نرم افزار مدیریت قراردادها چیست؟

در دنیای کسب‌وکار امروزی تجهیز شرکت‌ها به نرم افزار مدیریت قراردادها به ضرورتی انکارناپذیر تبدیل شده است. این ابزار ایجاد، ذخیره‌سازی و ردگیری قراردادهای شرکت‌ها را تسهیل کرده و نیاز به کاغذبازی، ورود دستی داده‌ها و سایر تسک‌های تکراری را حذف می‌کند. علاوه بر این، نرم افزار مدیریت پیمان امکان همکاری بهتر و سازمان‌یافته‌تر پرسنل و طرفین فعال در موقعیت‌های جغرافیایی مختلف را پدید می‌آورد.

در این مقاله از مجله حساب رایان نرم افزار مدیریت قرارداد و امور پیمان را بررسی می‌کنیم. هر کسب‌وکاری که بخواهد قراردادهای خود را مطابق استراتژی معین و مشخصی تنظیم کند، باید این ابزار را تهیه نماید. بنابراین، بهتر است پیش از خرید، اطلاعات کاملی درباره این نرم افزار داشته باشید و تصمیم صحیح را اتخاذ کنید.

نرم افزار مدیریت قراردادها و امور پیمان چیست؟

نرم افزار مدیریت قراردادها دیدگاهی همکاری‌محور را در فرایند تنظیم و اجرای قرارداد برای کاربران نهایی ایجاد می‌کند. به این صورت، شرکت‌ها انجام تسک‌ها و عملیات‌های تکراری را خودکار می‌سازند و فرایند ایجاد و تنظیم قراردادها و پیمان‌ها را سرعت می‌بخشند. این ابزار پایگاه‌های داده ویژه‌ای ارائه می‌دهد و تمام قراردادها را در یک مکان مرکزی ذخیره می‌کند. از آنجایی که این پایگاه‌های داده به ویژگی جستجوی توکار مجهزند، پیدا کردن قراردادهای مورد نظر را تسهیل می‌کنند. در مجموع، با استفاده از این نرم افزار می‌توانید امور زیر را انجام دهید:

• فرایندهای پیچیده قراردادها را به صورت خودکار انجام دهید و بهره‌وری را در سازمان خودتان افزایش دهید.
• مدیریت قراردادها را با تنظیم و ذخیره‌سازی آنها در یک مکان مرکزی تسهیل کنید.
• چرخه فروش را با ساده‌سازی فرایند تنظیم قرارداد بهبود بخشید.
• ارتباط میان تیم‌های داخلی و خارجی را افزایش دهید.
• روابط را با شرکای تجاری تقویت کنید.
• ریسک‌ها را قبل از وقوع شناسایی کنید و بر آنها نظارت داشته باشید.

علاوه بر این، خواندن قراردادها به کمک نرم افزار مدیریت قراردادها تسهیل می‌شود و مشتریان بیشتر با موضوع درگیر شوند. در واقع، این نرم افزار آن بخش‌های قرارداد را که نیاز است بیشتر مورد توجه خوانندگان قرار گیرد، برجسته می‌سازد و راهنمایی لازم را در اختیار آنها قرار می‌دهد.

اهمیت مدیریت قراردادها برای پیمانکار و کارفرما

با توجه به رشد اقتصاد جهانی در سال های اخیر، شاهد ثبت و انعقاد قراردادهای بسیاری در تمام حوزه های اقتصادی هستیم. این حجم از قراردادهای منعقد شده، باعث ایجاد چالش های بسیاری برای سازمان ها و شرکت ها شده است. برای جلوگیری از این چالش ها، مدیریت قراردادها اهمیت می بابد. مدیریت قراردادها شامل تمام مراحل و اقداماتی است که برای کنترل و نظارت بر قراردادهای منعقد شده میان سازمان با مشتریان، پیمانکاران و ... به کار می روند. به عبارت دیگر مدیریت قراردادها فرآیندی است که شرایطی را برای مدیران فراهم می نماید تا بتوانند قراردادهایشان را به شکل بهتری کنترل و مدیریت نمایند. هدف از مدیریت قراردادها کاهش دادن ریسک قراردادها، ایجاد فرصت برای افزایش درآمد، صرفه جویی در زمان، کمک به حل اختلاف نظرها و محافظت از منافع شرکت و یا سازمان می باشد.

از مزایای مدیریت قراردادها می توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:

• پشتیبانی از عملیات های تجاری
• تقویت اثربخشی عملیات ها
• شفافیت و کاهش هزینه ها
• تقویت تبعیت از قوانین و قواعد

ویژگی‌های معمول نرم افزار مدیریت قراردادها کدامند؟

پیش از هر نکته دیگری باید اشاره کنیم که هر محصول نرم افزاری ویژگی‌های خاص خود را دارد که آن را از سایر محصولات موجود متمایز می‌سازد. با وجود این، تعدادی از ویژگی‌ها بیشترین متقاضی را دارند و باید آنها را به عنوان ویژگی‌های معمول نرم افزار مدیریت قراردادها معرفی کنیم. برای مثال:

• فیلدهای سفارشی‌ یا هوشمند

به کمک این ویژگی، نیازهای خود را از بین فیلدهای استاندارد انتخاب می‌کنید یا فیلدهای سفارشی خودتان را می‌افزایید تا جزئیات خاصی را درباره مشتریان گردآوری کنید.

• فرایند گرفتن خودکار موافقت‌

نرم افزارهای طراحی‌شده برای شرکت‌های بزرگ امکان تعریف و تنظیم روال‌های کاری را به کاربران می‌دهند. بنابراین، می‌توانید اسناد خود را به صورت خودکار و بدون اتلاف وقت برای افراد مورد نیاز ارسال کنید.

• اخطارهای خودکار

از ارسال ایمیل‌های آگاه‌سازی درباره تغییرات قرارداد تا اخطارهای مربوط به مراحل حساس قرارداد، یادآورهای خودکار تمام طرفین و افراد درگیر را نسبت به فرایند آگاه می‌سازد.

• خط قرمز کشیدن

این ویژگی امکان ویرایش قرارداد در حین ردگیری هرگونه تغییری را برای تمام طرفین فراهم می‌آورد. واقعیت این است که هر طرفی تغییراتی در اسناد ایجاد می‌کند و آنها را با سایر طرفین به اشتراک می‌گذارد، پس این ویژگی را باید بخشی از مذاکرات در جهان دیجیتال دانست.

• امضای الکترونیک

ویژگی دیگری که انتظار می‌رود نرم افزار مدیریت قراردادها و امور پیمان به آن مجهز شده باشد، ابزارهای امضای الکترونیک است. این یعنی نرم افزار باید قابلیت امضای خودکار را به صورت توکار داشته باشد.

• قابلیت‌های OCR

تجهیز نرم افزار به قابلیت جستجوی تصویری یا صوتی فرایند پیدا کردن قراردادها، عبارات و یا داده‌های مشتریان در انبار داده‌ها را تسهیل و تسریع می‌کند.

• بررسی مرحله‌ای

تعدادی از نرم افزارها تمام نسخه‌ها، گفتگوها و ویرایش‌ها را ردگیری می‌کنند تا در صورت بروز هرگونه مشکلی و حتی طرح دعوا در دادگاه، یک بررسی مرحله‌ای شفاف در اختیار داشته باشید.

• کتابخانه محتوا

دیگر نیازی به چاپ و بایگانی صدها برگه قرارداد ندارید. شما اکنون یک کتابخانه محتوا دارید که تمام قراردادها، نمونه‌ها و حتی عبارات استاندارد شما را انبار و نگهداری می‌کند.

چرا باید از نرم افزار مدیریت قراردادها استفاده کنیم؟

 دلایل زیادی را می‌توانیم برای استفاده از یک نرم افزار مدیریت قراردادها و امور پیمان بیان کنیم. در واقع، مزایای استفاده از این ابزار برای شرکت‌‌ها بی‌شمارند؛ به ویژه اگر احساس کرده باشید که باید فرایند تنظیم قرارداد با مشتریان کسب‌وکارتان را تسهیل و تسریع نمایید.

به اختصار، تعدادی از مزایای استفاده از این نرم افزار را می‌توانیم چنین بیان کنیم:

• وجود پایگاه‌های داده، که تمام قراردادها را در یک مکان ذخیره می‌کند تا دسترسی به آنها تسهیل شود.
• همکاری در تنظیم قرارداد، که امکان همکاری و اشتراک‌گذاری هرگونه تغییری از طریق پرتال وب را برای کاربران فراهم می‌آورد.
• تمپلت‌های قراردادها، که کاربران را از عبارات پیش‌نوشته بهره‌مند می‌سازد.
• پیوست‌های قراردادها، مانند تصاویر، صورتحساب‌ها و غیره.
• تسهیل فرایندهای اعلام موافقت و تأیید، که به دلیل یکپارچه‌ شدن روال‌های کاری واحدها به واسطه یک سیستم طراحی‌شده به میان می‌آید.

 

کدام واحدهای شرکت شما به نرم افزار مدیریت قراردادها نیاز دارند؟

افراد و واحدهای مختلفی از شرکت ممکن است با هر مرحله از فرایند تنظیم، اجرا و اتمام قراردادها سروکار داشته باشند. با وجود این، می‌توانیم بگوییم که سه تیم فروش، مالی و حقوقی بیشترین سروکار را با قراردادها و مدیریت آنها دارند.

تیم فروش: نرم افزار مدیریت قراردادها و امور پیمان به اشتراک‌گذاری، نگهداری ایمن و شناسایی مشکلات هر قراردادی کمک می‌کند. این امکانات برای تسهیل فرایند امضای قرارداد و کاهش حدأکثری تأخیرهای تنظیم قرارداد به یاری تیم فروش می‌آید.

علاوه بر این، واحد فروش می‌تواند این نرم افزار را با محصولات دیگری مانند نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، نرم افزار قیمت‌گذاری (CPQ) و راهکارهای امضای الکترونیک یکپارچه سازد. به این صورت، این تیم می‌تواند در مرحله امضای قرارداد روابط خود را با مشتریان به بهترین شکل ممکن ایجاد، محافظت و کنترل کند.

تیم مالی: این نرم افزار در شناسایی اشتباهات زبانی و تشخیص عبارات مخاطره‌آمیزی که ممکن است منجر به بروز مشکلات قانونی برای شرکت شوند، به تیم مالی کمک می‌کند. به این صورت، تیم مالی شفافیت بررسی‌های مرحله‌ای را بهبود می‌بخشد و مطمئن می‌شود که مشتریان قادر به دستکاری آن نیستند.

تیم حقوقی: نرم افزار مدیریت قراردادها پایگاه‌های داده پیمان‌ها و قراردادها را در اختیار تیم حقوقی قرار می‌دهد تا بتوانند به آسانی هر چیزی را جستجو کنند. از آنجایی که واحد حقوقی به صورت دوره‌ای در قراردادها تجدیدنظر می‌کند، این نرم افزار مراحل فرایند تجدیدنظر و تازه‌سازی را خودکار می‌سازد و تاریخ‌های مورد نظر را به تیم یادآوری می‌کند.

در انتخاب نرم افزار مدیریت قراردادها به چه نکاتی توجه کنیم؟

وقتی که می‌خواهید نرم افزار مورد نیازتان را انتخاب کنید، لازم است نکات مختلفی را مدنظر قرار دهید. در این بخش چند نکته اصلی را در این خصوص بررسی می‌کنیم.

تهیه پیش‌نویس و تعیین روال‌ها به صورت خودکار

هدف از خودکارسازی تهیه پیش‌نویس قرارداد و تعیین روال‌های کاری این است که احتمال خطا را به حدأقل برساند و گرفتن موافقت‌های مورد نیاز تسریع را نماید. وقتی که فرایندهای دستی تهیه پیش‌نویس به صورت خودکار انجام شوند، می‌توانید از عبارات کامل قراردادهای پیش استفاده کرده و تغییرات جزئی مورد نیاز را اعمال کنید.

خودکارسازی، همچنین، شفافیت را در فرایند تهیه پیش‌نویس و گرفتن موافقت‌های لازم بهبود می‌دهد، چون این نرم افزار هرگونه تغییری را به صورت کامل ثبت می‌کند. علاوه بر این، خودکارسازی همکاری و ارتباط میان تمام طرفین را تسهیل می‌کند، چون همه از وظایف خود و زمان انجام آنها به خوبی مطلع هستند.

 

یکپارچگی با نرم افزارهای طرف ثالث

تعدادی از نرم افزارهای مدیریت قراردادها قابلیت اتصال و یکپارچگی با نرم افزارهای طرف ثالث را دارند. به این صورت، می‌توانید امور مربوط را به بهترین شکل ممکن انجام دهید و همان ارتباط مطلوبی را که انتظار دارید، با طرف ثالت داشته باشید.

امنیت و محافظت از داده

امنیت شامل محافظت همه‌جانبه از داده و تحدید دسترسی به آنها می‌شود. نرم افزار مدیریت قرارداد دسترسی به قراردادها و اسناد مرتبط را با تخصیص نقش ویژه به هر کدام از کاربران محدود می‌سازد. مجوزها نه تنها افراد دارای دسترسی به اسناد را تعیین می‌کنند، بلکه نقش هر کدام از آنها (ویرایشگر، مشاهده‌گر و غیره) را مشخص می‌سازند.

دسترسی بر اساس نقش فردی مطابق اصل کمترین حق امتیاز عمل می‌کند که حدأقل سطح دسترسی مورد نیاز برای انجام وظایف فردی هر کدام از پرسنل را در نظر می‌گیرد. البته تعیین نقش‌ها می‌تواند بر اساس هر تعداد فاکتوری جدای از عنوان شغلی صورت گیرد.

شفافیت و کنترل

وقتی که المان‌های قرارداد به صورت شفاف در کنار هم ثبت می‌شوند، فرایند پیدا کردن، مشاهده، نظارت و استخراج داده برای کاربران تسهیل می‌شود. شفافیت موجب نمایش واضح چرخه حیات قرارداد می‌گردد و موقعیت موضعی قرارداد در چرخه حیات خود را به کاربران گزارش می‌دهد. به این صورت، تمام طرفین درک درستی از وظایف و الزامات قرارداد و تاریخ اتمام آنها به دست خواهند آورد.

از سوی دیگر، تحلیل میزان موفقیت قراردادهای پیشین می‌تواند در تعیین اثربخش‌ترین مفاهیم و عبارات نقش داشته باشد. بنابراین، می‌توانید در مذاکرات قرارداد از این اطلاعات بهره ببرید و آن را با واحدهای مرتبط از قبیل فروش، مالی، واحدهای اجرایی و غیره به اشتراک بگذارید. توجه داشته باشید که ذخیره‌سازی قراردادها در چند مکان، عدم رعایت استاندردسازی، محدودیت‌های دسترسی، تکیه به فرایندهای دستی و کیفیت پایین داده‌ها موانعی هستند که در مسیر شفافیت قرارداد قرار می‌گیرد.

قابلیت‌های گزارش‌گیری و تحلیلی

تحلیل با هدف بهبود روش تهیه پیش‌نویس، مذاکره، موافقت و دستیابی به اهداف قراردادها انجام می‌گیرد و موجب افزایش بهره‌وری فرایندها و کاهش هزینه‌های می‌گردد. برای مثال، سیستم‌های خودکارسازی روال‌های کاری از داده‌های تحلیلی برای تسهیل روال‌ها و کاهش تعداد فعالیت‌های دستی مورد نیاز استفاده می‌کنند. به این صورت، این سیستم‌ها تأثیر قابل توجهی بر صرفه‌جویی در وقت و کاهش احتمال خطاهای انسانی می‌گذارند. وقتی که تصمیم‌گیرندگان داده‌های صحیح و باکیفیت در اختیار داشته باشند، می‌توانند در زمان کمتری تصمیم‌های اثربخشی اتخاذ کنند.

گزارش‌های تهیه‌شده با نرم افزار مدیریت قرادادها می‌توانند منجر به متغیرهایی شوند که قرارداد را از ابتدا تا انتها به حرکت درمی‌آورند، ارزش‌های شخصی و جمعی قراردادها را افزایش و نمایش می‌دهند و نرخ‌های پیروی از قرارداد، تاریخ‌های تجدیدنظر در آنها، سطح ریسک، صرفه‌جویی‌ها، سرعت پاسخ شرکت به مشکلات احتمالی و تعداد اختلاف‌نظرها را ثبت و ضبط می‌کنند.

 

ترندهای مرتبط با نرم افزار مدیریت قراردادها

در هر دورانی یک یا چند ترند در ارتباط با هر نرم افزاری مطرح می‌شوند. در حال حاضر دو موضوع در مورد نرم افزار مدیریت پیمان ترند شده‌اند که به شرح زیر هستند:

• هوش مصنوعی

هوش مصنوعی می‌تواند این ابزار را کارآمدتر و پویاتر کند. یادگیری ماشین می‌تواند شامل بازخوردهای انسانی به نرم افزار مورد استفاده نیز شود، که این موضوع به بهبود اجرای قراردادها در طول زمان کمک خواهد کرد. از میان مزایای کاربرد هوش مصنوعی در این مورد می‌توانیم به کاهش ادبیات تکراری، اصلاح اشتباهات دستوری و قانونمندتر کردن کلیت قرارداد اشاره کنیم.

• خودکارسازی

ترندهای مربوط به خودکارسازی در حال تسریع فازهای چرخه حیات قرارداد در بین شرکت‌ها و مشتریان هستند. خودکارسازی به صورت اتوماتیک قراردادها را به افراد ضروری انتقال می‌دهد، طوری که تمام امضاهای مورد نیاز در مدت زمان اندکی جمع‌آوری می‌شوند. این ویژگی، همچنین، ارسال نوتیفیکیشن را خودکار می‌سازد، پس تمام طرفین نسبت به تاریخ‌های مهم قرارداد آگاه خواهند شد.

چطور بهترین نرم افزار مدیریت قراردادها را انتخاب کنیم؟

وقتی که سخن از انتخاب گزینه درست به میان می‌آید، لازم است موارد مختلفی را در نظر بگیرید. برای مثال، بهتر است قبل از هر کاری شرکت تولیدکننده را انتخاب کنید. پیشنهاد ما این است که از محصولات شرکتی با سابقه مثبت استفاده نمایید تا از تجربه بلندمدت و اثربخش آن در زمینه تولید نرم افزار مدیریت قراردادها بهره لازم را ببرید.

نرم افزارهای تولیدی این شرکت‌ها معمولاً بیشترین سازگاری را با کسب‌وکارهای ایرانی دارند و بالاترین تعداد ویژگی‌های مورد نیاز شما را دربر می‌گیرند. پس، در هنگام انتخاب، پیشنهاد می‌دهیم از امکان دمو استفاده کنید تا ببینید که آیا نیازهایتان پاسخ داده می‌شود یا خیر.

در نظر داشته باشید که بهترین نرم افزار مدیریت پیمان و قراردادها گزینه‌ای است که امکان سفارشی‌سازی را برای شما فراهم آورد. درست است که ساختار و فرهنگ شرکت‌ها و سازمان‌های ایرانی تقریباً یکسان است، اما هر کسب‌وکاری ویژگی‌های خاص خود را دارد که باید مدنظر قرار گیرد.

پیشنهاد ما برای شما نرم افزار مدیریت قراردادها و امور پیمان محاسبان است. این محصول که توسط شرکت حساب رایان پارس تولید و عرضه شده است، هم از جانب یک شرکت دانش‌بنیان با سابقه طولانی‌مدت خدمت‌رسانی تولید شده و هم ویژگی‌های بی‌شماری دارد که شما از هر نظر بی‌نیاز می‌سازد. حساب رایان امکان دمو و مشاوره را به صورت رایگان برای تمام شرکت‌ها و سازمان‌های خریدار فراهم آورده است. بنابراین، پیشنهاد می‌دهیم از این امکان کمال استفاده را ببرید.

 

مدیریت هوشمند اسناد قراردادها با OCR

یکی از موارد اصلی در امور قراردادها اسناد و مدارک هر قرارداد است. با توجه به گسترش هوش مصنوعی (AI)، تکنولوژی OCR در این مورد نقش مهمی دارد. فناوری OCR فایل‌های تصویری را به اسناد متنی قابل خواندن بر روی سایر نرم افزارهای کسب و کارها تبدیل می کند. فایل عکس یا PDF را به فایل WORD تبدیل می کند. همچنین می تواند برای مثال، داده‌ها را به اکسل وارد کند تا تمام آنها را بتوان به صورت سازمان یافته مشاهده کرد. وقتی که داده ها بصورت آنلاین در دسترس باشند، ریسک گم شدن یا سرقت آنها نیز کاهش می‌یابد. تمام افراد درگیر در فرایندها در جریان امور قرار می‌گیرند و امور با همکاری همه و با دقت بیشتری انجام می‌پذیرد. بنابراین OCR نقش پررنگی در صرفه جویی در زمان و هزینه ها دارد. با تکنولوژی OCR امکان جستجوی کلمات و عبارت ها در داخل خود اسناد پیوست شده نیز وجود دارد.

 

کلام آخر

نرم افزار مدیریت پیمان یکی از ابزارهای مهم برای کسب‌وکارهای امروزی به حساب می‌آید که از سراسر فرایند تنظیم و اجرای قرارداد پشتیبانی می‌کند. از آنجایی که تعداد قراردادهای شرکت‌ها روز به روز در حال افزایش است، تجهیز شرکت به ابزاری مطلوب برای مدیریت آنها ضروری است.

در این مقاله از مجله حساب رایان نرم افزار مدیریت قراردادها را از جنبه‌های مختلفی مورد بررسی قرار دادیم. در اینجا نه تنها تعریف و مزایای استفاده از این نرم افزار را ارائه دادیم، بلکه نکاتی را که در هنگام انتخاب گزینه درست مورد نیاز خواهند بود را مرور کردیم و در پایان نیز پیشنهاد خودمان را ارائه دادیم. نظر شما درباره استفاده از نرم افزار مدیریت قرارداد و امور پیمان چیست؟ خوشحال می‌شویم که نظرات و تجربیات خود را با ما و سایر خوانندگان مجله حساب رایان پارس در میان بگذارید. مطمئناً نظرات شما برای ارائه محتواهای بهتر در این مجله راه‌گشا خواهد بود.