همه ما کم و بیش با مفهوم بودجه آشنا هستیم، اما وقتی در تعریف به آن نگاه می‌کنیم دارای پیچیدگی‌هایی است. آیا شما با پیچیدگی‌های بودجه آشنایی دارید؟ در این مطلب به شما توضیحات کاملی در مورد بودجه و همچنین بودجه‌ریزی بر مبنای عملکرد خواهیم داد.
بودجه چیست؟
همه ما کم و بیش با مفهوم بودجه آشنا هستیم، اما وقتی در تعریف به آن نگاه می‌کنیم، دارای پیچیدگی‌هایی است. آیا شما با پیچیدگی‌های بودجه آشنایی دارید؟ در این مطلب به شما توضیحات کاملی در مورد بودجه و همچنین بودجه‌ریزی بر مبنای عملکرد خواهیم داد.
در اصل بودجه یک واژه فرانسوی است که از معادل انگلیسی آن برگرفته شده است. در فرانسه کیف چرمی که وجوه نقد را در آن نگهداری می‌کردند، «بوژه» می‌نامیدند و در انگلستان (Budget) نیز به کیف چرمی که حاوی صورت مخارج مورد نیاز پادشاه بوده گفته می‌شد.
بر همین اساس و طی زمان، واژه بودجه تعریفی مبنی بر تخمین درآمد و هزینه در طول یک بازه زمانی (که معمولاً یک ساله در نظر گرفته می‌شود) دریافت کرد و امروزه نیز با همین تعریف آن را می‌شناسیم.
بودجه در تمامی سازمان‌ها مخصوصاً سازمان‌های دولتی و شهرداری‌ها کاربرد بسیار زیادی دارد، زیرا بودجه دستورالعملی است که بر اساس آن منابع یک سازمان به بخش‌های مختلف برای دستیابی به اهداف و برنامه‌های تعیین‌شده اختصاص می‌یابد و از هدر رفت منابع مالی و هرج و مرج در سازمان جلوگیری می‌کند.
علاوه بر این با استفاده از بودجه می‌توان در انتهای دوره، عملکرد مدیران یک سازمان را سنجید تا متوجه شویم که آیا مدیران آن سازمان در راستای اهداف و سیاست‌های کلان سازمان قدم برداشته‌اند یا خیر. به همین دلیل بودجه در دیدگاه مدیران از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است.
روش‌های بودجه‌ریزی
قبل از اینکه بخواهیم بودجه‌ریزی بر مبنای عملکرد یا همان بودجه‌ریزی عملیاتی را توضیح دهیم، ابتدا انواع بودجه‌ریزی را معرفی می‌کنیم تا دیدگاه کامل‌تری نسبت به آن داشته باشیم.
انواع بودجه:
- بودجه جامع
همان‌طور که از نام بودجه جامع مشخص است، این بودجه به تمامی موارد مالی و غیرمالی سازمان در یک دوره مالی می‌پردازد.
- بودجه عملیاتی (بر مبنای عملکرد)
بودجه عملیاتی یا همان بودجه عملکردی بر اساس موارد از پیش تعیین شده که باید برای آنها هزینه شود نگارش می‌شود. برای مثال در یک بخش یا یک پروژه مشخص بودجه‌ای تعریف و به آن تخصیص داده می‌شود.
- بودجه هزینه سرمایه‌ای
این بودجه برای پروژه‌های سرمایه‌گذاری بلندمدت و معمولاً برای دارایی‌های ثابت در نظر گرفته می‌شود.
- بودجه ثابت
بودجه ثابت بر اساس شرایط فروش و درآمد ثابت مانند رکود اقتصادی بسته می‌شود و در شرایطی که متغیرهای مختلف در حال نوسانات زیاد باشند، کارآمد نیست.
- بودجه انعطاف‌پذیر
با توجه به اینکه شرایط کسب‌وکارها به صورت مداوم در حال تغییر و غیرقابل پیش‌بینی است، بودجه انعطاف‌پذیر مناسب‌ترین گزینه برای کسب‌وکارها و سازمان‌های خصوصی خواهد بود.
برای تعیین این بودجه باید فاکتورهای مختلفی مانند دامنه نوسان هزینه‌های متغیر و ترکیبی از دیگر متغیرها را در نظر گرفت.
- بودجه نقدی
تمرکز این نوع بودجه‌ریزی روی برنامه‌ریزی برای وجوه نقد است که ورودی و خروجی وجه نقد را در یک بازه زمانی نشان می‌دهد.
بودجه‌ریزی بر مبنای عملکرد (بودجه‌ریزی عملیاتی) چیست؟
همان‌طور که در بخش انواع بودجه گفتیم، بودجه‌ریزی بر مبنای عملکرد بر اساس موارد از پیش تعیین شده که باید برای آنها هزینه شود نگارش می‌شود. اگر واضح‌تر بخواهیم توضیح دهیم باید بگوییم که بودجه‌ریزی عملیاتی (بودجه‌ریزی عملکرد) فرآیند مرتبط ساختن هزینه‌ها با نتایج آن هزینه‌هاست، یعنی برای شاخص‌های عملکردی، تخصیص منابع انجام شود.
اولین بار این نوع بودجه‌ریزی در چارچوب اصلاحات بودجه‌ای پس از جنگ جهانی دوم در کشورهای صنعتی به کار گرفته شد. بنابراین، با توجه به اینکه بودجه‌ریزی بر مبنای عملکرد در کشورهای پیشرفته مورد استقبال قرار گرفته است و به نوعی توانسته پاسخگوی نیازهای این کشورها بر اساس فرآیندهای دقیق و محاسبه شده آنها باشد، در ایران نیز توجه مسئولین به بودجه‌ریزی عملیاتی منعطف شده و به سرعت در حال گسترش در تمامی سازمان‌ها به خصوص سازمان‌های دولتی و شهرداری‌ها است.
بودجه‌ریزی بر مبنای عملکرد (بودجه‌ریزی عملیاتی) به شکلی دقیق و روشن، اجرای طرح‌ها و برنامه‌های سازمان را از دیدگاه هزینه و فایده تجزیه و تحلیل می‌کند و با روش‌های اندازه‌گیری کار، قیمت تمام‌شده را بر اساس استانداردها مقایسه و تحلیل می‌کند.
در واقع، نظام بودجه‌ریزی مبتنی بر عملکرد به عنوان یک نظام مدیریتی، استراتژی‌هایی برای ارتقای اثربخشی و کارآیی مصرف منابع سازمانی در راستای ارائه محصول یا خدمت با اهداف کوتاه‌مدت و نتایج آنها که همان اهداف بلندمدت هستند ارائه می‌دهد تا در نهایت شفافیت در سازمان‌ها و همچنین پاسخگویی مدیران در قبال تصمیمات خود را افزایش دهد.
البته در اینجا باید بین «کارایی» و «اثربخشی» تمایز قائل شویم، زیرا «کارایی» به استفاده مفید از منابع می‌پردازد در حالی که «اثربخشی» به عملکرد و نتیجه مطلوب اشاره می‌کند.
بودجه‌ریزی عملیاتی،شامل روش‌ها و سازوکارهایی است که ارتباط بین اعتبارات تخصیص یافته به دستگاه‌های اجرایی را از طریق به‌کارگیری اطلاعات عملکردی در تخصیص منابع با خروجی‌ها و پیامدهای آنها تقویت می‌سازد.
مفاهیم اصلی بودجه ریزی بر مبنای عملکرد
- ورودی‌ها
منابع تخصیص داده شده برای خروجی (محصول) و نتایج است که معمولاً به صورت مبلغی از هزینه بیان می‌شود.
- خروجی‌ها یا همان محصولات (Outputs)
کالا، محصول یا خدمت تولیدشده که بر اساس فعالیت یا برنامه از پیش تعیین شده به دست آمده است.
- نتایج (Outcomes)
نتیجه همان وضعیتی است که میزان موفقیت در دستیابی به اهداف برنامه از پیش تعیین شده را بیان می‌کند. شاخص نتایج می‌تواند نمایانگر کیفیت محصول یا خدمت ارائه‌شده و میزان رضایت مصرف‌کننده باشد که بر اساس درصد و میزان تحقق اندازه‌گیری می‌شود.
- کارایی و بهره‌وری (Efficiency and Productivity)
این دو شاخص نسبت بین ورودی و نتیجه را بیان می‌کند. همان‌طور که پیش‌تر اشاره کردیم، کارایی و بهره‌وری با یکدیگر تفاوت دارند که این تفاوت در نحوه بیان نسبت‌ها کاملاً حس می‌شود.
«کارایی» به صورت نسبت ورودی به خروجی بر اساس تعداد کارکنان، بودجه یا زمان صرف‌شده تعریف می‌شود، اما «بهره‌وری» نسبت میزان نتیجه به ورودی است که به ازای هر واحد ورودی بیان می‌شود.
اصول بودجه‌ریزی بر مبنای عملکرد
اگر علاقه دارید که جزئیات اصول بودجه‌ریزی بر مبنای عملکرد را بدانید، خواندن ادامه این بخش را حتماً به شما پیشنهاد می‌کنیم. در غیر این صورت می‌توانید از این بخش عبور کرده و بخش کاربرد نظام بودجه‌ریزی بر مبنای عملکرد در ایران را مطالعه کنید.
قبل از اینکه اصول بودجه‌ریزی بر مبنای عملکرد را توضیح دهیم، یک مقدار درباره چگونگی پیدایش و ماهیت آن صحبت کنیم.
بعد از اینکه جنگ جهانی دوم پایان یافت و نظام بودجه‌ریزی بر مبنای عملکرد مورد توجه کشورهای غربی و پیشرفته واقع شد، باعث ایجاد اصلاحاتی در بودجه‌ریزی این کشورها شد. دو ویژگی مهم در اصلاحات بودجه‌ریزی آنها وجود داشت:
- تاکید بر خروجی (محصول و خدمت) به جای ورودی در بخش دولتی
- تجدید ساختار عملیات دولت بر اساس برنامه‌ها و فعالیت‌هایی که تولیدکننده محصولات هستند.
نظام بودجه‌ریزی عملیاتی اولین بار به طور جدی در دهه 1950 میلادی و در ایالات متحده آمریکا مورد استفاده قرار گرفت. نظام بودجه‌ریزی بر مبنای عملکرد یک ویژگی کلیدی داشت که آن هم چیزی نبود جز تلفیق اهداف نظام مدیریت بودجه با پاسخگویی مناسب. به زبان ساده‌تر، عملکرد خوب تشویق و عملکرد نامطلوب تنبیه می‌شود.
چیزی که واضح است موفقیت این نظام وابستگی زیادی به تداوم آن توسط دستگاه‌های اجرایی دارد و برای دستیابی به این موفقیت سه چیز لازم است:
- شاخص‌های عملکرد مشخص شوند،
- دستگاه‌های اجرایی از استقلال بیشتر برخوردار شوند،
- عوامل انگیزشی و تنبیهی برای مدیران در نظر گرفته شود.
خب حالا زمان آن رسیده که اصول بودجه‌ریزی بر مبنای عملکرد را مطرح کنیم که به ترتیب زیر هر کدام را توضیح خواهیم داد.
بازبینی برنامه‌های اجرایی
مهم‌ترین اصل نظام بودجه‌ریزی بر مبنای عملکرد «برنامه» است. در اینجا منظور از برنامه، مجموعه‌ای از فعالیت‌های تحت نظر دستگاه یا واحد اجرایی خاصی است که با استفاده از منابع سازمان، برای دستیابی به اهداف مدنظر تلاش می‌کند و در عین حال باید این اهداف برآوردشدنی هم باشند.
به همین دلیل بودجه‌ریزی باید به شکلی انجام شود که هزینه‌ها و درآمدهای هر برنامه برای تصمیم‌گیران اصلی سازمان کاملاً واضح و مشخص باشد و هیچ ابهامی وجود نداشته باشد.
البته ممکن است با توجه به برنامه و نوع هدف، برنامه‌ها به صورت مشترک از سوی چند دستگاه اجرایی اجرا شوند که به همین ترتیب هم مسئولیت آن تقسیم می‌شود.
تعیین شاخص عملکرد و اعداد و ارقام اهداف آن
برای آنکه مدیران سازمان بتوانند اهداف برنامه را محقق کنند، باید جزئیات شاخص‌های عملکردی که بر فعالیت مدیر تأثیر می‌گذارد، در چارچوب اهداف برنامه به صورت قابل اندازه‌گیری مشخص شود تا مدیر بتواند بر اساس انتظاری که از او وجود دارد پاسخگو باشد. به این ترتیب بهره وری، زمان مورد نیاز، تقاضا برای خدمات و در نهایت بودجه مورد نیاز مشخص خواهد شد.
هزینه یابی برنامه‌ها
برای آنکه برنامه اجراشدنی باشد، باید سازوکار کافی برای هزینه‌یابی آن وجود داشته باشد، به شکلی که برای ارزیابی عملکرد برنامه، محصولات برنامه را بتوان به هزینه‌های بودجه و در نهایت به منافعی که از آن به دست آمده ارتباط داد.
از نظر بودجه‌ریزی برنامه‌ای، مهم‌ترین معیار ارتباط مستقیم یا غیرمستقیم هزینه با برنامه است. نظام هزینه‌یابی نه تنها باید قادر باشد اطلاعات هزینه‌ای دقیق در مورد برنامه‌ها تولید کند، بلکه باید قادر باشد این هزینه را به درستی به موضوع هزینه مرتبط کند.
مدیریت عملکرد نظام بودجه ریزی مبتنی بر عملکرد
همیشه تصور می‌شود که اگر منابع مورد نیاز برای اصلاحات تأمین شود، حتماً هم آن اصلاح با موفقیت اجرا می‌شود، در حالی که تجربه، خلاف چنین چیزی را ثابت کرده است زیرا عدم موفقیت در مدیریت فرآیند اصلاحات، مهم‌ترین مشکل پیش روی آن محسوب می‌شود.
به همین دلیل در مدیریت نظام بودجه‌ریزی مبتنی بر عملکرد باید به نکاتی توجه کرد که این نکات عبارتند از:
- تأکید بر اهداف
- جلب توجه عموم به اهمیت اهداف
- ارزشیابی عملکرد به عنوان ابزاری برای بهبود عملکرد
- تشویق عملکرد خوب و تنبیه عملکرد نامطلوب
- توجه به استانداردها
- ارتقای ابزار مدیریت
نظام بودجه‌ریزی بر مبنای عملکرد در ایران
بد نیست بدانید سابقه طلب بودجه در ایران به زمان مشروطیت برمی‌گردد و اولین بودجه تاریخ ایران در زمان وزارت صنیع‌الدوله (1289 شمسی) در دوره دوم قانون‌گذاری تهیه و تقدیم مجلس شد.
اما بعد از گذشت حدود یکصد سال و بعد از چندین تلاش ناموفق برای پیاده‌سازی بودجه‌ریزی عملیاتی، بالاخره در سال 1378 بحث اصلاح نظام بودجه‌ریزی در سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور با جدیت بیشتر دنبال شد و اقدامات مهمی برای تغییر نظام بودجه‌ریزی ایران از حالت سنتی به بودجه‌ریزی عملیاتی (مبتنی بر عملکرد) انجام شد. بر اساس مصوبه‌ای که ستاد اقتصادی دولت ارائه داد، مقرر شد این اصل در دو مرحله انجام شود:
مرحله اول
اصلاحات کوتاه‌مدت و ظاهری، که در قالب اطلاح نظام طبقه‌بندی، کاهش تبصره‌ها، تعداد دستگاه‌ها و ردیف‌های بودجه و ... بود.
مرحله دوم
اصلاحات ماهیتی که مهم‌ترین آنها به‌کارگیری نظام بودجه‌ریزی مبتنی بر عملکرد بود.
بودجه ریزی عملیاتی در ایران دچار مشکلات زیادی است که تصمیم‌گیری درباره آن را دشوار می‌کند. تصمیم‌گیری بودجه توسط دو قوه مقننه و مجریه قابل تجزیه و تحلیل است. ابتدا در مجلس شورای اسلامی و سپس در دولت. از طرفی دولت خود را ملزم به اختصاص اعتبارات بیشتر می‌داند و بایستی به عموم مردم پاسخگو باشد و از سوی دیگر نمایندگان مجلس با توجه به اینکه مصالح مملکتی را در نظر می‌گیرند، بایستی پاسخگوی نیازهای منطقه‌ای باشند.
اجرای نظام بودجه‌ریزی عملیاتی مشروط به این است که دستگاه‌های اجرایی دارای چشم‌انداز و برنامه مدون درازمدت باشند و برنامه اجرایی آنها به صورت عملیاتی تنظیم شود. برای تدوین یک نظام بودجه‌ریزی عملیاتی در ایران ابتدا باید سیستم حسابداری نقدی به حسابداری تعهدی تغییر پیدا کند که این موضوع خود نیازمند ایجاد بستر و شرایط مناسب توسط بدنه مالی کشور است.
کلام آخر
مزایای متعدد بودجه‌ریزی مبتنی بر عملکرد و مشکلاتی که نظام بودجه‌ریزی در ایران با آن مواجه است، منجر شده تا پیاده‌سازی آن برای سالیان طولانی به عنوان یک هدف در نظر گرفته شود، ولی هنوز این هدف، محقق نشده است. به همین دلیل شرکت حساب رایان پارس قصد دارد با استفاده از تجارب کارشناسان و متخصصان این حوزه به همراه راهکارهای نرم افزاری محاسبان، به سازمان‌ها، شهرداری‌ها و دستگاه‌های ذی‌ربط برای پیاده‌سازی بودجه‌ریزی عملیاتی، خدمت‌رسانی کند.
