پیاده‌سازی و نصب ERP برای کسب‌وکاری که قصد دارد تمام فرایندهای داخلی و حتی بخشی از ارتباط خود با مشتریان و کاربران را به صورت کارآمد کنترل کند، ضروری است. برنامه‌ریزی منابع سازمانی عنصری بنیادی در سیستم مدیریت اطلاعات سازمان‌ها محسوب می‌شود که هدف اصلی آن متمرکزسازی داده‌های شرکت‌ها و فرایندهای تجاری است.
از آنجایی که نرم افزار ERP کارآمدی و شفافیت عملیات‌های کسب‌وکار را بهبود می‌بخشد و موجب تسهیل و افزایش دقت در تصمیم‌گیری‌های استراتژیک می‌شود، نصب موفقیت‌آمیز آن مستلزم برنامه‌ریزی، انتخاب نرم افزار صحیح، مدیریت کارآمد تغییرات و آموزش لازم است. بنابراین، در این مقاله از مجله حساب رایان به موضوع نصب ERP می‌پردازیم تا دیدی صحیح و جامع درباره آن به خوانندگان انتقال یابد. تا پایان این مطلب را با ما همراه باشید تا مراحل این فرایند مهم را با هم بررسی کنیم.
پیاده‌سازی و نصب ERP چیست؟
سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی عملیات‌های واحدهای مختلف، از قبیل مدیریت مالی، منابع انسانی، فروش و تولید را به منظور افزایش بهره‌وری و کارآمدی با هم یکپارچه می‌سازد. پس پیاده‌سازی و نصب ERP فرایند برنامه‌ریزی، پیکربندی و استقرار این سیستم در سازمان را توصیف می‌کند. اجرای این فرایند پیچیده معمولاً به چند ماه زمان نیاز دارد، چون باید بسیاری از عملیات‌ها خودکارسازی شوند و مورد پشتیبانی قرار گیرند.
سیستم ERP باید چگونه باشد؟
پیش از اینکه نصب را شروع کنید، باید به یک سوال بسیار مهم پاسخ دهید: نرم افزار ERP در شرکت شما باید چگونه باشد؟ توجه کنید که شکاف در بین سازمان اجراکننده راهکار ERP و منابع درون‌سازمانی شما می‌تواند آسیب‌رسان باشد. بنابراین، پیش از هر کار دیگری حتماً جلسه‌ای بابت ایجاد هماهنگی‌های لازم برگزار کنید. تیم شما و تیم اجراکننده حتماً نکاتی درباره پیکربندی دارند که چگونگی واکنش سیستم را تعیین خواهد کرد.
پس لازم است فرایند را به مراحل مختلفی تقسیم‌بندی کنید تا نصب سیستم به بهترین شکل ممکن انجام پذیرد.
مراحل پیش از نصب و پیاده‌سازی ERP
پیش از آنکه مستقیماً وارد مراحل نصب ERP شوید، لازم است چند کار مهم را انجام دهید. در این بخش این مراحل را با هم مرور می‌کنیم:
-
نرم افزار صحیح را انتخاب کنید
انتخاب نرم افزار درست اهمیت بالایی دارد، چون فواید و مزایای سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمانی می‌تواند از یکدیگر متفاوت باشد. پس پیش از هر کاری باید نرم افزار ERP مدنظر خود را تعیین کنید. نیاز شما چیست؟ برای مثال، می‌خواهید نرم افزارتان تحت شبکه باشد یا تحت وب؟ هر کدام از این گزینه‌ها مزایای خاص خود را دارند. پس نیاز خود را مشخص سازید و مطابق آن انتخاب کنید.
-
هدف از تهیه نرم افزار جدید را تعیین کنید
سپس لازم است اهداف خود را از خرید سیستم ERP تعیین کنید. برای مثال، تهیه آن برای تسهیل عملیات‌های یک واحد مشخص است یا می‌خواهید عملیات‌های کل سازمان را پوشش دهد؟ هرچه نیاز شما گسترده‌تر باشد، نیاز است پروژه پیچیده‌تری را اجرا کنید.
-
بودجه خود را مشخص سازید
در این مرحله باید محدودیت‌های بودجه خود را تعیین کنید. هر پروژه‌ای، با توجه به عوامل مختلفی، به بودجه خاصی نیاز دارد، پس بودجه خود را مطابق نیازهایتان مشخص سازید.
-
امکانات سخت افزاری را تهیه کنید
یکی دیگر از مراحل نصب ERP تهیه امکانات سخت افزاری است. وقتی که نرم افزار مدنظرتان را انتخاب کردید، باید پیش‌نیازهای سخت افزاری را نیز تهیه کنید تا از سازگاری آنها با یکدیگر مطمئن شوید. گاهی اوقات خرید کامپیوترها یا سرورهای پیشرفته‌تر برای بهینه‌سازی عملکرد سیستم ضروری است.
شاید عملکرد سیستم کنونی شما با سخت افزارهای موجود رضایت‌بخش باشد، اما ماشین‌های قدیمی معمولاً سازگاری لازم را با سیستم‌های جدید ندارند.
-
داده‌های خود را سامان دهید
سرانجام، لازم است داده‌های خود را برای اجرای آسان فرایند کوچ داده سامان دهید. برای این منظور، روابط و حوزه‌های جزء به جزء داده‌ها را معین کنید، کپی‌های تکراری قدیمی را حذف کنید، فایل‌های موجود را مرتب سازید و در صورت نیاز دوباره فرمت‌بندی کنید.
مراحل نصب ERP
نصب و پیاده‌سازی سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی از شرکتی به شرکت دیگر متفاوت است. ولی، در مجموع، تمام کسب‌وکارها باید مراحل زیر را سپری کنند.
فازهای پیاده‌سازی و نصب را مشخص سازید
هر شرکتی به ماژول‌های خاصی نیاز دارد. بنابراین، تعریف و تعیین ماژول‌های مورد نظر در هنگام نصب ERP از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است. سیستم انتخابی شما باید به طور کامل تابع روال‌های کاری کسب‌وکارتان باشد، پس ببینید که روال‌های کاری شما چه تفاوت‌هایی با سیستم مدنظر دارند.
زمان‌بندی سریع اما قابل اجرایی را برنامه‌ریزی کنید
مسلماً اگر امکانات و قابلیت اجرای باکیفیت پروژه‌ای را در عرض چند ماه داشته باشید، نمی‌خواهید که آن را در یک سال اجرا کنید! زمان‌بندی در نصب سیستم ERP مهم است، البته هنگامی اهمیت این موضوع نمایان می‌شود که بدانید بیش از 60 درصد از اجراها در بازه زمانی طولانی‌تری از آنچه که باید اجرا می‌شوند. توصیه می‌کنیم چند نکته را در این ارتباط مدنظر داشته باشید:
- واقعیت این است که اجرای پروژه‌ها مطابق برنامه کار بسیار دشواری است. پس انعطاف کافی را در هنگام تعیین برنامه زمانی داشته باشید.
- در طول اجرای پروژه به وضعیت موجود دسترسی داشته باشید و شرایط را زیر نظر بگیرید.
- پروژه خود را به تعدادی فاز مستقل و هر فاز را به تسک‌های قابل تعریف تقسیم کنید.
- امور را با توجه به جزئیات آنها برنامه‌ریزی کنید.
- در تمام مراحل مشاوره‌های لازم را دریافت نمایید.
یک برنامه ارتباطی ایجاد کنید
برای اینکه بتوانید تمام امور مربوط به نصب ERP را زیر نظر داشته باشید، باید برنامه‌ریزی لازم را برای ارتباط با تیم‌های درگیر داشته باشید. برای این منظور:
- جلساتی را با تیم IT هماهنگ کنید.
- اطلاعات خود از وضعیت اجرای پروژه را به طور مداوم به‌روزرسانی کنید.
- در مراحل مختلف، دموهای مورد نیاز را برنامه‌ریزی کنید.
- با هر تیم در مورد تسک‌های آنها ارتباط داشته باشید تا سردرگمی به وجود نیاید.
- در پایان هر جلسه، زمان جلسه بعدی را تعیین کنید.
عملکرد سیستم را پس از پایان هر مرحله تأیید کنید
یکی از دلایل معمول شکست در نصب و پیاده‌سازی ERP این است که در پایان محصول نمی‌تواند نتابج دلخواه را داشته باشد. ولی لازم نیست تا پایان پروژه منتظر بمانید. مراحل خاصی را تعیین کنید و اجرای مرحله پس از آنها را منوط به تأیید عملکرد سیستم نمایید. برای این منظور، با تیم خود مشورت کرده و نرم افزار را در فرایند پیاده‌سازی و نصب چند بار تست کنید.
اجرای تست‌ها را برنامه‌ریزی کنید
تست یکی از ضروری‌ترین مراحل استقرار ERP در هر کسب‌وکاری است. شما باید تست‌های مختلفی را انجام دهید که در اینجا تعدادی از آنها را نام می‌بریم:
- تست فنی
این تست صحت کدها را تأیید می‌کند.
- تست عملیاتی
یکی از تست‌های دیگری که باید در هنگام نصب ERP انجام دهید، تأیید عملکرد سیستم است. شما باید مطمئن شوید که همه‌چیز مطابق وعده‌ها پیش می‌رود.
- تست پذیرش از سوی کاربر
توصیه می‌کنیم برای این تست از افرادی استفاده کنید که بیشترین آشنایی را با کسب‌وکار شما دارند.
- تست تأیید بک‌آپ‌گیری خودکار
این احتمال وجود دارد که سیستم برای رفع نیازهای شما به چند تغییر احتیاج داشته باشد. پس آمادگی لازم را برای این تست داشته باشید.
برای کوچ داده‌ها آماده شوید
پس از نصب ERP، لازم است داده‌های سیستم کنونی را برای کوچ داده به نرم افزار جدید مرتب سازید تا بیشترین سازگاری را با آن داشته باشند. این فرایند شامل ارزیابی، آماده‌سازی و انتقال تمام داده‌های موجود به فرمتی است که سازگاری کافی را با سیستم ERP جدید داشته باشد. سپس داده‌ها را در سیستم جدید بارگذاری کنید.
توجه داشته باشید که کوچ داده می‌تواند خسته‌کننده و زمان‌بر باشد، پس لازم است داده‌ها را از قبل آماده کرده باشید. در مجموع، کارهای زیر را باید انجام دهید:
- داده‌ها را در یک فرایند به طور کامل بررسی کنید.
- نوع داده‌های مورد نیازتان را تعیین و طبقه‌بندی کنید.
- صحت داده‌ها را ارزیابی کنید.
- روش ویژه‌ای را برای انتقال داده انتخاب کنید.
- فرایند کوچ داده را تست کنید.
- از داده‌های خود بک‌آپ بگیرید تا همواره به آنها دسترسی داشته باشید.
به یاد داشته باشید که کوچ داده فرایند بسیار پیچیده‌ای می‌باشد، پس مهم است که تیمی باتجربه داشته باشید که دانش لازم را درباره نیازهای خاص سازمان شما داشته باشد.
تست نهایی ERP را انجام دهید
هنگامی که نصب ERP به اتمام رسید، تست پایانی را انجام دهید. در این مرحله باید جامع‌ترین تست را انجام دهید و در کنار تأیید داده‌های کوچانده شده، تمام فرایندها و عملیات‌ها را نیز بررسی کنید. انجام این مرحله به دلایل زیر اهمیت زیادی دارد:
- معیارهای پذیرش از سوی کاربر را تعریف کنید.
- از تست‌های استاندارد برای ارزیابی عملکردها استفاده کنید.
- صحت تمام داده‌های کوچانده‌شده را ارزیابی کنید.
- دسترسی کاربر را تست کنید.
- فرایندهای خودکار و روال‌های کاری را تست کنید.
- امنیت سیستم را ارزیابی کنید.
- سازگاری آن را با سایر سیستمها تأیید کنید.
مراحل پس از نصب و پیاده‌سازی ERP
پس از آنکه نرم افزار ERP به طور کامل در شرکت پیاده‌سازی شد، نوبت آن است که مراحل پس از نصب را اجرا کنید. لازم است این فرایند شامل مراحل زیر باشد:
آموزش کارکنان
پیش از آنکه سیستم را به صورت کامل راه‌اندازی کنید، آموزش لازم را به پرسنل واحدهای مختلف بدهید. مطمئن شوید که تمام کارکنان آموزش‌های لازم را برای کار با سیستم جدید دیده‌اند. توجه کنید که روش آموزش را باید مطابق نیازهای کسب‌وکارتان انتخاب کنید.
نگهداری و پشتیبانی سیستم
پس از راه‌اندازی و نصب کامل ERP، فرایند مداومی را برای نگهداری و پشتیبانی از سیستم برنامه‌ریزی کنید. این فرایند شامل بررسی‌های منظم نگهداری، ارتقای نرم افزار مطابق نیازها و اشکال‌زدایی‌های مداوم می‌شود. پس لازم است تیمی حرفه‌ای داشته باشید که مدیریت و پشتیبانی از سیستم را به عهده بگیرد.
دلایل عدم موفقیت نصب ERP در سازمان‌ها
عدم موفقیت در پیاده‌سازی موفق سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی می‌تواند دلایل مختلفی داشته باشد. با این حال، چند دلیل در بسیاری از موارد عدم اجرای موفقیت‌آمیز نصب ERP نقش به‌سزایی دارند که در اینجا به آنها اشاره می‌کنیم.
- ضعف مدیریت اجرای تغییر
- شکست محصول در تأمین نیازها و مزایای مدنظر
- تغییر اهداف کسب‌وکار
- ضعف برنامه‌ریزی و مدیریت پروژه
- تأخیر در اجرای پروژه
کلام آخر
پیاده‌سازی و نصب ERP فرایندی پیچیده و زمان‌بر است، پس باید تمام مراحل آن را به صورت کامل برنامه‌ریزی کنید. نرم افزار ERP می‌تواند مزایا و فواید فراوانی برای شرکت شما نیز داشته باشد، اما اگر نصب و پیاده‌سازی آن مطابق برنامه‌ای صحیح پیش نرود، احتمال اینکه به شکست انجامد نیز وجود دارد. در این مقاله از مجله حساب رایان پارس مراحل نصب و پیاده‌سازی ERP را بررسی کردیم. تجربه شما از این فرایند چیست؟ آیا نکته دیگری وجود دارد که باید مخاطبان ما مدنظر قرار دهند؟ خوشحال می‌شویم تجربه و نظرات خود را در این ارتباط با ما و مخاطبان حساب رایان به اشتراک بگذارید.
