اموال غیرمنقول سازمان‌ها و شرکت‌های خصوصی و دولتی از ارزشمندترین دارایی‌های آنها به حساب می‌آید. با توجه به روند افزایشی ارزش این دارایی‌ها، اهمیت آنها برای هر سازمانی چند برابر شده است. بنابراین، امروزه، نرم افزار املاک و مستغلات بیش از هر زمان دیگری اهمیت یافته است، چون مدیریت و کنترل بخشی از مهم‌ترین دارائی‌های سازمان به روش‌های سنتی و غیرهوشمند می‌تواند تبعات مادی قابل توجهی در پی داشته باشد.
در این مقاله از مجله حساب رایان به بررسی نرم افزار مدیریت املاک و مستغلات محاسبان می‌پردازیم. چند سؤال در ارتباط با این نرم افزار مطرح می‌شوند که لازم است به آنها پاسخ صحیح داده شود. برای مثال، نرم افزار مدیریت هوشمند املاک و مستغلات چیست؟ چه اموری را برای کسب‌وکارها تسهیل می‌کند؟ مزایای آن چه هستند؟ و چند پرسش دیگر که در اینجا به آنها پاسخ خواهیم داد. با ما همراه باشید تا هرگونه سؤال و ابهامی را که نسبت به بهره‌وری این نرم افزار دارید، برطرف سازید.
نرم افزار مدیریت املاک و مستغلات چیست؟
املاک و مستغلات نوعی از دارایی‌های سازمانی هستند که به طور مستقیم از تغییر شرایط و قوانین حوزه اراضی و ملک تأثیر می‌پذیرند. از آنجایی که اهمیت این دارائی‌ها به اندازه‌ای است که می‌تواند ترازها و صورت‌های مالی سازمان‌ها را تحت تأثیر قرار دهد، باید مدیریت آنها را به صورتی انجام دهید که بتوانید شرایط‌شان را به طور کامل و بدون احتمال هیچ اشتباهی رصد کنید.
نرم افزار املاک و مستغلات برای مدیریت و کنترل دارایی‌های غیرمنقول سازمان‌ها طراحی و تولید شده است. این نرم افزار به شرکت‌ها و سازمان‌های دارای تعدد ملک کمک می‌کند تا دارائی‌های خود را به صورت هوشمند مدیریت کنند. خوب است که در اینجا از یک مثال استفاده کنیم.
آشکار است که شهرداری‌ها دارای ملک‌های متعددی در سطح شهر هستند که مورد استفاده خود شهرداری یا ارگان‌های وابسته به آن قرار دارند. از آنجایی که تعدد املاک موجب اثرگذاری آنها بر ترازهای مالی این سازمان مهم کشور می‌شود، ضروری است که شهرداری‌ها به طور دقیق از وضعیت املاک اطلاع داشته باشند. برای این منظور، شهرداری‌ها به ابزار قدرتمندی نیاز دارند که همان نرم افزار مدیریت املاک و حسابداری املاک می‌باشد.
این امر نه تنها در ارتباط با شهرداری‌ها، بلکه در مورد بسیاری از سازمان‌های دولتی و خصوصی، از قبیل بانک‌ها، مؤسسات مالی و اعتباری، بیمارستان‌ها، دانشگاه‌ها و غیره نیز موضوعیت پیدا می‌کند. بنابراین، توصیه می‌شود که سازمان‌های دارای تعدد املاک برای مدرن‌سازی مدیریت و کنترل امور از نرم افزار املاک و مستغلات بهره بگیرند تا از هرگونه ضرر احتمالی ناشی از اشباهات محاسبات سنتی جلوگیری کنند.
نرم افزار املاک و مستغلات کدام امور را انجام می‌دهد؟
وقتی که به وظایف کارمندان واحدهای مختلف سازمان‌ها نگاه می‌اندازیم، می‌بینیم که بسیاری از آنها حدأقل با چند تسک مرتبط با املاک و مستغلات سازمان سروکار دارند. برای مثال،
- تعدادی از پرسنل وظیفه اداره املاک را به عهده دارند.
- برخی دیگر به امور مربوط به نگهداری و تعمیرات می‌پردازند.
- واحد مالی سازمان لازم است اطلاعات ریالی املاک را محاسبه کند.
- واحد حقوقی باید اطلاعات مختلفی را ثبت و گزارش‌های متنوعی تهیه کند.
طبیعی است که در صورتی که هر کدام از این واحدها از یک نرم افزار جداگانه برای انجام امور خود استفاده کنند، یک سیستم جزیره‌ای در ارتباط با اموال غیرمنقول پدید خواهد که مدیریت و کنترل امور را بسیار دشوار خواهد کرد. برای جلوگیری از پیدایش چنین وضعیتی، لازم است از نرم افزار مدیریت املاک و مستغلات استفاده کنید. به این ترتیب، اطلاعات به صورت یکپارچه ثبت و محاسبه می‌گردند و از هرگونه اشتباه محاسباتی، که گاهی اوقات هزینه‌های زیادی را به سازمان وارد می‌کند، جلوگیری به عمل می‌آید.
شاید استفاده از صفحه‌گسترده‌ها برای مدیریت 3 یا 4 ملک جوابگو باشد، اما استفاده از صفحه‌گسترده برای سازمان‌های دارای تعدد املاک هزینه‌های مختلفی خواهد داشت. پس اگر بخواهید تسک‌های تکراری به صورت خودکار انجام شوند و ریسک خطاهای انسانی را کاهش دهید، لازم است از نرم افزار پیشرفته املاک و مستغلات برای مدیریت آنها استفاده کنید.
چرا باید بر املاک و مستغلات سازمان نظارت و کنترل داشته باشیم؟
املاک و مستغلات یکی از ارزشمندترین دارائی‌های هر سازمانی را تشکیل می‌دهند. بنابراین، بسیاری از سازمان‌های خصوصی و دولتی به دنبال افزایش تعداد املاک تحت تصرف خود هستند. سازمان شما چه ملک‌های متعددی داشته باشد چه بخواهد به آنها بیافزاید، باید نکات مختلفی را در ارتباط با املاک مدنظر داشته باشد.
این اموال لازم است از جوانب مختلفی مورد محافظت قرار گیرند، پس امکان نظارت بر آنها برای شما ضروری است. افزون بر این، هر سازمانی باید دقت کافی را برای توزیع و بهره‌برداری صحیح از املاک داشته باشد که خود نیازمند انجام امور محاسباتی مختلف است. از سوی دیگر، باید از تعرض و تصرف غیرقانونی این اموال جلوگیری به عمل آورد و امنیت آنها را از هر لحاظ تأمین کرد.
بنابراین، سازمان‌ها برای حفظ و بهره‌برداری حدأکثری از املاک و مستغلات خود مجبور به اعمال نظارت و کنترل همه‌جانبه آنها هستند. این فرآیند هرچه دقیق‌تر و یکپارچه‌تر صورت گیرد، نیازهای سازمان را بهتر تأمین خواهد کرد.
نرم افزار املاک و مستغلات در چه سازمان‌هایی کاربرد دارد؟
هر سازمانی برای تولید، فروش و یا خدمت‌رسانی به مشتریان، قبل از هر چیزی، به یک ساختمان به عنوان مکان فعالیت خود نیاز دارد. اما تعدادی از سازمان‌ها نیازهای دیگری دارند که آنها را مجبور به اقدام برای خریداری یا اجاره ساختمان‌های دیگری می‌کند. باید بگوییم که تمام سازمان‌هایی که دارای چند ملک مختلف هستند، به نرم افزار املاک و مستغلات نیاز دارند. مهم نیست که این سازمان دولتی است یا خصوصی یا نیمه‌خصوصی!
بنابراین، نمی‌توانیم سازمان‌های خاصی را به عنوان مجموعه‌هایی که به این نرم افزار نیاز دارند، معرفی کنیم. اما اگر بخواهیم چند مثال را نام ببریم، می‌توانیم به شهرداری‌ها، بانک‌ها، دانشگاه‌ها، وزارتخانه‌ها، اداره اوقاف، بیمه‌ها، بیمارستان‌ها و غیره اشاره کنیم.
برای مثال، یکی از امور حقوقی بسیار مهم سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ عبارت است از مستندسازی اموال غیرمنقول. از آنجایی که هرگونه تغییر و تحول قانونی بر این اموال تأثیرگذار است و رشد ارزش اقتصادی آنها مخاطرات احتمالی خاصی را برای این اموال به دنبال دارد (مانند تصرف و ادعای معارض)، باید امور مربوطه به صورت دقیق و بهینه‌شده انجام یابند تا محافظت لازم از آنها به عمل آید. برای این منظور، این شرکت‌ها نیاز مبرمی به نرم افزار املاک و مستغلات دارند.
علاوه بر این، یکی از دغدغه‌های جدی بانک‌ها نگهداری منظم اطلاعات مربوط به اموال تملیکی و برگزاری جلسات مزایده و فروش آنها است. از آنجایی که این نرم افزار برای مدیریت و ثبت اطلاعات حقوقی این اموال ضروری است، انتخابی صحیح و شایسته برای بانک‌ها به شمار می‌آید.
باید بگوییم که تعداد قابل توجهی از شهرداری‌ها، بانک‌ها و سایر شرکت‌ها و سازمان‌های دولتی و خصوصی در حال استفاده از نرم افزار مدیریت املاک و مستغلات محاسبان هستند. این نرم افزار، که یکی از بهترین و شایسته‌ترین گزینه‌های موجود برای سازمان‌ها و شرکت‌های ایرانی است، بازخوردهای بسیار مثبتی از سمت کاربران خود دریافت کرده است.
مزایای سیستم املاک برای سازمان‌ها
نرم افزار املاک و مستغلات فواید بسیاری برای شرکت‌ها و سازمان‌ها دارد که در میان آنها می‌توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:
- این نرم افزار با نیازهای عملیاتی و حقوقی مطابقت دارد و در هر مرحله از انجام امور از اصول خاصی پیروی خواهید کرد.
- این نرم افزار بهره‌وری مجموعه شما را تا اندازه قابل توجهی افزایش خواهد داد (مدیریت املاک و مستغلات شما دیگر امری غیرهوشمند نیست).
- این نرم افزار تسک‌های تکراری را به صورت خودکار انجام می‌دهد و نقش قابل توجهی در صرفه‌جویی در وقت ایفا می‌کند.
- این نرم افزار هزینه‌های مادی قابل توجهی را به سازمان شما برمی‌گرداند.
- و غیره.
در واقع، باید بگوییم که نرم افزار مدیریت املاک و مستغلات یک ابزار بسیار سودمند و پربازده برای نظارت و کنترل اموال غیرمنقول سازمان‌ها به شمار می‌آید که استفاده از آن را برای تمام سازمان‌ها به ضرورتی اولویت‌دار تبدیل می‌کند.
ویژگی‌های بهترین نرم افزار املاک و مستغلات
نرم افزارهای مربوط به مدیریت هوشمند املاک و مستغلات معمولاً به دو صورت تحت شبکه و تحت وب طراحی و تولید می‌شوند. واضح است که نرم افزارهای تحت وب از جوانب مختلفی از همتایان تحت شبکه خود بهتر هستند. بنابراین، یکی از ویژگی‌های بهترین انتخاب شما تحت وب بودن نرم افزار است.
ویژگی دیگری که باید به آن اشاره کنیم، امنیت است. شما قصد دارید اطلاعات مهمی را در نرم افزار املاک و مستغلات خود وارد کرده و گزارش‌های مهمی را دریافت کنید. پس امنیت اطلاعات را باید در فهرست ویژگی‌های این ابزار قرار دهیم.
مورد دیگری که نباید فراموش کرد، کاربرپسندی نرم افزار است. هر کاربری باید بتواند تسک‌های مربوطه را با این نرم افزار به آسانی انجام دهد. علاوه بر این، یکپارچگی و اشتراک اطلاعات با سایر کارمندان نباید مانع یا مشکل خاصی برای سایر پرسنل پدید آورد.
یکی دیگر از ویژگی‌های بهترین نرم افزار املاک و مستغلات عبارت است از جامعیت. این ابزار باید تمام امور مربوط به املاک و مستغلات را به خوبی پوشش دهد. تنها در این صورت است که سازمان‌ها می‌توانند نیازهای خود را به کمک این نرم افزار برطرف سازند.
در پایان این بخش باید بگوییم که ویژگی‌های مختلفی را می‌توانیم برای بهترین گزینه موجود در بازار برشماریم. اما در اینجا تنها به تعدادی از ویژگی‌های مهم اشاره کردیم تا از طولانی شدن مطلب جلوگیری کرده باشیم.
امکانات شاخص سیستم املاک محاسبان
نرم افزار املاک و حسابداری املاک محاسبان یک سامانه تحت وب است که به منظور مدیریت املاک و مستغلات طراحی و تولید شده است. این نرم افزار قابلیت‌های مختلفی برای ثبت، نگهداری و طبقه‌بندی انواع مختلف ملک دارد و وضعیت ملک (تملیکی، استیجاری و غیره) بر کارایی آن تأثیری ندارد. به کمک این محصول محاسبان می‌توانید کلیه تراکنش‌های رخ‌داده بر روی ملک را در حدأقل زمان و با حفظ کلیه تاریخچه ملک در هر تعداد مرکز ملک به صورت متمرکز یا سراسری ثبت کنید.
در میان امکانات نرم افزار املاک و مستغلات محاسبان می‌توانیم موارد را به عنوان نمونه برشماریم:
- امکان ثبت مشخصات و مراحل کارشناسی املاک نظیر مرجع ارزیابی، نام کارشناس، عنوان کارشناسی، تاریخ کارشناسی، ملبغ کارشناسی، ترکیب کارشناسی، توضیحات و جزئیات خلاصه گزارش کارشناسی و غیره
- تعیین وضعیت مازاد بودن ملک
- قابلیت ثبت املاک استیجاری ساختمان‌های اداری شعب شامل
- قابلیت ثبت املاک استیجاری منازل مسکونی ویژه همکاران
- قابلیت ثبت اجاره املاک بانک به سایرین شامل
- امکان ثبت تمدید اجاره یا تعدیل اجاره‌بهای املاک اجاره داده‌شده
- امکان تعیین تمدید قرارداد املاک استیجاری
- امکان تعیین تعدیل اجاره‌بهای املاک استیجاری
- امکان ارائه گزارشات ماده 169 از سه سامانه کنترل قرارداد، خرید و درآمد
- امکان ثبت و نگهداشت مشخصات سرقفلی
- قابلیت ثبت و نگهداشت مشخصات املاک تملیکی
- قابلیت ارائه آلارم بابت تاریخ انقضا قراردادهای استیجاری
- قابلیت ارائه خروجی و دریافت اطلاعات لیست و مشخصات املاک به تفکیک ادارات امور شعب
آشکار است که نرم افزار مدیریت املاک و مستغلات محاسبان، علاوه بر موارد بالا، امکانات و قابلیت‌های متنوع دیگری نیز دارد که نه تنها تمام امور مربوطه را پوشش می‌دهد، بلکه انجام آنها را نیز تسهیل و تسریع می‌نماید. در صورتی که می‌خواهید با این محصول پیشرفته حساب رایان پارس بیشتر آشنا شوید، پیشنهاد می‌دهیم همین الان نوبت دمو و مشاوره رایگان خود را رزرو کنید.
مدیریت هوشمند اسناد املاک و مستغلات با OCR
یکی از موارد اصلی در مدیریت املاک و مستغلات، اسناد و مدارک هر ملک است. با توجه به گسترش هوش مصنوعی (AI)، تکنولوژی OCR در این مورد نقش مهمی دارد. OCR فایل‌های تصویری را به اسناد متنی قابل خواندن بر روی سایر نرم افزارهای کسب و کارها تبدیل می‌کند. فایل عکس یا PDF را به فایل WORD تبدیل می کند.همچنین می تواند برای مثال، داده‌ها را به اکسل وارد کند تا تمام آنها را بتوان به صورت سازمان یافته مشاهده کرد. وقتی که داده‌ها به صورت آنلاین در دسترس باشند، ریسک گم شدن یا سرقت آنها نیز کاهش می‌یابد. تمام افراد درگیر در فرایندها در جریان امور قرار می‌گیرند و امور با همکاری همه و با دقت بیشتری انجام می‌پذیرد. بنابراین OCR نقش پررنگی در صرفه جویی در زمان و هزینه ها دارد. با تکنولوژی OCR امکان جستجوی کلمات و عبارت ها در داخل خود اسناد پیوست شده نیز وجود دارد.
املاک و مستغلات یکی از ارزشمندترین دارایی‌های سازمان‌ها و شرکت‌های خصوصی و دولتی به شمار می‌آیند. از آنجایی که این اموال به صورت مستقیم تحت تأثیر تغییرات شرایط و قوانین مربوط به حوزه اراضی و املاک قرار می‌گیرند، بهتر است که سازمان‌های دولتی و خصوصی مدیریت و نظارت خود را بر این دارائی‌های ثابت هوشمندسازی کنند. به این صورت، می‌توانید به طور کامل از املاک و مستغلات سازمان خود محافظت کنید و خطر هرگونه ریسک احتمالی را از آنها دور سازید.
در این مقاله از مجله حساب رایان نرم افزار مدیریت املاک و مستغلات را مورد بررسی قرار دادیم. این نرم افزار مزایا و فواید بسیاری برای هر سازمانی دارد که با انتخاب بهترین نرم افزار موجود می‌توانید آنها را برای خود تضمین کنید. آیا سازمان یا شرکت شما نیز به این ابزار مدرن و نیرومند نیاز دارد؟ پیشنهاد می‌دهیم همین الان برای تهیه آن از شرکت دانش‌بنیان حساب رایان پارس اقدام نمایید. در صورتی که تجربه خاصی هم در ارتباط با استفاده از این نرم افزار یا سایر نرم افزارهای موجود در بازار دارید، خوشحال می‌شویم آن را با ما و سایر مخاطبان مجله حساب رایان در میان بگذارید. نظرات شما بر روی تهیه مقالات بهتر تأثیر قابل توجهی خواهد داشت.
