آیا به دنبال خرید نرم افزار حسابداری و مالی هستید؟ آیا می‌دانید نرم افزارهای حسابداری و مالی چه تفاوت‌هایی با یکدیگر دارند و کدام نرم افزار حسابداری مناسب شماست؟ کدام معیار مناسب انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری است؟ اگر تازه شروع کردید به جستجو و مقایسه برای اینکه متوجه شوید چه نرم افزاری مالی و حسابداری مناسبی وجود دارد! با ما همراه باشید تا در ادامه جواب سؤال‌هایتان را بیابید.
نرم افزارهای حسابداری و مالی زیادی تا به حال تولید و به صنعت نرم افزارهای مالی و اداری معرفی شده‌اند، بسیاری از این نرم افزارها اصول و پایه حسابداری را به خوبی رعایت کرده‌اند اما تفاوت اصلی این همه نرم افزار حسابداری و مالی در چیست؟ سوالی که ذهن هر مدیر یا صاحب کسب‌وکار را درگیر می‌کند، چون تهیه نرم افزار حسابداری و مالی از اقدامات اساسی برای هر سازمان یا کسب‌وکاری محسوب می‌شود که جای هیچ‌گونه خطا و بازگشتی ندارد زیرا در صورت انتخاب اشتباه، سرمایه و زمان زیادی از دست می‌رود.
تفاوت‌های نرم افزارهای حسابداری و مالی خوب با یکدیگر
تصور کنید قصد خرید یک ساعت مچی ساده دارید که صرفاً زمان را به شما نشان دهد، شال و کلاه می‌کنید و به سراغ یک مغازه ساعت فروشی می‌روید تا اولین ساعت ساده‌ای را که دیدید خریداری کنید. اما زمانی که به مغازه ساعت فروشی رسیدید و چند نمونه زیباتر و مجهزتر را پشت ویترین می‌بینید، خارج از بحث قیمت و پولی که قرار است پرداخت کنید، این حس در شما به وجود می‌آید که حالا که این همه زمان و انرژی صرف کردم، چه بهتر که ساعت مچی مجهزتر، باکیفیت‌تر و دارای گارانتی خریداری کنم.
در اصل هر دو مدل ساعت ساده و مجهز یک کار مهم که همان «نمایش زمان» است را انجام می‌دهند، اما تفاوت اصلی در امکانات، ویژگی‌ها و گارانتی ساعت مجهزتر است که شما را ترغیب می‌کند بیشتر هزینه کنید تا کالایی باکیفیت‌تر خریداری کنید.
نرم افزار حسابداری نیز ابزاری نوین برای حسابداران و مدیران مالی است تا بتوانند اسناد مالی و اطلاعات مهم مالی را پردازش کنند و گزارشات جامعی بعد از پردازش این اطلاعات به دست آورند.
تفاوت نرم افزارهای مالی و اداری از نظر پارامترهای فنی در مبحثی جداگانه می‌گنجد، اما همانطور که پیشتر گفتیم، تفاوت نرم افزارهای مالی و حسابداری در اصول پایه و مفاهیم حسابداری نیست، بلکه در امکانات و ویژگی‌هایی است که شرکت تولیدکننده آن نرم افزار حسابداری بر اساس تجربیات قبلی و احترامی که برای مشتری خود قائل است در اختیار مصرف کننده قرار می‌دهد. در ادامه به بعضی از این ویژگی‌ها اشاره می‌کنیم:
-
یکپارچگی و تعامل با سایر نرم افزارها
یکی از مهم‌ترین تفاوت‌های نرم افزارهای حسابداری موجود در بازار، یکپارچگی و ارتباط آن با دیگر نرم افزارهای مالی و اداری است. یک نرم افزار حسابداری خوب زمانی کارآمد و ارزشمند است که بتواند اسناد مالی و حسابداری را از دیگر نرم افزارهای مرتبط مالی و اداری مثل نرم افزار خزانه‌داری، نرم افزار فروش، نرم افزار انبارداری و ... دریافت کند و اطلاعاتی سازمان‌یافته در اختیار ذی‌نفعان قرار دهد. اگر بنا بر این باشد که تمامی این اطلاعات را در هر نرم افزار به صورت جداگانه و دستی وارد نماییم که چه چیزی به غیر از اتلاف وقت و سرمایه نصیب ما می‌شود.
با این تفاسیر حتماً به یکپارچگی و ارتباط نرم افزار حسابداری و مالی با دیگر نرم افزارهای مرتبط دقت کنید.
-
خدمات پشتیبانی مناسب
یک فروشنده خوب کسی است که حتی بعد از فروش محصول خود، ارتباطش را با مشتری قطع نکند و در ادامه مسیر، با خدمات پشتیبانی قوی، رضایت حداکثری مشتری را جلب کند. اینکه تولیدکننده نرم افزار مالی و اداری، خدمات پشتیبانی با کیفیت به مشتری خود ارائه دهد، به شکل ضمنی از اطمینانی که خودش به کیفیت نرم افزاری که ساخته است خبر می‌دهد. همین موضوع می‌تواند قوت قلبی برای مشتری باشد که بعد از خرید نرم افزار حسابداری، در صورت برور مشکلات احتمالی، از سوی تولیدکننده نرم افزار حمایت می‌شود.
-
امکان ارتقا و توسعه نرم افزار حسابداری
همانطور که با گذر زمان همه چیز دستخوش تغییر و تحول می‌شود، تکنولوژی نرم افزارهای مالی و حسابداری هم پیشرفته‌تر تکامل‌یافته‌تر می‌گردد. به همین دلیل امکان ارتقا و توسعه نرم افزار حسابدار در طی زمان با استفاده از خدمات پشتیبانی شرکت تولیدکننده، یک مزیت رقابتی به شمار می‌رود. ممکن است زمان خرید نرم افزار حسابداری با گزینه‌های ارزان‌تر مواجه شوید، اما این ارزانی می‌تواند به بهای از دست دادن توسعه و ارتقای نرم افزار حسابداری شما در آینده‌ای نزدیک تمام شود. پس حتما به این نکته توجه کنید.
-
کاربری آسان
هدف اصلی استفاده از نرم افزار مالی و حسابداری، تسهیل امور مالی و کاهش خطای انسانی در این حوزه است. حسابداری و بازی با اعداد و ارقام به خودی خود دارای چالش و پیچیدگی‌های زیادی است، حالا اگر استفاده از این نرم افزار دچار پیچیدگی و مشکلات دسترسی باشد، همین نرم افزار می‌تواند عامل اصلی بروز خطاهای جبران‌ناپذیر شود.
به همین دلیل باید رابط کاربری نرم افزار ساده و قابل فهم و در عین حال جذاب باشد تا کاربران نرم افزار حسابداری با خیال آسوده و بدون اینکه گمراه یا چشمانشان خسته شود از آن استفاده کنند.
-
قابلیت گزارش‌گیری با تعیین سطوح دسترسی
در اختیار قرار دادن سطوح دسترسی و شناوری‌های مختلف یکی از توانایی‌های مهم نرم افزار مالی و حسابداری خوب است که می‌تواند در اختیار کاربران آن مخصوصا مدیران ارشد قرار دهد. همین گزارش‌ها هستند که امکان تحلیل کسب‌وکار و سازمان را در اختیار مدیران قرار می‌دهد.
از طرفی گزارشات بی‌نقص یک نرم افزار حسابداری خوب می‌تواند در جلوگیری از جریمه‌های احتمالی مراجع ذی‌صلاح مانند سازمان امور مالیاتی تاثیرگذار باشد. هیچ مدیر و مسئولی دوست ندارد سازمان یا کسب‌وکار تحت هدایت او دچار پیچیدگی و دردسر جریمه‌های مالی و مالیاتی شود، زیرا خارج شدن از آن مستلزم صرف وقت و هزینه بسیار زیادی است.
پس چه بهتر که پیشگیری کنید و به جای صرف هزینه برای جریمه، همان هزینه را برای خرید نرم افزار حسابداری و مالی باکیفیت‌تر خرج کنید. البته مشاوره خدمات مالی و مالیاتی که توسط شرکت‌های معتبر ارائه می‌شود نیز می‌تواند در این زمینه گره‌گشای کار باشد.
-
امنیت اطلاعات
نرم افزارهای حسابداری و مالی، حساس‌ترین و مهم‌ترین اطلاعات یک شرکت، کسب‌وکار یا یک سازمان بزرگ را در اختیار دارند که گاهی اوقات حتی محرمانه تلقی می‌شوند. علاوه بر این، با توجه به فراگیرشدن بستر اینترنت و تبدیل اکثر نرم افزارهای تحت ویندوز به نرم افزارهای مالی تحت وب، جلوگیری از دسترسی غیرمجاز به این اطلاعات در سطح وب نیز اهمیت این موضوع را دوچندان کرده است. بنابراین، در انتخاب نرم افزار حسابداری و مالی که ضامن امنیت اطلاعات شما باشد بسیار دقت کنید.
درست است که ما پارامتر امنیت را به عنوان گزینه آخر مطرح کردیم اما باید بگوییم که امنیت نرم افزار حسابداری، مهم‌ترین المان برای خرید این نرم افزارهاست.
برای خرید نرم افزار حسابداری و مالی خوب، چطور اقدام کنیم؟
همانطور که در مثال ساعت مچی بیان کردیم، ممکن است هر دو کالا یک کار را انجام دهند، اما تفاوت هنگامی مشخص می‌شود که در طی زمان نیاز به ویژگی‌های خاصی داشته باشید. به همین دلیل پیشنهاد می‌کنیم زمانی که قصد خرید یک نرم افزار حسابداری خوب داشتید، حتماً به تمامی مواردی که ذکر کردیم توجه کنید و بهتر است که خودتان هم بیشتر هم تحقیق کنید. البته ممکن است شما به دلیل مشغله کاری، زمان و فرصت کافی برای تحقیق نداشته باشید. اما هستند افرادی که بتوانند به شما در این زمینه راهنمایی کنند یا اصلاً می‌توانید با شرکت‌های معتبر تولیدکننده نرم افزارهای مالی و اداری مانند شرکت حساب رایان پارس تماس بگیرید و درخواست مشاوره ارائه دهید.
مطمئن باشید افرادی که در این حوزه سالیان طولانی فعالیت داشتند، نیازهای شما را به خوبی می‌سنجند و بهتر از هر شخص دیگر می‌‌توانند در خرید نرم افزار مالی و حسابداری مناسب و دیگر نرم افزارهای مرتبط که همان نرم افزارهای مالی و اداری یکپارچه هستند به شما یاری برسانند.
