افزایش و تراکم روزافزون جمعیت در شهرها، همزمان با رکود اقتصادی، سبب شده تا بهره‌برداری بهینه و مدیریت املاک و مستغلات در سازمانها سود قابل توجهی برای صاحبان این دارایی‌ها به همراه داشته باشد. املاک و مستغلات یک سازمان می‌تواند سبب توسعه آن سازمان شود. علاوه بر آن، با گسترش و توسعه یک سازمان و چندوجهی شدن آن، معمولاً سهم املاک در سبد دارایی‌های آن افزایش می‌یابد. در سازمان‌های بزرگ و هلدینگ‌ها نیاز به بخشی ویژه وجود دارد تا به نگهداری و پشتیبانی این قبیل دارایی‌ها بپردازند.
با این اوصاف، می‌توانیم بگوییم که با افزایش تعداد املاک متعلق به یک سازمان، توسعه بخش مدیریت املاک و مستغلات به یک اقدام زیربنایی تبدیل می‌گردد. علاوه بر آن نیاز است تا با هوشمندسازی مدیریت املاک و مستغلات در سازمان امکانات زیرساختی جهت توسعه این بخش فراهم آید.
شناسایی و مدیریت املاک و دارایی‌های غیرمنقول سازمان
در مبحث مدیریت املاک و مستغلات در سازمانها، شناسایی املاک و دارایی‌های غیرمنقول سازمان گام اول است. بر اساس ماده 12 قانون مدنی ایران، اموال غیرمنقول به اموالی گفته می‌شود که قابل انتقال نیست و جابه‌جایی آن باعث خسارت می‌شود. بر اساس ماده 13 اراضی، بناها و هرچه در آنها جزیی از آن به شمار می‌رود، غیرمنقول است.
بر اساس ماده 13 آیین‌نامه اموال دولتی حساب اموال غیرمنقول دولتی در اختیار وزارتخانه‌ها و مؤسسات دولتی در دفاتر اموال ذیحسابی مربوط نگهداری می‌شود. ذیحساب مکلف است فهرست اموال مذکور را حدأکثر ظرف سه ماه پس از ابلاغ این آیین‌نامه تهیه و به وزارت امور اقتصادی و دارایی ارسال نماید و در پایان هر سال نیز تغییرات مربوطه را گزارش دهد. همچنین بر اساس دستورالعمل خزانه‌داری شهرداری‌ها، خزانه‌دار مؤظف است املاک و دارایی‌های غیرمنقول شهرداری را شناسایی کند.
اهمیت شناسایی و مدیریت املاک و مستغلات در سازمان‌های دولتی
در رابطه با اهمیت شناسایی املاک و مستغلات در سازمان‌های دولتی، علاوه بر حفاظت از این اموال، امکان نظارت، توزیع و استفاده صحیح و عادلانه و جلوگیری از تعرض و تصرف غیرقانونی آنها غیرقابل چشم‌پوشی هستند. متأسفانه در ایران شناسایی این اموال چندان موفق نبوده و این موضوع زمینه‌ساز مشکلات اقتصادی، اداری، اجتماعی و فرهنگی بسیاری شده است. در راستای این بهبود روند شناسایی اموال، نیاز است تا علاوه بر اصلاح قوانین موجود، برخی فرآیندها و ساختارها نیز تغییر کنند تا شناسایی، ثبت و مستندسازی اموال دولتی با شفافیت کامل صورت گیرد.
موانع شناسایی و مدیریت املاک و مستغلات
- تشکیک در اموال دولتی و عمومی و معلوم نبودن مرز آن دو در قوانین و مقررات
- نبود مستندات لازم جهت اثبات مالکیت
- عدم شناسایی و مستندسازی اموال
- عدم اعمال مالکیت و بهره‌برداری و عدم شناسایی وضعیت بهره‌برداری
- صلح و هبه اموال به دولت یا سلب مالکیت آن به نفع دولت و یا هبه اموال دولتی در جهت امور خیریه
- عدم شفافیت اموال دولتی در اختیار اشخاص حقیقی خاص
- نبود مدیریت متمرکز اموال غیرمنقول در سازمانها
- نداشتن بانک اطلاعاتی جامع از اموال غیرمنقول در سازمان
- پیچیدگی‌های حوزه ثبت مالکیت رسمی اموال دولتی
- هزینه‌های اجرایی مستندسازی اموال
مزایای استفاده از نرم افزار املاک و مستغلات
واضح است که هوشمندسازی مدیریت املاک و مستغلات در سازمان‌های دولتی گامی اساسی در رفع بسیاری از مشکلات مذکور خواهد بود. سامانه مدیریت املاک و مستغلات حساب رایان، با ایجاد یک بانک اطلاعاتی از اموال سازمان، امکان شناسایی و مدیریت مستندات و مدارک اموال را ایجاد می‌کند.
با وجود این موانع اخیراً اقدامات مهمی نظیر الزام شناسایی املاک توسط خزانه‌دار در دستورالعمل خزانه‌داری شهرداری‌ها یا ایجاد امکان گزارش‌دهی توسط شهروندان صورت گرفته است. سال گذشته فاطمه دادگر، مدیرکل دفتر مدیریت اموال و دارایی‌های وزارت اقتصاد، از رونمایی از سامانه‌ای خبر داد که در آن مردم با اعلام املاک و دارایی‌های سازمان‌های دولتی می‌توانند جایزه دریافت کنند.
خانم دادگر گفتند: «مردم گزارش هر موردی، از زمین، ساختمان و هر نوع مستحدثات با هر نوع کاربری و بهره‌برداری و حتی اراضی را می‌توانند در این سامانه اعلام کنند و چنانچه، مورد اعلامی، قبلاً در سایت سادا ثبت نشده باشد، بنا بر دستور وزیر اقتصاد، معادل یک هزارم ارزش ملک، به فرد معرفی کنند، جایزه پرداخت می‌شود». ایشان در بخش دیگری از سخنان خود، عملکرد دستگاه‌های دولتی در اعلام املاک و دارایی‌های خود را نامطلوب عنوان کرد و گفت: «از آنجا که ما اطلاعات دقیقی از میزان املاک دولت نداریم، نمی‌توانیم ارزیابی و سنجش درستی از میزان موفقیت خود در شناسایی آنها را نیز داشته باشیم».
ویژگی‌های نرم افزار املاک و مستغلات محاسبان
در رابطه با ویژگی‌های نرم افزار املاک و مستغلات می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- امکان ثبت مشخصات و مراحل کارشناسی املاک، نظیر مرجع ارزیابی (کارشناس سازمان،کارشناس دادگستری)
- تعیین وضعیت مازاد بودن ملک
- قابلیت ثبت املاک استیجاری ساختمان‌های اداری شعب
- قابلیت ثبت املاک استیجاری منازل مسکونی ویژه همکاران
- قابلیت ثبت اجاره املاک بانک به سایرین
- امکان ثبت تمدید اجاره یا تعدیل اجاره‌بهای املاک اجاره داده‌شده
- امکان تعیین تمدید قرارداد املاک استیجاری
- امکان تعیین تعدیل اجاره‌بهای املاک استیجاری
- امکان ارائه گزارشات ماده 169 از سه سامانه کنترل قرارداد، خرید و درآمد
- امکان ثبت و نگهداشت مشخصات سرقفلی
- قابلیت ثبت و نگهداشت مشخصات املاک تملیکی
- قابلیت ارائه آلارم بابت تاریخ انقضا قراردادهای استیجاری
- قابلیت ارائه خروجی و دریافت اطلاعات لیست و مشخصات املاک به تفکیک ادارات امور شعب به فرمت اکسل
مدیریت املاک و مستغلات
مدیریت املاک و مستغلات شامل انجام امور مالیاتی، رسیدگی و تعمیرات، انجام امور بانکی و قضایی، رسیدگی به وضعیت تصرف، بازسازی و نوسازی املاکی که نیاز به نوسازی یا بازسازی دارند، پیگیری رهن، فروش و اجاره، پیگیری‌های امور مستاجرین، بیمه، بررسی وضعیت استاندارد ساختمان‌ها و ... می‌گردد.
واضح است که در مواردی که تعداد املاک سازمان بیشتر از حد معینی می‌شود، وجود یک مدیر املاک در سازمان ضروری است. همچنین، حجم بالای پیگیری‌ها در این زمینه ضرورت مدیریت هوشمند املاک در سازمانها را نشان می‌دهد.
نظارت و کنترل املاک و مستغلات
در علوم مدیریتی، چالش‌برانگیزترین بخش عبارت است از بحث نظارت و کنترل. نظارت و کنترل فرآیندی است برای کسب اطمینان از اینکه اقدامات و فرآیندهای سازمان در جهت نیل به اهداف برنامه‌ریزی شده پیش می‌رود. نظارت بی‌واسطه و غیرمستقیم از طریق بازرسی پنهانی یا گزارشگیری از یک سیستم هوشمند می‌تواند روش خوبی برای اطمینان از بهره‌برداری صحیح از ملک باشد. علاوه بر آن، با روش مستقیم و کارشناسی منظم املاک، می‌توان اطمینان یافت که وضعیت استانداردها، بهره‌برداری یا تصرف املاک قابل قبول است.
چه در صورت تمایل به استفاده از گزارش‌ها و چه در صورت تمایل به انجام کارشناسی برای املاک و دارایی‌های سازمان، وجود یک سامانه ثبت اسناد و شناسایی و پیگیری املاک بسیار کمک‌کننده است. ضمن آنکه با افزایش تعداد دارایی‌های یک سازمان عملاً نظارت و کنترل املاک، نظارت بر کارشناسی‌ها و کنترل وضعیت املاک غیرممکن می‌گردد.
حسابداری املاک و مستغلات
سروکار داشتن با مبالغ کلان در مدیریت املاک و مستغلات در سازمانها، حسابداری املاک را به مهم‌ترین بخش در مدیریت املاک و مستغلات تبدیل کرده است. نیاز است تا حسابداران املاک نحوه معاملات این بخش را به خوبی درک کنند تا سازمان بتواند بیشینه سود را از معاملات خود کسب نماید. همچنین در حسابداری املاک با در دسترس داشتن گزارش‌های مناسب می‌توانید تصمیمات مدیریتی حائز اهمیتی در جهت برنامه‌ریزی برای بودجه و درآمد سازمان اتخاذ کنید.
علاوه بر آن، حسابداران نیاز دارند تا سند سرمایه‌ای املاک، اسناد هزینه‌ای مرتبط با هر ملک و استهلاک دارایی‌های غیرمنقول را در دفاتر خود ثبت نمایند. استهلاک املاک باید به نوعی محاسبه شود که در اسناد حسابداری دیده شود. به‌جز این موارد، گاهی اوقات بهسازی‌ها و نوسازی‌هایی در املاک انجام می‌شود که اهمیت وجود سامانه مدیریت هوشمند املاک در سازمان را بیش از پیش نشان می‌دهد.
چرا نرم افزار املاک و مستغلات محاسبان
ایران در حال پیشرفت و توسعه همه‌جانبه است، این توسعه در تمامی سازمانها، چه خصوصی، چه دولتی و حتی شهرداری‌ها، به وضوح قابل مشاهده است. بنابراین، زمانی که یک سازمان توسعه می‌یابد، علاوه بر افزایش پرسنل، اموال و سایر ملزومات توسعه، نیاز به مدیریت همه‌جانبه خواهد داشت. املاک و مستغلات از اساسی‌ترین نیازهای هر سازمان محسوب می‌شود، زیرا تا زمانی که یک سازمان دارای ملکی برای استقرار نباشد، عملاً امکان فعالیت و پیشرفت را نخواهد داشت. به همین جهت، نیاز به ابزاری برای مدیریت اموال غیرمنقول وجود دارد تا چشم‌اندازی از شرایط بنیادین سازمان به مدیران آن ارائه دهد.
نرم افزار املاک و حسابداری املاک محاسبان، سامانه‌ای تحت وب است که به منظور مدیریت املاک و مستغلات با قابلیت ثبت، نگهداری و طبقه‌بندی انواع مختلف ملک، با هر نوع وضعیت (تملیکی، استیجاری و ...) طراحی شده است. ثبت کلیه تراکنش‌های رخ‌داده بر روی یک ملک در حدأقل زمان با حفظ کلیه تاریخچه ملک در هر تعداد مراکز ملک به صورت متمرکز یا سراسری از دیگر ویژگی‌های کاربردی نرم افزار املاک و مستغلات حساب رایان می‌باشد.
کلام آخر
بهره‌برداری بهینه و مدیریت املاک و مستغلات در سازمانها در شرایط مختلف اقتصادی می‌تواند سود شایانی برای مالکان این دارایی‌ها داشته باشد. در واقع، ارزش املاک و مستغلات یک سازمان به اندازه‌ای است که می‌تواند موجبات توسعه آن سازمان را فراهم آورد. وقتی که یک سازمان گسترش می‌یابد و تبدیل به سازمانی چندوجهی می‌شود، معمولاً سهم املاک در سبد دارایی‌های آن نیز به طور موازی افزایش می‌یابد.
این شرایط در سازمان‌های بزرگ و هلدینگ‌ها به صورتی است که لازم است یک بخش ویژه برای انجام امور مربوط به نگهداری و پشتیبانی این قبیل دارایی‌ها راه‌اندازی کنند. در این حالت، سازمانها به نرم افزار مدیریت املاک و مستغلات نیاز پیدا می‌کنند که نقش قابل توجهی در تسهیل انجام امور و افزایش بهره‌وری این دارایی‌ها دارد. در این مقاله از مجله حساب رایان موضوع مدیریت صحیح املاک و مستغلات را از جوانب گوناگون بررسی کردیم.
آیا شما هم تجربه‌ای خاص در ارتباط با این نوع از دارائی‌های سازمان خود داشته‌اید؟ آیا تجربه خاصی در ارتباط با استفاده از نرم افزارهای مربوطه دارید؟ خوشحال می‌شویم نظرات و تجربیات خودتان را با ما و سایر مخاطبان حساب رایان در میان بگذارید. نظرات و پیشنهادات شما نه تنها به مخاطبان مجله ما کمک خواهد کرد، بلکه به ما در ارائه محتواهای بهتر به شما نیز یاری خواهد رساند.
