اگر صاحب کسب‌وکار هستید یا حسابداری تخصص شماست، بهتر است با مطالعه چگونگی کارکرد سیستم حسابداری آشنا شوید. به این صورت، در این عرصه از رقبای خود جا نمی‌مانید و می‌توانید با ارائه بهترین عملکردها جایگاه خود را در کنار برترین‌ها تثبیت کنید. در این مقاله از مجله حساب رایان سیستم حسابداری را از جوانب مختلف بررسی می‌کنیم تا هرآنچه را که لازم دارید، در یک منبع فرا گیرید. پیشنهاد می‌دهیم تا پایان همراه ما بمانید.
سیستم حسابداری چیست؟
سیستم حسابداری به مجموعه‌ای از اجزای به‌هم پیوسته در داخل یک موسسه گفته می‌شود که آثار مالی رویدادها را به گزارش‌ها و صورت‌های مالی تبدیل می‌کند. در واقع، این سیستم عبارت است از نحوه نگهداری سوابق کسب‌وکار؛ تراکنش‌هایی مانند صورتحساب، پولی که از حساب بانکی کسب‌وکار خرج می‌شود، صورت‌حساب‌های تأمین‌کنندگان و پولی که صرف هزینه‌های تجاری می‌شود در این سیستم قرار می‌دهند.
هدف از سیستم حسابداری چیست؟
سیستم حسابداری این امکان را می‌دهد تا پول ورودی و خروجی کسب‌وکار قابل ردیابی باشد. در حقیقت، این سیستم عبارت است از نحوه نگهداری سوابق مالی و از آن برای ثبت تراکنش‌ها، فاکتورها، صورت حساب‌های فروشندگان و سایر درآمدها و هزینه‌ها استفاده می‌شود.
انواع سیستم‌های حسابداری مورد استفاده در سازمان‌ها
دو نوع سیستم حسابداری وجود دارد: اولین سیستم، سیستم یک‌طرفه است که در آن یک کسب‌وکار کوچک هر تراکنش را به عنوان یک لاین قلم در دفتر ثبت می‌کند. سیستم دیگر یک سیستم دوطرفه است که در آن هر تراکنش هم به عنوان بدهکار و هم به عنوان بستانکار در حساب‌های جداگانه ثبت می‌شود. سیستم دو ورودی، تعادل دفاتر شرکت را تضمین می‌کند.
تفاوت سیستم یک‌طرفه و دوطرفه
تفاوت بین این سیستم‌ها در آن است که سیستم یک‌طرفه معمولاً توسط مشاغل بسیار کوچک به خاطر سادگی آن استفاده می‌شود. شاید یک کسب‌وکار معاملات زیادی را در یک روز انجام ندهد، یا یک مالکیت انحصاری باشد و مالک به حسابداری گسترده نیاز نداشته یا وقت کافی در دسترس نداشته باشد. سیستم یک‌طرفه ساده است، نیازی به آموزش ندارد و هزینه‌های استفاده از آن پایین است، زیرا به نرم‌افزار پیچیده نیاز ندارد. برای این منظور، صاحب یک کسب‌وکار کوچک می‌تواند در صورت تمایل یک سیستم حسابداری واحد را در برنامه اکسل اجرا کند.
اما سیستم تک‌ورودی اشکالاتی نیز دارد. با توجه به ماهیت ناقص داده‌های واردشده، گزارشگری مالی مناسب ممکن نیست. به این ترتیب، انجام تحلیل مالی و برنامه‌ریزی منابع برای آینده برای صاحب کسب‌وکار دشوار است. علاوه بر این، خطاها به احتمال زیاد نادیده گرفته می‌شوند و احتمال کمتری وجود دارد که سرقت شناسایی شود، زیرا موجودی دارایی در محل وجود ندارد. در نهایت مقامات مالیاتی سیستم یک‌طرفه حسابداری را برای مقاصد گزارشگری به رسمیت نمی‌شناسند.
از سوی دیگر، سیستم دوطرفه یک فرآیند حسابداری بسیار دقیق‌تر است که معمولاً توسط کسب‌وکارهای بزرگ‌تر استفاده می‌شود. این سیستم سوابق کامل و امکان ایجاد صورت‌های مالی مناسب را فراهم می‌کند و خطاها نیز سریع‌تر شناسایی می‌شوند. بنابراین، سیستم حسابداری دوطرفه تصویر بسیار دقیق‌تری از امور مالی یک شرکت ترسیم می‌کند. با وجود این، اجرای سیستم دو ورودی پرهزینه، اغلب پیچیده و زمان‌بر است.
اجزای اصلی سیستم‌های حسابداری
هنگامی که ما در مورد سیستمی صحبت می‌کنیم که توسط یک واحد تجاری یا کسب‌وکار برای جمع‌آوری، ذخیره و پردازش داده‌های حسابداری جهت تهیه صورت‌های مالی و سایر گزارش‌های مالی استفاده می‌شود، اجزای زیر در نظر گرفته می‌شود:
- حسابدارانی که نرم‌افزار را اجرا می‌کنند یا معاملات را به صورت دستی ثبت می‌کنند،
- فرآیندها و رویه‌هایی که مطابق با رویه‌های حسابداری واحد تجاری تدوین شده‌اند،
- فرم‌های ورودی و خروجی داده‌ها که با فرمت‌های مناسب طراحی شده‌اند،
- سیستم کنترل داخلی تعبیه شده است،
- متخصصان فناوری اطلاعات که به اطمینان از عملکرد صحیح نرم‌افزار کمک می‌کنند.
فلوچارت سیستم‌های اطلاعاتی حسابداری
فلوچارت‌ها معمولاً در فرایند ارتقای برنامه‌های کسب‌وکار، طراحی الگوریتم‌ها و مشخص کردن مراحل عیب‌یابی استفاده می‌شوند. نرم‌افزارهای زیادی برای طراحی فلوچارت در دسترس قرار دارند. هدف از فلوچارت این است که در هنگام برخورد با یک پروژه یا فرآیند، زبان یا نقطه مرجع مشترکی را برای افراد فراهم کند.
فلوچارت سیستم اطلاعاتی حسابداری نوعی نمودار است که فرایندی را که حاوی اطلاعاتی در مورد مراحل یا فرآیندهای تجاری است، با استفاده از نمادها و سمبل‌های مختلف نشان می‌دهد و به طور خاص برای حوزه حسابداری و بخش مالی طراحی شده است. این نوع خاص از فلوچارت شامل مجموعه‌ای از عناصر و اشکال حسابداری استاندارد است که در طراحی انواع مختلف فلوچارت حسابداری مورد اشاره در زیر به شما کمک می‌کند:
- فرایند خرید
- فلوچارت دریافت حساب
- فلوچارت حساب قابل پرداخت
- و غیره
اجزای حسابداری فلوچارت
خط جریان: خطوط جریان برای متصل کردن نمادها در یک فلوچارت استفاده می‌شود و به صورت پیکان است.
ترمینال (شروع/ توقف): برای نشان دادن محل شروع و پایان فلوچارت بکار می‌رود.
ورودی/ خروجی: نشان‌دهنده اطلاعات راجع به اینکه سیستم ورودی یا خروجی خوانده می‌شود.
فرایند: هر فرایندی با این نماد نشان داده می‌شود.
تصمیم‌گیری: این نماد برای بررسی هر شرایط یا تصمیم‌گیری که دو پاسخ برای آن وجود دارد، استفاده می‌شود.
متصل‌کننده: برای متصل یا اضافه کردن خطوط جریان استفاده می‌شود.
متصل‌کننده خارجی: این نماد نشان می‌دهد که ادامه فلوچارت در صفحه بعد آمده است.
اسناد: این نماد نشان‌دهنده یک برگه سند تولیدشده به هنگام فرایند فلوچارت است.
حاشیه‌نویسی: برای فراهم‌آوری اطلاعات اضافه در مورد یک نماد فلوچارت دیگر، که ممکن است به صورت نظرات یا بازنشانی یا توضیحات باشد، استفاده می‌شود.
ورودی دستی: این نماد نشان‌دهنده ورودی‌ای است که توسط توسعه‌دهنده یا برنامه‌نویس اضافه شده است.
عوامل سیستم‌های حسابداری کدامند؟
این عوامل عبارت‌اند از:
نظام حقوقی، نظام مالیاتی، تأمین‌کننده مالی و فرهنگ.
به عنوان یک سیستم حسابداری منظور ما شیوه‌های حسابداری است که یک شرکت برای تهیه گزارش مالی سالانه خود از آن استفاده می‌کند.
تأثیر استفاده از سیستم‌های اطلاعاتی حسابداری
سود را می‌توان با کمک سیستم‌های اطلاعات حسابداری از طریق بهبود تصمیم‌گیری مدیریتی، تقویت کنترل‌های داخلی، ایجاد گزارشگری مالی و شاخص‌های عملکرد بهتر و تسریع در روند معاملات مالی افزایش داد.
یافته‌ها نشان می‌دهد که بیشترین تأثیر فناوری اطلاعات بر حسابداری، توانایی شرکت‌ها برای توسعه و استفاده از سیستم‌های رایانه‌ای برای پیگیری و ثبت تراکنش‌های مالی در تسهیل تصمیم‌گیری مدیریت، کنترل‌های داخلی و کیفیت گزارش مالی است.
عملیات انجام‌گرفته در یک سیستم حسابداری (چرخه حسابداری هشت مرحله‌ای)
چرخه حسابداری هشت مرحله‌ای با ثبت معاملات شرکت به صورت جداگانه شروع می‌شود و با گزارش جامع فعالیت‌های شرکت برای بازه زمانی چرخه تعیین‌شده به پایان می‌رسد. بسیاری از شرکت‌ها از نرم‌افزارهای حسابداری برای خودکارسازی چرخه حسابداری استفاده می‌کنند. این اقدام کار حسابداران را بهینه‌سازی می‌کند و به آنها اجازه می‌دهد تا تاریخ‌های چرخه را برنامه‌ریزی کرده و گزارش‌ها را دریافت کنند.
هر شرکتی به طور معمول باید چرخه حسابداری هشت مرحله‌ای را به روش‌های خاصی اصلاح کند تا با مدل کسب‌وکار و رویه‌های حسابداری شرکت خود مطابقت داشته باشد. شرکت‌ها می‌توانند بین حسابداری یک‌طرفه و دوطرفه یکی را انتخاب کنند. حسابداری دوطرفه هر سه صورت مالی اصلی را تهیه می‌کند: صورت سود و زیان، ترازنامه و صورت جریان نقدی.
مراحل چرخه هشت مرحله‌ای حسابداری
شناسایی تراکنش‌ها
اولین گام در چرخه حسابداری شناسایی معاملات است. شرکت‌ها در طول چرخه حسابداری معاملات زیادی خواهند داشت که هر یک باید به درستی در دفاتر شرکت ثبت شود، زیرا ثبت سوابق برای انواع معاملات ضروری است. بسیاری از شرکت‌ها از فناوری نقطه فروش استفاده می‌کنند. علاوه بر فروش، هزینه‌هایی نیز هست که می‌تواند انواع مختلفی داشته باشد.
ثبت معاملات در یک مجله
مرحله دوم در چرخه ایجاد مجله ورودی‌ها برای هر تراکنش است. فناوری نقطه فروش می‌تواند به ترکیب مراحل یک و دو کمک کند، اما شرکت‌ها باید هزینه‌های خود را نیز پیگیری کنند. انتخاب بین حسابداری تعهدی و نقدی تعیین‌کننده زمان ثبت رسمی معاملات است.
ارسال
هنگامی که تراکنشی به عنوان یک مجله داخلی ثبت شد، باید به حساب مربوطه در دفتر کل ارسال شود. دفتر کل خلاصه‌ای از تمام فعالیت‌های حسابداری را بر اساس حساب ارائه می‌کند. حسابدار با کمک آن می‌تواند موقعیت‌ها و وضعیت‌های مالی را با حساب کنترل کند. از رایج‌ترین حساب‌هایی که در دفتر کل به آنها ارجاع می‌شود، حساب نقدی است که مقدار وجه نقدی موجود را مشخص می‌کند.
در گذشته استاندارد طلایی برای ثبت تراکنش‌ها دفتر کل بود، اما امروزه که تقریباً تمام حسابداری‌ها به صورت الکترونیکی انجام می‌شود، دفتر کل نسبت به قبل کمتر مورد توجه است، زیرا همه تراکنش‌ها به طور خودکار ثبت می‌شوند.
موجودی آزمایشی حساب تنظیم‌نشده
در پایان دوره حسابداری، تراز آزمایشی به عنوان مرحله چهارم در چرخه حسابداری محاسبه می‌شود. تراز آزمایشی موجودی‌های تعدیل‌نشده برای آزمایش، تجزیه و تحلیل به مرحله پنجم منتقل می‌شود (این کار معمولاً به صورت الکترونیک و خودکار انجام می‌گردد). هدف از این مرحله کسب اطمینان از برابری کل موجودی اعتبار و بدهی است. در صورتی که این اعداد با هم مطابقت نداشته باشند، این سیستم می‌تواند به مشکل بخورد.
کاربرگ
تجزیه و تحلیل کاربرگ و شناسایی ورودی‌های تنظیمی، مرحله پنجم را تشکیل می‌دهد. یک کاربرگ ایجاد و استفاده می‌شود تا اطمینان حاصل شود که بدهی‌ها و اعتبارات برابرند. اگر در این مورد مغایرتی باشد باید اصلاحات را انجام داد. علاوه بر شناسایی هرگونه خطا، ممکن است در استفاده از حسابداری تعهدی، برای تطبیق درآمد و هزینه به تنظیم ورودی‌ها نیاز باشد.
تنظیم مجله ورودی
در گام ششم، یک حسابدار تنظیمات را انجام می‌دهد. ثبت تنظیمات به صورت مجله ورودی‌ها ضروری است.
صورت‌های مالی
بعد از اینکه شرکت تنظیمات تمام ورودی‌ها را انجام داد، صورت‌های مالی خود را در مرحله هفتم تهیه می‌کند. در اکثر شرکت‌ها، صورت‌های مالی شامل صورت سود و زیان، ترازنامه و صورت جریان وجوه نقد است.
بستن دفاتر
در نهایت، یک شرکت چرخه حسابداری را در گام هشتم با بستن دفاتر در پایان روز در تاریخ مخصوص بسته‌شدن پایان می‌دهد. موارد بسته‌شده گزارشی را برای تجزیه و تحلیل عملکرد در طول دوره ارائه می‌دهد.
پس از بسته‌شدن، چرخه حسابداری دوباره از اول برای یک دوره گزارش‌دهی جدید شروع می‌شود. بستن معمولاً زمان مناسبی برای پرونده کردن، برنامه‌ریزی برای دوره گزارش بعدی و بازنگری تقویم درباره مراسم و وظایف آینده است.
نحوه طراحی سیستم حسابداری
مراحل کلیدی در طراحی یک سیستم حسابداری عبارت‌اند از:
ارزیابی نیازهای سازمان و تعیین گزارشگری مالی خاص الزامات مدیریتی سازمان با در نظر گرفتن عواملی مانند: ماهیت کسب‌وکار، اندازه آن، صنعت و محیط نظارتی.
کدام کسب‌وکارها به نرم افزارهای حسابداری نیاز دارند؟
صورتحساب بر اساس پروژه شرکت‌ها، فریلنسر‌ها و مشاورانی که با مشتریان در پروژه‌ها یا مشاغل کار می‌کنند، باید به دنبال نرم‌افزار حسابداری باشند که به آنها کمک می‌کند وظایف و بودجه پروژه‌هایشان را پیگیری کنند. این نرم‌افزار باید به شما امکان دهد تا زمان پیگیری‌شده از مشتریان و هزینه‌های پروژه را از آنها صورتحساب کنید.
مراحل پیاده‌سازی سیستم حسابداری
- برنامه‌ریزی اجرا / شروع پروژه
ابتدا باید چندین قطعه اصلی پروژه را تعریف کنید.
- هدف (واقع‌گرایانه)
- محدوده
- خطرات
- مفروضات
- تحویل دادنی‌ها
وقتی اینها را تعریف کردید، باید برای کل پروژه برنامه داشته باشید. علاوه بر این، فرایندها و الزامات کسب‌وکار خود را بررسی کنید و مناطقی را که نیاز به بهبود دارند و همچنین مناطقی را که به خوبی عمل می‌کنند، پیدا کرده و آنها را در برنامه پروژه خود لحاظ کنید.
- نصب نرم افزار
اکنون، باید نرم افزار را روی رایانه خود نصب کنید. باید اطمینان حاصل کنید که سخت افزار و شبکه مورد استفاده می‌توانند از سیستم جدید شما پشتیبانی کنند و همچنین سخت افزار لازم راه‌اندازی شده است.
- آموزش پروژه تیمی
در این مرحله، شما کارکنان را در مورد نحوه استفاده از سیستم‌ها آموزش نمی‌دهید. در عوض، به آنها یاد می‌دهید که چگونه در فرآیند پیاده‌سازی شرکت کنند تا همه چیز تا حد امکان روان باشد.
- طراحی سیستم
قبل از اینکه سیستم را با کسب‌وکار خود هماهنگ کنید، به طراحی برنامه نیاز دارید. این برنامه شامل اطلاعات درباره تمام عملکردها، معاملات، فرآیندها، امنیت و دیتابیس/ساختار کدینگ است. در پایان این مرحله، یک پرونده سیستم طراحی‌شده خواهید داشت که نشان می‌دهد هدف پایانی شما آماده پیاده‌سازی است.
- پیکربندی سیستم حسابداری
اکنون، شما با مشاور کار می‌کنید تا سیستم حسابداری خود را به گونه‌ای تنظیم کنید که بر اساس سند طراحی سیستم متناسب با تجارت شما باشد. همه چیز باید آزمایش شود تا از کارکرد آن در این مرحله اطمینان حاصل شود. سپس امضا می‌کنید که سیستم قابل قبول است.
- پاک‌کردن رکوردها در سیستم قدیمی
قبل از انتقال داده‌ها، سوابق خود را در سیستم قدیمی، که با آن آشنا هستید، پاک کنید. انجام این کار انتقال به سیستم جدید را بسیار قابل مدیریت خواهد کرد.
- مهاجرت داده‌ها
زمان انتقال همه داده‌ها از سیستم قدیمی به سیستم جدید فرا رسیده است. در این مرحله، باید برای تمام فعالیت‌های مورد نیاز برای انتقال به سیستم جدید برنامه‌ریزی داشته باشید.
- آموزش سیستم‌ها
منابعی رایگان - مانند وبینارها - برای آموزش کارکنان در مورد نحوه استفاده بهتر از سیستم ارائه می‌شوند.
- آنلاین شوید
در نهایت باید در نرم‌افزار آنلاین شوید. شما تمام تحولات را انجام داده‌اید.
- پشتیبانی پس از اجرا
شرکت نرم افزاری شما اکنون باید از طریق یک مرکز پشتیبانی یا چیزی مشابه پشتیبانی مداوم ارائه دهد.
قیمت سیستم حسابداری
هزینه نرم افزار حسابداری در درجه اول تحت تأثیر ویژگی‌هایی است که شامل آن و تعداد کاربرانی است که به آن دسترسی دارند. قیمت بسته نرم‌افزار حسابداری یک کسب‌وکار با رشد و تغییر نیازهای آن افزایش می‌یابد، اما ارزشی که این نرم افزار می‌تواند ارائه دهد نیز افزایش می‌یابد، زیرا تیم‌های مالی را قادر می‌سازد تا در رأس فرآیندهای پیچیده‌تر بمانند.
در حالی که هزینه نرم افزار حسابداری باید برای کسب‌وکار شما منطقی باشد، بعید است که ارزان‌ترین گزینه بیشترین ارزش را در درازمدت ارائه دهد. بهترین راه برای به دست آوردن بیشترین سود، سرمایه‌گذاری در ویژگی‌های آینده است که کسب‌وکار شما برای ادامه رشد به آن نیاز دارد.
- نرم‌افزار سفارش خرید
- مدیریت پایان ماه و کنترل‌های حسابرسی
- صورتحساب
- معاملات بین شرکتی و ادغام
- اتصال API
- زمان و هزینه‌های پروژه
- گزارش‌نویسی
روش انتخاب بهترین سیستم حسابداری
-
مقیاس‌پذیری
هنگام تصمیم‌گیری، مقیاس‌پذیری نرم افزار حسابداری را در نظر بگیرید. ممکن است شرکت شما اکنون کوچک باشد، اما همان‌طور که رشد می‌کنید، به نرم افزاری نیاز خواهید داشت که بتواند با افزایش تقاضای کسب‌وکار شما سازگاری داشته باشد. به دنبال نرم‌افزاری باشید که طیف وسیعی از ویژگی‌ها را ارائه می‌دهد و می‌تواند حجم رو به رشدی از تراکنش‌ها و کاربران را مدیریت کند.
-
امنیت
امنیت باید اولویت اصلی هر شرکت حسابداری باشد و نرم افزار حسابداری شما نیز نباید از این قاعده مستثنی باشد. مطمئن شوید نرم‌افزاری که انتخاب می‌کنید اقدامات امنیتی قوی مانند احراز هویت دو مرحله‌ای، رمزگذاری داده‌ها و پشتیبان‌گیری معمولی ارائه می‌دهد. همچنین، سوابق فروشنده را برای نقض اطلاعات یا حملات سایبری بررسی کنید.
-
سازگاری
قبل از متعهد شدن به هر محصولی، مطمئن شوید که آن نرم‌افزار حسابداری با سایر برنامه‌های نرم افزاری که در شرکت خود استفاده می‌کنید، سازگار است. این شامل ابزارهایی مانند نرم‌افزار حقوق و دستمزد، نرم‌افزار مالیاتی و سایر نرم افزارهای مدیریت مالی است. آخرین چیزی که می‌خواهید این است که روی نرم‌افزاری سرمایه‌گذاری کنید که با سیستم‌های موجود شما ادغام نمی‌شود و منجر به خطاهای ورود داده‌ها و کاهش بهره‌وری می‌شود.
-
قابلیت استفاده
نرم افزار حسابداری باید کاربرپسند باشد. سیستم‌های پیچیده‌ای که نیاز به آموزش گسترده دارند یا هدایت آنها دشوار است، می‌توانند منجر به از دست دادن بهره‌وری، خطاهای ورود داده‌ها و ناامیدی کارکنان شوند. به دنبال نرم‌افزاری باشید که رابط کاربری تمیز و شهودی داشته باشد، ویژگی‌های مفیدی را ارائه دهد و پشتیبانی قابل اعتماد مشتری را ارائه دهد.
-
قیمت
هزینه نرم افزار می‌تواند به طور قابل توجهی متفاوت باشد، از گزینه‌های رایگان تا موارد دیگر که می‌توانند هزینه‌های میلیاردی داشته باشند. قبل از انتخاب نرم افزار حسابداری، بودجه شرکت خود را تعیین کرده و نرم‌افزاری را انتخاب کنید که متناسب با بودجه شما باشد. اما به خاطر داشته باشید که ارزان‌ترین گزینه ممکن است از نظر کیفیت و ویژگی‌ها همیشه بهترین نباشد.
-
پشتیبانی از مشتری
در نهایت، مطمئن شوید که فروشنده پشتیبانی قابل اعتماد مشتری را ارائه می دهد. اگر مشکلی در نرم افزار شما پیش آمد، باید به پشتیبانی مشتری دسترسی داشته باشید تا مشکل را به سرعت حل کنید. به دنبال نرم‌افزاری باشید که طیف وسیعی از گزینه‌های پشتیبانی مانند پشتیبانی ایمیل، تلفن و چت را ارائه می‌دهد. همچنین، شهرت فروشنده را برای پشتیبانی مشتری و زمان چرخش برای حل مشکلات در نظر بگیرید.
با انتخاب نرم‌افزار مقیاس‌پذیر، ایمن، سازگار، کاربرپسند، مقرون به صرفه با پشتیبانی قابل اعتماد مشتری، شرکت شما می‌تواند فرآیندهای حسابداری را ساده کند، خطاها را کاهش دهد و بهره‌وری را افزایش دهد.
کلام آخر
در این مقاله از مجله حساب رایان پارس، سعی کردیم هرآنچه را که باید درباره سیستم حسابداری بدانید، با شما در میان بگذاریم. با توجه به تأثیر فناوری اطلاعات بر حسابداری، توانایی شرکت‌ها برای توسعه و استفاده از سیستم‌های رایانه‌ای برای پیگیری و ثبت تراکنش‌های مالی در تسهیل تصمیم‌گیری مدیریت، کنترل‌های داخلی و کیفیت گزارش مالی متوجه اهمیت سیستم حسابداری در پیشبرد کسب‌وکار شدیم.
