اگر چند سال پیش این سؤال را از کارفرمایان میپرسیدید که چه چیزی بیشترین اهمیت را برای سازمان دارد، هرگز اصطلاح تجربه کارکنان یا Employee Experience را در صدر فهرست خود قرار نمیدادند. تنها چند سال است که تجربه کارکنان اهمیت یافته است و کارفرمایان بررسی تجربه پرسنل خود، از ورود تا خروج را شروع کردهاند.
این موضوع، به ویژه با شروع کرونا، در سطح جهانی به اندازهای اهمیت یافت که بر اساس یک نظرسنجی (سال 2021)، 92 درصد از کارفرمایان بهبود تجربه پرسنل را یکی از اولویتهای مهم سه سال آینده خود اعلام کردند. این در حالی است که قبل از شیوع ویروس کرونا تنها 52 درصد از آنها تجربه کارمندان را مورد توجه قرار میدادند.
در این مقاله از مجله حساب رایان پارس موضوع تجربه کارمند را بررسی میکنیم. شاید از خود بپرسید که معنی این مفهوم چیست، عوامل و مؤلفههای آن کدامند، چرا اهمیت دارد و چگونه میتوانیم تجربه پرسنل را بهبود بخشیم. در اینجا به این سؤالات و سایر موضوعات مرتبط میپردازیم، پس پیشنهاد میدهیم تا پایان با ما همراه باشید.
تجربه کارکنان چیست؟
تجربه کارکنان (EX) تمام مشاهدات و تجربههای افراد در طول حضور خود در یک سازمان، یعنی از روز اول حضور در شرکت تا روز خروج را در برمیگیرد. این دوران به نام چرخه حیات کارمند شناخته میشود و از هفت مرحله تشکیل شده است.
جذب (attract): کاندیداهای یک پوزیشن شغلی با شرکت و نقش خود در آن آشنا میشوند و در مورد تناسب آن با مهارتهای خود تصمیم میگیرند. در این مرحله، افراد ممکن است به شرکت شما گرایش پیدا کنند، حتی بدون توجه به اینکه وارد مجموعه شدهاند یا خیر.
ورود (onboard): در صورت نیاز، کارمند آموزش و دانش لازم را برای ورود به پوزیشن شغلی خود در شرکت دریافت میکند. این مرحله از اهمیت بالایی برخوردار است، چون اثربخشی برنامه آموزشی شما میتواند به طور قابل توجهی بر کارمند تأثیرگذار باشد.
انگیزه (engage): کارکنان بیشتر با شرکت و ارزشهای آن آشنا میشوند. این موضوع منجر به افزایش انگیزه، اعتزاز و برقراری ارتباط با شرکت خواهد شد.
توسعه (develop): کارمندان بازخورد لازم را در مورد عملکرد خود دریافت کرده و ابزارها و مهارتهایی را که برای رشد نیاز دارند، شناسایی میکنند. در این مرحله، هر یک از کارکنان میتواند وظایف چالشبرانگیز یا فرصتهای دیگر توسعه را برای رشد درون یا برون از نقش خود دریافت کند.
اجرا (perform): کارمندان بر اساس عملکرد خود ارزیابی میشوند و تشویقهای لازم را برای دستاوردهای خود دریافت میکنند. نحوه برخورد شرکت با بررسی عملکرد و پاداش تأثیر قابل توجهی بر شکل دادن به تجربه کارمند در این مرحله دارد.
خروج (exit): کارمندان از شرکت جدا میشوند. در این مرحله، اجرای یک نظرسنجی خروج میتواند در شناسایی دلایل ترک شرکت به شما کمک کند.
پس از خروج (alumni): اگر تجربه کارمند مثبت بوده باشد، کارکنان دیدگاه مثبت خود را با دیگران به اشتراک خواهند گذاشت و برعکس.
چه عواملی تجربه کارکنان را شکل میدهند؟
واضح است که حقوق، مزایا و فرهنگ شرکت نقش اساسی در شکل دادن به تجربه پرسنل دارند، اما تمام آن را تشکیل نمیدهند. تجربه کارمند تحت تأثیر تمام مواردی است که با آن روبهرو میشوند؛ برای مثال، میتوانیم به مواردی مانند تعهد شرکت به روشهای منصفانه استخدام و ترفیع، رابطه آن با جامعه محلی و حتی برخورد روزانه مدیران با تیمهای خود اشاره کنیم. در ادامه، چند مثال دیگر را از عواملی که بر تجربه کارمند تأثیر میگذارند، فهرست میکنیم:
- فرهنگ تشویق
- تنوع، برابری و انطباق
- اختیارات کارکنان
- پیشرفت کارکنان
- بیمه و مزایای اختیاری
- رابطه کارکنان با مدیران
- مأموریت، دیدگاه و ارزشهای شرکت
- فضای اداری
- شفافیت سازمانی
- روشهای مدیریت عملکرد
- تعادل بین کار و زندگی
- سیاستهای محیط کار
مؤلفههای کلیدی تجربه کارمند چیست؟
چند حوزه مهم در مسیر کارمند وجود دارند که بیشترین تأثیر را بر تجربه کارکنان خواهند گذاشت. این حوزههای اثرگذار شامل سه مؤلفه کلیدی زیر میشوند:
تجربه فیزیکی
تجربه فیزیکی به عناصر حسی محیط کار مربوط میشود. برای مثال، نقشه ساختمان و طبقات آن چقدر متناسب است، صندلیها و میزها تا چه اندازه راحت و کاربردی هستند، فضای کار چقدر آرام است، نور طبیعی کافی وجود دارد یا خیر یا مکانی برای صرف وعده غذایی و استراحت تعبیه شده است یا خیر.
عناصر فیزیکی به صورت مستقیم بر احساس کارمندان نسبت به کار خود در شرکت و قابلیت آنها برای تمرکز و انجام وظایفشان تأثیرگذار است. علاوه بر این، از آنجایی که عناصر فیزیکی بر تجربه کارکنان تأثیرگذارند، میتوانند نمایندهای مثبت یا منفی از سازمان و ارزشهای آن باشند.
توجه به این نکته ضروری است که محیط فیزیکی بر ایجاد احساس رضایت و تقویت روحیه کارمندان تأثیرگذار است. بنابراین، تجربه فیزیکی کارکنان میتواند خلاقیت را در آنها تقویت کند. برای این منظور، میتوانید به سادگی چینش وسایل محل کار را تغییر دهید یا فرصتهای دورکاری ایجاد کنید که افراد بتوانند خودشان نظم محیط را تعیین کنند.
تجربه دیجیتال
فناوری یکی از عناصر ضروری هر محیط کاری به حساب میآید. کارمندان از ابزارهای دیجیتال برای پیدا کردن کار، انجام تسکها، برقراری ارتباط با همکاران و تعامل با سایر دپارتمانها و سرویسها استفاده میکنند. بنابراین، در صورتی که ابزارهای دیجیتال انتظارات آنها را برآورده سازند و انجام امور را تسهیل کنند، تأثیرات مستقیم و مثبتی بر تجربه کارکنان خواهند داشت.
تکنولوژی مورد استفاده باید بتواند خودکارسازی تسکهای تکراری، دستی و خستهکننده را به خوبی پیاده کند و وظایف و فرایندهای پیچیدهتر را سادهتر سازد. در واقع، توجه به کاربر نهایی در هنگام خرید، پیادهسازی و بهبود تکنولوژیهای شرکت ضروری است. دو پرسش اصلی که لازم است در این زمینه مطرح شود، عبارتند از:
- تکنولوژی مورد نظر تا چه اندازه کاربرپسند است؟
- آیا این تکنولوژی برای کاربر ارزش ایجاد میکند؟
سیستمها باید کاربرپسند و جذاب باشند. برای این منظور، شرکتها باید تلاش کنند به سطح ۳ دست یابند:
سطح ۱: تکنولوژی مورد استفاده با هدف طراحی خود سازگار است، اما کاربر در آن مورد توجه نبوده است.
سطح ۲: تکنولوژی مورد استفاده جذاب و کاربرپسند است. هنگامی که کاربر با آن روبرو میشود، نیازی به فکر کردن درباره مراحل انجام تسکهای خود ندارد. افزون بر این، در هنگام امتحان انجام امور جدید با چالش خاصی روبرو نمیشود.
سطح ۳: تکنولوژی مورد استفاده ارزش نهایی کاربر را ارائه میدهد. چیزی که به خوبی کار میکند، کاربری آن ساده است و مشکل را حل میکند یا افراد را به یکدیگر متصل میسازد.
توجه داشته باشید که ابزارهای دیجیتال اغلب در راهکارهایی گنجانده میشوند که سایر جنبههای تجربه کارکنان را نیز بهبود میبخشند.
تجربه فرهنگی
تجربه فرهنگی شخصیت یک شرکت است، یعنی ارزشها، نمادها و رفتارهایی که به صورت روزانه در شرکت مشاهده میشوند. به عبارت دیگر، تجربه فرهنگی شامل مفاهیم غیرفیزیکی میشود که فضای کاری شرکت را تحت تأثیر قرار میدهد.
فرهنگی که تأثیر مثبتی بر تجربه کارکنان داشته باشد، آنها را به کار و پیشرفت در یک محیط کاری علاقهمند میسازد. توجه داشته باشید که تجربه دیجیتال و فیزیکی، بدون حضور فرهنگ مطلوب، برای ایجاد یک تجربه کلی مثبت کافی نخواهند بود.
اگر فرهنگ سازمانی خلاقیت، همکاری و توانمندسازی را ترویج دهد، کارکنان به نحوی تربیت خواهند شد که آمادگی پذیرش ریسک را داشته باشند و نوآوری کنند، ایدههای جدید ارائه دهند و همکاری لازم را جهت پیادهسازی آنها داشته باشند. در این فضای فرهنگی، کارکنان در حالت روحی مناسبی قرار دارند و میتوانند سیستمها و طرحهای جدید را بپذیرند.
چرا تجربه کارمند مهم است؟
شاید تاکنون اهمیت تجربه کارکنان برای شما هم مشخص شده باشد، اما ممکن است واضح نباشد که این موضوع تا چه اندازه در هر مرحله از چرخه حیات کارمند مهم است. بنابراین، در این بخش چند نقطه کلیدی را تعیین میکنیم که اهمیت تجربه کارمند را با وضوح بیشتری بیان میکنند.
جذب و استخدام
یک برند قوی میتواند در جذب بهترین استعدادها به کارفرما کمک کند. وقتی که بر روی تجربه کارمند، از تماس اولیه تا مصاحبه خروج، سرمایهگذاری میکنید، همزمان فرهنگ شرکت و برند کارفرمایی خود را تقویت میسازید. به این صورت، شرکت شما، در هنگام انتخاب توسط کاندیدها، به گزینهای رقابتیتر تبدیل میشود.
حفظ کارکنان
وقتی که کارمندی شرکت شما را ترک میکند، متحمل هزینههایی میشوید. برای مثال، تخمین زده میشود که شرکتهای آمریکایی سالانه تا یک تریلیون دلار را صرف هزینههای ترکیب کارمندان میکنند. اگر کارمندان خوشحالتر باشند، احتمالاً مدت زمان بیشتری در یک شرکت میمانند و این هزینهها نیز کاهش مییابند.
انگیزهبخشی به کارکنان
تجربه کارکنان زمانی مطلوب است که کارمندان تمایل بیشتری به مشارکت داشته باشند. آشکار است که افزایش انگیزه کارمند منجر به افزایش بهرهوری میشود. در واقع، «تجربه کارمند خوب» یکی از عوامل کلیدی برای انگیزهبخشی به پرسنل است و مزایای آن در عملکرد کلی شرکت شما خود را نمایش خواهد داد.
مدیریت عملکرد کارکنان
وقتی که مدیران عملکرد مطلوبی نسبت به کارمندان داشته باشند، آنها نیز با تعهد بیشتری عمل میکنند و رضایت شغلی بالاتر میرود. این عامل منجر به بهبود عملکرد کلی شرکت میشود و به اجرای موفقیتآمیز استراتژی مدیریت عملکرد شرکت شما کمک میکند.
افزایش رضایت مشتری
تجربه کارمندان همان چیزی است که به تجربه مشتریان تبدیل میشود. هنگامی که کارمندان خوشحال هستند، به احتمال زیاد مشتریان نیز تجربه مثبتی کسب میکنند. بنابراین، پس از بهبود تجربه پرسنل خود، احتمالاً افزایش رضایت مشتری را نیز مشاهده خواهید کرد.
چالشهای تجربه کارمندان
همواره چند چالش پیش روی ایجاد تجربه کارکنان مثبت وجود دارد. لازم است شرکتها بر چند مانع غلبه کنند تا اطمینان حاصل شود که کارمندان پرانگیزه و پرانرژی هستند. این چالشها شامل موارد زیر میشود:
- نادیده گرفته شدن
گاهی اوقات کارمندان احساس میکنند که تلاشها و مشارکتهایشان بیتوجه ماندهاند. در چنین حالتی، احساس نادیده گرفته شدن بر کارکنان غلبه مییابد و انگیزه آنها برای انجام کارهای بهتر از بین میرود.
- مشارکت نامنظم کارکنان
کسب اطمینان از مشارکت مداوم کارمندان در تیمها و واحدهای مختلف میتواند چالشبرانگیز باشد. هر مدیری ممکن است سطح مختلفی از آگاهی و تعهد را نسبت به تقویت تجربه کارکنان داشته باشد. از آنجایی که همین امر میتواند موجب ناهمسانی در سطوح مشارکت شود، مهم است که مشارکت کارمندان به بخشی از فرهنگ شرکت تبدیل شود.
- محدودیت منابع
ممکن است سازمانهایی که دارای محدودیت منابع هستند با مشکلاتی در اجرای برنامههای جامع شناخت کارمندان یا سرمایهگذاری در اقداماتی که تجربه کلی کارمندان را بهبود میبخشند، روبهرو شوند. این امر نیز میتواند توانایی آنها برای ایجاد محیط کار مثبت را مختل سازد.
- فاصلههای ارتباطی و بازخورد
ارتباط مؤثر و بازخورد منظم برای تقویت تجربه کارمند ضروری است. با این حال، سازمانها ممکن است با چالشهای مختلفی در ارائه بهموقع و سازنده بازخورد روبرو شوند که منجر به کاهش مشارکت کارمندان میشود.
چگونه تجربه کارمندان را ارزیابی کنیم؟
یکی از بهترین روشهای اندازهگیری تجربه کارکنان عبارت است از انجام نظرسنجیهای مختلف در طول چرخه حیات کارمندی. به عنوان مثال:
- مرحله جذب: نظرسنجی تجربه کاندیدها
- مرحله ورود: نظرسنجی ورودی، مصاحبههای ۹۰ روزه
- مراحل جذب، توسعه و اجرا: نظرسنجیهای جذب (سالانه)
- مرحله خروج: نظرسنجی خروج کارمند
این نظرسنجیها اطلاعات مهم، قابل اعتماد و کمی را فراهم میآورند که میتوانید از آن برای درک نقاط قوت و ضعف تجربه کارمندان خود استفاده کنید. افزون بر این، جمعآوری این دادهها در گذر زمان به شما کمک میکند تا تغییر تجربه پرسنل خود را در دورههای مختلف مشاهده کنید و ببینید که آیا تلاشهای شما تفاوت معنیداری ایجاد میکنند یا خیر.
با توجه به نظرسنجی و سؤالاتی که مطرح میکنید، میتوانید جنبههای مختلف تجربه کارمند را بهتر درک کنید. واکنش مثبت یا منفی کارمندان به چنین سوالاتی میتواند روندهای شناوری را که به تجربه آنها مربوط میشود، روشن سازد.
۵ روش بهبود تجربه کارکنان
ایوان سینار، رئیس ارزیابیهای شرکت BetterUp نظرگاه واضحی را درباره اهمیت ایجاد تغییر در تجربه کارمندان مطرح کرده است. او میگوید:
«سازمانهایی که تجربه متمایزی برای کارمندانشان ایجاد میکنند، هم در استخدام و هم در نگهداری استعدادها به برتری میرسند. شرکتها باید با دیدگاهی کلی رفاه شخص و ایجاد تعلقخاطر به مجموعه را در او در اولویت قرار دهند تا کارمندان را از هر نظری - احساسی، اجتماعی و جسمی - سالم نگه دارند.»
در صورتی که شرکت شما هم به دنبال راههایی برای بهبود تجربه کارمندان است، خوب است که پنج روش شروع بهبود EX را مدنظر قرار دهد:
-
ارائه فرصتهای یادگیری و توسعه
دسترسی به فرصتهای یادگیری و توسعه اهمیت بالایی دارد. کارمندان به دنبال رشد و فرصتهای یادگیری هستند. کارمندانی که قصد رشد دارند، نیاز دارند به فرصتهای متنوعی دسترسی داشته باشند. در صورتی که فرصتهای رشد در اختیار این افراد قرار نگیرد، آنها به دنبال فرصتهای جدیدی خواهند رفت.
-
سرمایهگذاری بر روی مدیران
مدیران، به دلیل برخورد روزانه با کارمندان، تأثیری مستقیم و فراوان بر تجربه کارکنان دارند. بنابراین اطمینان حاصل کنید که مدیران به درستی آماده شدهاند تا از زیرمجموعههای مستقیم خود پشتیبانی کنند. در گذشته، شرکتها تنها بر آموزش مهارتهای فنی به مدیران سرمایهگذاری میکردند، اما تجربه سالهای اخیر نشان میدهد که مهارتهای نرم نیز همان اهمیت را دارند. بنابراین، باید توجه لازم را به آموزش مدیران در زمینه ارائه بازخورد خوب، مدیریت دوران تغییر، ایجاد همدلی در تیم، ارتباط از راه دور، و موارد دیگر داشته باشید.
-
توجه و ایجاد فرهنگ گوش دادن مداوم
بهینهسازی تجربه کارمند فرایندی نیست که یک بار انجام شود و پایان یابد، بلکه فرایندی پیوسته است که میتوانید آن را با گوش دادن مداوم تقویت کنید. درست است که روشهای زیادی برای شنیدن حرفهای کارمندان وجود دارد، اما یکی از روشهای کارآمد و مؤثر عبارت است از انجام نظرسنجیهای مداخله کارمندان. به این صورت، مشخص میشود که نیازهای کارمندان چگونه در طول زمان تغییر میکنند و میتوانید آنها را پیگیری کنید.
-
حمایت از کارمندان هیبریدی
با انعطاف بیشتر عمل کنید و از کارمندان خود حمایت کنید. وقتی که کارمندان هیبریدی خود را مورد حمایت قرار میدهید، نیروی کار خود را برای ارائه بالاترین سطح بهرهوری آماده میسازید. به ویژه در هنگام ایجاد تغییرات بزرگ در شرکت بیش از هر زمان دیگری به این نکات توجه کنید.
فضای روانی ایمنی برای کارمندان ایجاد کنید تا مشکلات را به اشتراک بگذارند. توجه داشته باشید که بر روی تغییرات مهم زندگی و کار تأمل کنید و نیازهای کارمندان را با پشتیبانی فوری و شخصیتبخشی برآورده سازید. البته شرکتهای زیادی این رویکرد را اجرا میکنند، اما تنها تعداد کمی از آنها تعهد واقعی خود را به حفظ آنها در بلندمدت اثبات کردهاند.
-
اقدام بر اساس بازخورد کارمندان
جمعآوری بازخورد کارمندان، بدون انجام اقدامات لازم، بیمعنی است. برای مثال، اگر افراد زمان خود را به پر کردن یک نظرسنجی اختصاص دهند، اما هیچ تغییری در شرکت رخ ندهد، احتمالاً به آن چیزی دچار خواهند شد که دیدیه الزینگا، مدیرعامل Culture Amp «خستگی از عدم اقدام» مینامد.
دیدیه توضیح میدهد: «اگر نظرسنجی تغییراتی را به همراه داشته باشد یا ارتباطی را شکل دهد، کارمندان تمایل بسیار بیشتری برای مشارکت خواهند داشت. افزون بر این، اگر کارمندان ببینند که تغییر خاصی بر اساس نتایج یک نظرسنجی انجام شده، نظرسنجی به عنوان ابزاری برای تغییر شناخته خواهد شد.» پس لازم است مسئله دریافت بازخورد از کارمندان جدی گرفته شود.
آشکار است که در اینجا تنها 5 ایده درباره بهبود تجربه کارکنان با هدف الهامبخشی مطرح شدند. در پایان باید یادآوری کنیم که راه مؤثرتر و قدرتمندتر برای بهبود تجربه کارمند، گوش دادن به کارمندان و اولویتبندی فعالیتهایتان بر اساس بازخوردهای آنها است.
تجربهای بینظیر برای کارمندان ایجاد کنید!
خلق تجربهای بینظیر برای کارمندان امکانپذیر است. به کمک آنچه در این مقاله مورد بحث و بررسی قرار گرفت و تأمین امکانات لازم، میتوانید محیط شرکت خود را از هر نظری متفاوت سازید. به این صورت، نه تنها شرکت خود را به گزینهای برتر برای انتخاب توسط کارمندان بااستعداد قرار میدهید، بلکه باعث بهبود عملکرد کسبوکار نیز خواهید شد. در واقع، عملکرد بهتر کسبوکار و کارمندان خوشحال و راضی ارتباط مستقیمی با یکدیگر دارند. زمانی که بر روی کارمندان سرمایهگذاری میکنید، عملکرد کسبوکار خود را بهبود دادهاید.
به یاد داشته باشید که هر کدام از پرسنل شما، از کارمند جدید تا کارمند باسابقه، سفر کارمند مهمی را پیش رو دارند. زمانی که به تجربه کارکنان اولویت میدهید، سازمان خود را از مزایای آن بهرهمند ساختهاید.
راهکارهای محاسبان چه تأثیری بر تجربه کارکنان دارند؟
تجربه دیجیتال یکی از مهمترین مؤلفههای تجربه کارمندان را تشکیل میدهد. هر شرکت یا سازمانی که به تکنولوژیهای مدرن، یکپارچه و دقیق مجهز شده باشد، حتماً تجربهای متفاوت برای پرسنل خود رقم خواهد زد. علاوه بر این، استفاده از فناوریهای یکپارچهساز فرایندها، روحیه همکاری و همیاری را در بین کارمندان واحدهای مختلف افزایش خواهد داد، چون ارتباط و دادههای آنها با دقت و به آسانی تهیه و تبادل میشوند.
شرکت دانشبنیان حساب رایان پارس، به عنوان تولیدکننده نرم افزارهای جامع و یکپارچه مالی و اداری، در جریان بیش از 20 سال فعالیت خود توانسته است به شرکتها و سازمانهای خصوصی و دولتی فراوانی یاری برساند. راهکارهای نرم افزاری محاسبان یکی از بهترین راهکارهای موجود است که میتواند شرکت شما را به سوی ایجاد تجربهای متفاوت برای کارکنان پیش ببرد.
کلام آخر
شرکتهای مختلف تا همین چند سال اخیر هم اهمیت تجربه کارکنان برای کسبوکار را جدی نگرفته بودند. اما پژوهشها و موارد بسیاری نشان دادند که این موضوع میتواند تأثیر فراوانی بر افزایش بهرهوری و سودآفرینی مداوم کسبوکارها داشته باشد. تجربه کارمند، اگر مثبت باشد، فواید مختلفی به شرکت خواهد رساند و اگر منفی باشد، میتواند برای شرکت مضر باشد.
در این مقاله از مجله حساب رایان پارس به مبحث مهم تجربه کارمندان پرداختیم. در اینجا، افزون بر ارائه تعریفی امروزی از این مفهوم و تعیین عوامل و مؤلفههای آن، به دلیل اهمیت آن برای کسبوکارها و روشهای بهبود تجربه پرسنل از شرکت نیز پرداخته شد. نظر شما چیست؟ آیا بهبود تجربه کارکنان میتواند بر بهرهوری کلی مجموعه تأثیرگذار باشد؟ آیا تا کنون در فرایند بهبود تجربه کارمندان در شرکت یا سازمان خاصی حضور داشتهاید؟ اگر جوابتان آری است، اجرای این فرایند چه تأثیری بر کسبوکار گذاشته است؟ خوشحال میشویم نظر و تجربه خود را در این باره با ما و سایر مخاطبان حساب رایان پارس به اشتراک بگذارید، چون هر تجربه کتاب درسی بزرگ برای دیگران خواهد بود!