت، برای بحث محرمانگی داده‌ها و اطلاعات خود نیز اهمیت ویژه‌ای قائل است و این پارامتر برای برخی کسب‌وکارهای حساس دارای اولویت بسیار بالاتری است.

ممکن است به دلیل اینکه یکی از رقبای مطرح و خوب شما از نرم افزار شرکت خاصی استفاده کرده است و طی چند سال همچنان به استفاده از آن ادامه می‌دهد، تصمیم به خرید همان نرم افزار گرفته باشید و اصلی‌ترین دلیل شما همان شرکت رقیب باشد. اما از طرفی نگرانی بابت دسترسی همان رقیب به اطلاعات شما از طریق شرکت تولیدکننده نرم افزار مشترک مورد استفاده، یکی از مواردی است که نمی‌توان از آن چشم‌پوشی کرده و به آن توجه نکرد.

در چنین شرایطی چند راه پیشنهاد می‌کنیم که به شما کمک می‌کند تا این دغدغه برای همیشه حل شود و حتی برای اقدامات بعدی به شما برای تصمیم‌گیری بهتر کمک کند.

راه اول و ساده‌ترین راه برای الزام تولیدکننده نرم افزارهای یکپارچه مالی و اداری، امضای توافقنامه و قرارداد منع افشای اطلاعات محرمانه (NDA) است و مشتری می‌تواند NDA را به دلخواه خود تهیه و در اختیار شرکت قرار دهد.

قراردادهای منع افشای اطلاعات محرمانه یا پیمان عدم افشای اطلاعات یا قرارداد محرمانگی (CA) نوعی از قرارداد هستند که شرکت‌های باسابقه در حوزه تولید نرم افزار و به خصوص نرم افزارهای حاوی اطلاعات محرمانه و مهم نظیر نرم افزارهای یکپارچه و جامع مالی و اداری، به خوبی با آن آشنایی دارند و در صورت مطرح کردن درخواست امضای NDA یا CA، ضمن استقبال از آن، می‌توانند جهت اطمینان خاطر مشتری، نمونه‌های کامل‌تری از موارد مشابه امضاشده با سایر مشتریان را در اختیارتان قرار دهند تا ضمن اطمینان‌بخشی به مشتری، حسن نیت خود را هم نشان دهند.

برای همین معمولاً شرکت‌های موفق نرم افزاری، چندین مشتری از یک صنعت خاص را دارند و هم‌زمان، ضمن جلب اعتماد همه آنها، بدون هیچ مشکل و چالشی خدمات مختلف و متفاوتی به آنها ارائه می‌کنند. این شرکت‌ها علاوه بر تعهد خود به مشتری، تعهدات مشابهی با همکاران و پرسنل خود در قالب NDA یا CA دارند و در مواردی که پرسنل مستقر در محل مشتری داشته باشند، بندهای تعهدی زمان‌دار نیز امضا می‌کنند تا خیال مشتری بابت استفاده‌های بعدی از داده‌ها تا مدت زمان مشخصی آسوده باشد.

کلام آخر

در این مقاله سعی کردیم به دور از مسائل فنی، از دو زاویه مختلف و از نگاه تولیدکننده و مشتری، برخی ویژگی‌های کاربردی جهت انتخاب بهترین نرم افزار یکپارچه مالی و اداری را برای شما مطرح کنیم تا برای تصمیم‌گیری و انتخاب نرم افزار مناسب مسیر صحیح را طی کنید و با در نظر گرفتن دغدغه‌هایی که شاید همگی فنی نباشند، نرم افزار و شرکت مناسب انتخاب کنید.