طبق ماده 26 آیین‌نامه مالی شهرداری‌ها، شهردار و مدیر مالی وظیفه تنظیم بودجه، کنترل اجرای بودجه و تهیه گزارش تفریغ بودجه شهرداری را بر عهده دارند. علاوه بر این، در ماده 71 قانون شهرداری‌ها، شهرداری باید هر شش ماه یکبار صورت وضعیت جامع درآمد و هزینه را پس از تصویب در شورای شهر برای اطلاع عموم منتشر کند. سپس سه نسخه از آن را برای وزارت کشور ارسال نماید. همچنین شهردار باید هر شش ماه آمار تمامی پروژه‌های انجام‌شده را برای اطلاع عموم منتشر کند و یک نسخه نیز به وزارت کشور ارسال نماید.
منظور از پروژه‌های انجام‌شده، پروژه‌های عمرانی و شهری (مثل ساختن پل و معابر) یا کارهای اجتماعی، فرهنگی و ... است. به همین جهت، در مقاله در پیشرو قصد داریم در مورد مفاهیم اصلی تفریغ بودجه به صورت کلی و سپس به طور اختصاصی در شهرداری‌ها صحبت کنیم. پس از آن، هوشمند نمودن عملیات‌های بودجه‌ریزی و تفریغ بودجه مطابق با دستورالعمل ابلاغی سازمان شهرداری‌ها به شماره 191710 مورخ 17/10/1397 را بررسی می‌نماییم. در این دستورالعمل طرز تهیه، تدوین، اجرا و تفریغ بودجه در شهرداری‌ها بیان شده است.
سرفصل‌های مقاله
تفریغ بودجه
در لغت‌نامه دهخدا تفریغ به معنی فارغ کردن و تفریغ حساب به معنی پرداخت حساب و فارغ شدن از آن است. تفریغ بودجه در علوم مالی به معنی بررسی نهایی اجراشدن یک برنامه بودجه است. به زبان ساده‌تر، تفریغ بودجه مقایسه بودجه با عملکرد در دوره‌ای مشخص است. اما تفریغ بودجه تنها شامل مقایسه بودجه و عملکرد نیست، بلکه تحلیل دوره قبل و عارضه‌یابی نیز باید صورت گیرد. از تفریغ بودجه است که می‌توان نتیجه گرفت آیا پیشبینی‌های قبلی درست بوده‌اند یا خیر.
اهداف تهیه تفریغ بودجه
از مهم‌ترین اهداف تهیه تفریغ بودجه، کنترل دقیق اعتبارات اعطایی به دستگاه‌های اجرایی نسبت به هزینه‌های انجام‌شده (از نظر کمی) می‌باشد. همچنین دولت‌ها می‌توانند برای سال بودجه مورد عمل، از مجلس شورای اسلامی مفاصا حساب بگیرند و از آن در برنامه‌ریزی‌های آینده استفاده نمایند. از دیگر اهداف، می‌توان به شناخت کامل نسبت به دستگاه بودجه‌ای و مدیریت دستگاه‌ها و در صورت لزوم جابه‌جایی عمده و اساسی در اعتبارات امور، فصل و برنامه اشاره نمود.
اهمیت عملکرد و بودجه
هزینه‌کرد و آن بخش از اعتبارات مصوب و درآمدهای پیشبینی‌شده‌ای که تحقق یافته است را عملکرد می‌گویند. بودجه‌ریزی بر مبنای عملکرد فرآیند مرتبط ساختن هزینه‌ها با نتایج آن هزینه‌ها است. یعنی برای شاخص‌های عملکردی، تخصیص منابع انجام شود. در شهرداری‌ها بودجه‌ریزی و پیشبینی‌ها بر اساس عملکرد صورت می‌گیرد. همچنین در گزارشات مورد نیاز واحد مالی، بررسی عملکرد شهرداری در مقاطع زمانی ماهانه، فصلی و سالانه بسیار مهم است.
تفریغ بودجه به عهده کیست؟
با توجه به اهمیت تفریغ بودجه، این موضوع در آیین‌نامه مالی شهرداری‌ها دارای مسئول مستقیم می‌باشد. در ماده 26 این آیین‌نامه آمده است که شهردار و مدیر مالی وظیفه تنظیم و کنترل اجرای بودجه و همچنین تهیه گزارش تفریغ بودجه را به عهده دارند.
مفاهیم کلی تفریغ بودجه شهرداری
پیشبینی منابع و مصارف سازمان برای یک دوره مشخص را بودجه می‌گویند. ریشه کلمه بودجه از واژه فرانسوی بوژه می‌باشد، اما از زبان انگلیسی وارد زبان فارسی شده است، زیرا اولین بار پارلمان کشور بریتانیا بود که دست به تنظیم بودجه و تصویب آن زد. وجود بودجه در یک سازمان سبب می‌شود یک برنامه‌ریزی واحد به جهت نیل به اهداف سازمان وجود داشته باشد. بدون بودجه امکان کنترل درآمدها و ارزیابی مدیران وجود ندارد. همچنین، نبود بودجه، منجر به بی‌نظمی، فساد، از بین رفتن منابع و محقق نشدن درآمدها می‌گردد.
تفریغ بودجه شهرداری
تا پیش از سال 99، شهرداری‌ها به منظور کنترل بودجه و تفریغ بودجه تنها پیشبینی و عملکرد را مقایسه می‌نمودند. اما بر اساس دستورالعمل‌های جدید در ساختار کنونی، شهرداری‌ها باید دفترچه تفریغ بودجه ارائه کنند. در میان تعدادی از فرم‌هایی که باید در این دفترچه وجود داشته باشد، می‌توان به فرم تعادل، فرم مأموریت برنامه، فرم مأموریت برنامه طرح – پروژه، فرم مأموریت برنامه طرح – خدمت، فرم تعهدات قطعی سنواتی و ... اشاره نمود.
روش تدوین و اجرای بودجه و تفریغ بودجه شهرداری
دستورالعمل «طرز تهیه، تدوین و اجرای بودجه و تفریغ بودجه شهرداری‌ها»، تفریغ بودجه را این‌گونه تعریف می‌نماید؛ مجموعه گزارشات تکمیلی و مهمی که در آن اطلاعات مربوط به اجرای بودجه ارائه می‌گردد. این گزارشات به نحوی است که امکان مقایسه پیشبینی‌های درآمدی با موارد تحقق‌یافته و اعتبارات مصوب با هزینه‌کرد واقعی را به نمایش می‌گذارد. هدف از این گزارشات پاسخگویی بخش مالی شهرداری به شورای شهر است. بر اساس مواد قانونی که ذکر خواهد شد، علاوه بر گزارشات سالانه به شورای شهر و سازمان شهرداری‌ها، در موارد دیگر نیز این گزارشات تهیه می‌گردد. هدف این کار کنترل بودجه و اطمینان از پیشبرد صحیح آن و پاسخگویی به عموم مردم در زمینه نحوه هزینه‌کرد شهرداری است.
تفریغ بودجه شهرداری در نرم افزار محاسبان
تغییر ساختار بودجه شهرداری‌ها و تدوین بیش از ده نمونه گزارش از یک طرف، تغییر اساسنامه سازمان‌های تابعه و ابلاغ دستورالعمل خزانه‌داری از طرفی دیگر، چالش‌های بی‌شماری را در مسیر بودجه‌ریزی و تفریغ بودجه شهرداری‌ها ایجاد کرده است. این امر باعث شده است هوشمندسازی تفریغ بودجه مطابق دستورالعمل‌ها بیش از پیش اهمیت یابند.
با عنایت به تغییر سازمان‌های تابعه شهرداری از ماده 84 به ماده 54، گزارشات تفریغ بودجه سازمان‌ها باید به صورت تجمیعی در گزارش تفریغ بودجه شهرداری ارائه شود. این مورد در نرم افزار محاسبان دیده شده است. تصویر بالا ارتباطات ساختاری و سازمانی واحدهای شهرداری در گزارش تفریغ بودجه در نرم افزار محاسبان را نمایش می‌دهد.
نرم افزار بودجه و اعتبارات محاسبان امکان چاپ دفترچه تفریغ بودجه، مطابق دستورالعمل بودجه‌ریزی ابلاغی و فرمت استاندارد سازمان شهرداری‌ها را به کاربر می‌دهد. این نرم افزار با توجه به لینک بودن با نرم‌افزار حسابداری می‌تواند عملکرد را از این نرم افزار محاسبه کرده و با بودجه پیشبینی‌شده در خود نرم افزار مقایسه کند. تفریغ بودجه در نرم افزار محاسبان به صورت مکانیزه انجام می‌گردد. تفریغ بودجه مکانیزه مزایای بی‌شماری در شهرداری‌ها به دنبال دارد. در انتهای این مقاله، به تفصیل در مورد مزایای تفریغ بودجه مکانیزه صحبت می‌شود. در ادامه نمونه‌ای از گزارشات خروجی را مشاهده می‌نمایید.
زمان بودجه‌ریزی و تفریغ بودجه شهرداری
زمان بودجه‌ریزی در شهرداری‌ها نهایتاً تا پایان دی‌ماه است. در موارد خاص، شهرداری با هماهنگی شورا و نگهداشتن یک شماره دبیرخانه می‌تواند با اندکی تأخیر بودجه خود را ارسال کند. بر اساس ماده 27 آیین‌نامه مالی، بودجه باید تا اول اسفند در شوراهای شهر مصوب و به شهرداری ابلاغ شود. در صورتی که شورا تا تاریخ مذکور بودجه را تصویب نکند، شهردار باید موضوع را به استاندار و فرماندار و در شهرداری تهران به وزارت کشور اطلاع دهد. دفترچه تفریغ بودجه سالانه نیز در شهرداری‌ها باید تا 15 اردیبهشت به شورای شهر ارائه شود.
قوانین تفریغ بودجه شهرداری
بر اساس ماده 25 و 26 آیین‌نامه مالی شهرداری‌ها، بودجه و تفریغ بودجه شهرداری‌ها باید بر اساس آخرین دستورالعمل ابلاغی وزارت کشور باشد. در حال حاضر سازمان شهرداری‌ها و دهیاری‌های کشور به عنوان زیرمجموعه این وزراتخانه وظیفه تهیه، تصویب و ابلاغ این دستورالعمل و بخشنامهها و آیین‌نامه‌های مرتبط با آن را دارد. همچنین، سازمان شهرداری‌ها سامانه‌ای جهت بارگذاری بودجه شهرداری‌ها طراحی کرده است. شهرداری‌ها بودجه، متمم بودجه و تفریغ بودجه را پس از تصویب در شورای شهر در این سامانه بارگذاری می‌کنند. ماده 28 آیین‌نامه مالی شهرداری‌ها نیز در بحث تفریغ بودجه قابل توجه است. به استناد به این قانون، شهردار می‌تواند اعتبارات مصوب برای مأموریت‌های شهرداری را تا سقف ده درصد تغییر دهد. البته تغییرات نباید به گونه‌ای باشد که از سرجمع منابع و مصارف مصوب در شورای شهر بیشتر شود.
تفریغ بودجه شهرداری در مناطق و سازمان‌های وابسته
منظور از مناطق و سازمان‌های وابسته تمامی مراکزی است که به نحوی قسمتی از بودجه عمومی شهرداری را مصرف می‌کنند. طبق قانون، چگونگی انجام وظایف مناطق و سازمان‌های وابسته شهرداری و هزینه‌های آن در بودجه شهرداری ذکر می‌شود. همچنین، بر اساس ماده 67 قانون شهرداری‌ها، حسابداری وظیفه کنترل بودجه و تنظیم گزارش بودجه عملکرد و تفریغ بودجه آنها را بر اساس حسابداری بودجه‌ای بر عهده دارد. در مورد سازمان‌هایی که هنوز به استناد ماده 84 قانون شهرداری‌ها عمل می‌کنند یا شرکت‌های وابسته، بودجه پس از تأیید هیئت مدیره سازمان به تصویب شورای شهر می‌رسد. تلفیق بودجه این نوع سازمان‌ها و شرکت‌ها با تنظیم فرم خلاصه تعادل منابع و مصارف بودجه سالانه پس از کسر ارقام دو بار منظور شده صورت می‌گیرد. شرکت حساب رایان مفتخر است اعلام کند در نرم افزار بودجه شهرداری‌های خود قابلیت تهیه مکانیزه این فرم را به وجود آورده است.
اصلاح بودجه در هنگام تفریغ بودجه شهرداری
اصلاح بودجه شهرداری‌ها به سه شکل تغییرات مجاز ماده 28، لوایح بودجه و متمم بودجه می‌تواند اصلاح شود. اصلاحات مرتبط با لوایح بودجه و متمم بودجه گاهاً کارشناسان مالی شهرداری را در هنگام تفریغ بودجه شهرداری به اشتباه می‌اندازد. در صورتی که نرم افزار بودجه شهرداری شامل متمم بودجه و تفریغ بودجه باشد، تفریغ بودجه مکانیزه این امکان را به آنها می‌دهد تا از بروز اشتباهات و عدم توجه به لوایح مصوب و متمم بودجه جلوگیری کنند. نرم افزار بودجه محاسبان به گونه‌ای طراحی شده است تا از بروز اشتباهات ناشی از عدم توجه به لوایح بودجه و متمم بودجه جلوگیری نماید.
شرکت حساب رایان پارس در راستای جلوگیری از انحرافات شهرداری در تفریغ بودجه، نسبت به اعمال ماده 28 در سامانه و ارائه گزارش انحرافات و گزارشات کنترلی، اقدام به طراحی راهکار شهرداری‌ها نموده است. ما مفتخریم که توانسته‌ایم شرایطی را فراهم آوریم که در هر زمانی در دوره مالی بدون نیاز به ورود اطلاعات، گزارشات کنترلی مورد نیاز مدیران در دسترس آنها باشد.
کنترل بودجه شهرداری‌ها
علاوه بر تفریغ بودجه، لازم است در مقاطع زمانی مختلف کنترل‌هایی صورت گیرد تا از صحت اجرای بودجه اطمینان حاصل شود. بر اساس دستورالعمل بودجه سال 1399 کنترل بودجه در سه مرحله قبل از اجرای بودجه، حین اجرای بودجه و پس از اجرای بودجه انجام می‌شود.
کنترل و نظارت قبل از اجرای بودجه در شهرداری
قبل از اجرای بودجه از طریق بخشنامهها، آیین‌نامه‌های مالی، دستورالعمل‌ها و مواد قانونی می‌توان بودجه را کنترل نمود. تصویب و ابلاغ این موارد توسط وزارت کشور، مجلس شورای اسلامی یا شورای شهر به شهرداری انجام می‌گردد. به بیان دیگر، نظارت بر بودجه قبل از شروع هزینه‌ها به معنی تطبیق دادن بودجه با قوانین موجود است.
کنترل و نظارت حین اجرای بودجه در شهرداری
منظور از این نوع نظارت، تخصیص، تأمین و تعهد اعتبار و درخواست وجه است و ذیحساب در شهرداری‌ها مسئول رسیدگی به آن است. این نوع کنترل بودجه به صورت نظارت مالی و عملیاتی در خود شهرداری و حسابرسی رسمی توسط شورای شهر انجام می‌گردد. نظارت مالی در شهرداری توسط واحدهای مالی و نظارت عملیاتی توسط کارشناسان فنی شهرداری و مهندسان ناظر باید انجام گیرد.
کنترل و نظارت پس از اجرای بودجه در شهرداری
حسابرسان داخلی شهرداری پس از انجام هزینه، به منظور کنترل دریافت‌ها و پرداخت‌ها، بررسی‌هایی را انجام می‌دهند. بر اساس ماده 44 آیین‌نامه مالی شهرداری، وظیفه این کار بر عهده حسابرسان داخلی شهرداری، حسابرسان وزارت کشور و حسابرسان مستقل است. این حسابرس‌های مستقل را شورای شهر انتخاب می‌نماید. همچنین ماده 71 قانون شهرداری‌ها به نوعی به کنترل بودجه پس از اجرا اشاره دارد و آن را از وظایف شهردار می‌داند. پیشتر در مورد این قانون توضیح داده بودیم.
مزایای مکانیزه نمودن تفریغ بودجه شهرداری
مزیت‌هایی که مکانیزه نمودن تفریغ بودجه شهرداری‌ها برای بخش مالی ایجاد می‌نماید، بسیار حائز اهمیت می‌باشد. در ادامه برخی از این موارد را شرح می‌دهیم.
کنترل کوتاه‌مدت
مطابق ماده 25 و 26 آیین‌نامه مالی، شهرداری‌ها باید گزارش مقایسه بودجه اولیه و نهایی تفریغ ساده بودجه را به صورت ماهانه، فصلی و سالیانه تهیه کنند. هدف از انجام این کار کنترل کوتاه‌مدت است تا از بروز مشکلات، هنگامی که هنوز فرصت جبران هست، جلوگیری شود. در صورتی که تفریغ بودجه مکانیزه نباشد، به دلیل زمانبر بودن تهیه گزارش و کنترل، عملاً تفریغ بودجه شهرداری تنها یکبار در سال به منظور رفع تکلیف انجام می‌گردد. نرم افزار تفریغ بودجه مکانیزه این امکان را به شما می‌دهد تا در هر لحظه بتوانید گزارش تفریغ بودجه چاپ کنید.
تسریع پاسخگویی مدیران
تهیه گزارشات کنترلی معمولاً زمانبر است. وجود یک نرم افزار جامع مالی و اداری شهرداری سبب تسریع پاسخگویی مدیران مالی می‌شود. اغلب زمانی که مدیران یا شهردار در یک شهرداری تغییر می‌کنند، مدیران مالی مجبور می‌شوند گزارشات مالی را در زمان کوتاهی در اختیار آنان قرار دهند. داشتن یک نرم افزار بودجه و اعتبارات چابک سبب رفع نگرانی مدیران مالی در این باره می‌شود.
افزایش قدرت پاسخگویی مدیران
قدرت پاسخگویی مدیران با کمک یک نرم افزار مناسب افزایش پیدا می‌کند. برای مثال، فرض کنید بودجه سوخت در یک شهرداری سالانه صد میلیون تومان است و در خرداد ماه 70 میلیون تومان آن هزینه شده است. در گزارش تفریغ بودجه دستی انحراف مساعد برای این ردیف گزارش می‌شود. اما در نرم افزار محاسبان با توجه به دوره زمانی سهم بودجه ماهانه به دست می‌آید. در این حالت نرم افزار بودجه و اعتبارات انحراف نامساعد نشان می‌دهد که بسیار در تحلیل اطلاعات کمک می‌کند و قدرت پاسخگویی صحیح را بالا می‌برد.
سایر مزایای مکانیزه نمودن تفریغ بودجه شهرداری
- ایجاد نظم و افزایش کیفیت ظاهری گزارشات
- ایجاد امکان بهره‌برداری از گزارشات تفریغ بودجه در سایر دوره‌های مالی
- افزایش ضریب اطمینان و رفع دغدغه مدیران شهرداری و کنترل انحرافات احتمالی در طی دوره مالی
- ایجاد امکان بارگذاری اطلاعات تفریغ بودجه در سامانه بودجه شهرداری‌ها در صورت ایجاد ظرفیت در سامانه مزبور توسط سازمان شهرداری‌ها
- ایجاد نظم و افزایش کیفیت ظاهری گزارشات مربوطه برای ارائه به مدیران بالادستی و شورای محترم اسلامی و سایر نهادهای ذیربط
- ایجاد امکان تهیه اتوماتیک تفریغ بودجه در سطح کل شهرداری و یا به تفکیک واحدهای اجرایی
- ایجاد امکان مقایسه و کنترل درصد جذب ردیف‌های درآمد و هزینه و تملک
- ایجاد امکان تهیه خروجی به اکسل و سایر فرمت‌های مورد نیاز کاربر به منظور سایر بهره‌برداری‌ها
- ایجاد امکان تنظیم عنوان گزارشات تفریغ و امضاکنندگان ذیل گزارشات تفریغ توسط کاربر
- ایجاد امکان تهیه گزارشات تفریغ بودجه بر اساس اسناد دائم یا موقت و یا ترکیب آنها توسط کاربر
- ایجاد امکان تهیه گزارشات تفریغ بودجه بر اساس بودجه مصوب ابتدای سال و یا با در نظر گرفتن لوایح، اصلاحات و متمم بودجه ثبت‌شده توسط کاربر
- ایجاد امکان تهیه کامل آلبوم و دفترچه تفریغ بودجه به صورت رنگی و به صورت دوره‌ای یا سالانه
- امکان تهیه برخی گزارشات فراتر از فرم‌های دستورالعمل بودجه
- امکان طراحی و نصب دو نمونه گزارش کاربردی جدید درخواستی توسط شهرداری
- امکان ارائه خدمات مشاوره و راهنمایی در صدور اسناد اصلاحی و اعمال ماده ۲۸ در پایان دوره مالی
راهکار حساب رایان در راستای مکانیزه نمودن تفریغ بودجه شهرداری
یکی از تخصص‌های اصلی حساب رایان که موجب برتری ما نسبت به سایر نرم افزارهای مشابه می‌گردد، تجربه انجام خدمات بودجه‌ریزی و تفریغ بودجه می‌باشد. شرکت حساب رایان پارس مفتخر است اعلام نماید که آمادگی همکاری با شهرداری‌ها در تمامی مراحل تفریغ بودجه، مکانیزه نمودن تفریغ بودجه و ارائه خدمات مشاوره‌ای در زمینه تفریغ بودجه را دارد.
