فرض کنید شما صاحب یک کسب‌وکار هستید، در این‌صورت ترجیح می‌دهید که وقت و تمرکز خود را به جای مراودات مالی و هر نوع فعالیت وقت‌گیر دیگر، روی پیشرفت کسب و کارتان بگذارید.

فارغ از ابعاد و مقیاس سازمان، تمامی کسب‌وکارها بنگاه‌های اقتصادی هستند که پایه و اساس بقای آنها گردش صحیح پول است، اما متاسفانه بسیاری از این بخش مهم غافل هستند و عمده شکست‌ها به همین دلیل اتفاق می‌افتد، بنابراین اینجاست که نرم افزار حسابداری و مالی اهمیت پیدا می‌کند.

دلیل نیاز به نرم افزار حسابداری مالی
برای اینکه بتوانید تشخیص دهید سرمایه‌گذاری روی نرم افزار حسابداری و مالی برای شما ضروری است یا نه باید چند سوال از خودتان بپرسید، در ادامه چند نمونه از این سوالات را مطرح می‌کنیم تا شما هم به آن‌ها فکر کنید.
 

  • آیا تازه شروع به کار کرده‌اید؟ استفاده از نرم افزار حسابداری مالی از بدو شروع فعالیت شرکت، کسب و کار شما (حتی استارتاپ‌ها) را در جهت صحیح خود در راستای موفقیت قرار می‌دهد. در واقع استفاده از نرم افزار حسابداری و مالی از ابتدای کار، بسیاری از مشکلات را در همان اول کار از بین می‌برد. 
  • آیا کسب و کار شما در حال رشد است؟ اگر برنامه برای توسعه دارید و یا در مرحله توسعه قرار گرفته‌اید، استفاده از حسابداری سنتی و سیستم دفتری قدیمی پیشنهاد نمی‌شود. بنابراین استفاده از نرم افزار حسابداری می‌تواند با تسهیل و شفاف‌سازی برخی فرایندها و اتوماتیک کردن برخی محاسبات و عملیات مالی که با معیارهای توسعه شما هم‌سو هستند، حجم بسیار زیادی از زمان و سرمایه کسب و کارتان را حفظ نماید.
  • آیا سیستم فعلی شما بسیار پیچیده است؟ همه نرم افزارهای مالی و اداری تفاوت‌های آشکاری دارند. برخی از نرم افزارها فرآیندها را به‌صورت بسیار پیچیده دریافت می‌کنند و ویژگی‌هایی دارند که برای بهره‌وری مزاحمت ایجاد می‌کنند. برخی از آن‌ها هم ویژگی‌ها و امکاناتی دارند که اصلا شاید نیازی به آن‌ها پیدا نکنید. بنابراین اگر در چنین وضعیتی قرار دارید، سرمایه‌گذاری روی نرم افزار مالی و حسابداری بهتر، کار بسیار مناسبی به نظر می‌رسد.
  • آیا به دنبال راهی برای انطباق فعالیت‌ها با قوانین پیچیده هستید؟ در صورتی‌که از قوانین، بخشنامه‌ها و یا حتی اصول مالی و حسابداری آگاهی ندارید، استفاده از نرم‌افزارهای باسابقه و شناخته شده، بهترین سرمایه‌گذاری در کسب و کار شما خواهد بود. تولیدکنندگان این‌گونه نرم افزارها سعی می‌کنند تا آخرین قوانین، بخشنامه‌ها و ملزومات مالی را در نرم‌افزارهای خود اعمال کنند. بنابراین حتی نرم افزار برای شما در حکم مشاور و راهنما خواهد بود و بسیاری از نیازهایی که شما هنوز از آنها آگاهی ندارید را از پیش برای شما تامین می‌کنند.


ویژگی‌های نرم افزار جامع مالی و حسابداری
این نوع از نرم افزارها مجموعه‌ای از امکانات فنی و قابلیت‌ها را برای شما فراهم می‌کنند تا به وسیله آن بتوانید امور مالی خود را به سادگی مدیریت کنید. البته خیلی از صاحبان کسب و کارها و شرکت‌ها در صحبت‌های خود به سادگی محیط کاربری و صرفه جویی در وقت به عنوان دو فاکتور بسیار مهم از ویژگی‌های نرم افزار مالی خود اشاره کرده‌اند که در زمان انتخاب نرم افزار برای آنها از بالاترین درجه اهمیت برخوردار است.

در اینجا به برخی ویژگی‌هایی که یک نرم افزار حسابداری و مالی باید داشته باشد اشاره می‌کنیم:
 

  • تامین نیازهای اولیه حسابداری: یک نرم افزار حسابداری در ساده‌ترین حالت باید بتواند نیازهای ابتدایی امور مالی و حسابداری نظیر صدور فاکتور، مدیریت درآمدها و هزینه‌ها، گزارش‌های مالی و مدیریت اطلاعات مشتریان و تامین‌کنندگان را برآورده کند.
  • اتوماسیون مالی: انجام کارهایی به صورت اتوماتیک نظیر صدور فاکتور، پرداخت زمان‌‌بندی شده، اطلاع رسانی موارد تاریخ گذشته، و سایر مواردی که می‌شود به‌صورت مکانیزه و هوشمند انجام گردد، در مدیریت بهینه و صرفه‌جویی در وقت شما به میزان قابل توجهی کمک خواهد کرد.
  • قالب‌های از پیش آماده: امکان استفاده از قالب‌های آماده جهت صدور پیش فاکتور و پیشنهاد قیمت و در نهایت امکان تبدیل آنها به فاکتور یا صورت حساب نهایی
  • سازگاری با سیستم مالیاتی: داشتن امکان محاسبه خودکار مالیات و سازگاری با نرخ‌های متفاوت مالیاتی و امکان انجام محاسبات مربوطه
  • چند کاربره بودن: عموما علاوه بر دسترسی کاربر اصلی، حسابدار و کارکنان حسابداری می‌بایست بتوانند به‌صورت موازی از نرم افزار حسابداری مالی استفاده کرده تا حجم کار بین همه تقسیم شده و درصد خطا کاهش یابد.
  • سازگاری با سیستم حقوق و دستمزد: معمولا در سیستم‌های جامع مالی و اداری، سامانه حقوق و دستمزد به‌صورت یک سیستم مستقل عمل می‌نماید. به همین دلیل ارتباط با سیستم حسابداری و انجام محاسبات به‌صورت اتوماتیک موضوعی مهم است.
  • سازگاری با نرم افزارهای جانبی و جدید: معمولا سیستم‌های مالی و اداری به‌صورت یکپارچه و از یک برند خاص تهیه نمی‌شوند، بلکه بسته به نیاز و بودجه موجود این نرم افزارها به شکل جزیره‌ای تهیه می‌شود، به همین دلیل نرم افزار مالی شما باید امکان سازگاری با سایر نرم افزارها را داشته باشد.

 

قیمت نرم افزار حسابداری و مالی
قیمت نرم افزار حسابداری و نرم افزارهای جامع مالی و اداری، با توجه به امکانات و ویژگی‌های آنها بسیار متغیر است. برخی از تولیدکنندگان نرم افزار از روش‌های حق عضویت ثابت ماهیانه یا سالیانه استفاده می‌کنند و برخی دیگر بر اساس نوع پکیج‌ها و بسته‌های آماده قیمت مشخص می‌کنند، برخی دیگر نیز نسخه‌هایی را با امکانات محدود بصورت رایگان ارائه و برای توسعه امکانات و گسترش توانمندی‌های نرم افزار، هزینه دریافت می‌کنند که از نظر تعداد امکانات دارای محدودیت هستند.
 

 
مزایای نرم افزار جامع حسابداری و مالی
معمولا نرم افزارهای مالی اداری ویژگی‌هایی دارند که علاوه بر مدیریت مالی مجموعه و کمک به آسان‌سازی فرآیندهای مربوط به آن، به مدیریت برخی بخش‌های دیگر نیز کمک می‌کند. در نظرسنجی‌های انجام شده با صاحبان کسب و کار و شرکت‌ها، مواردی که مورد علاقه مدیران بودند و وجود آن‌ها در سیستم مالی و اداری ضروری‌اند به شرح زیر است:

  • جامع بودن نرم افزار: بیشتر مدیران تمایل دارند همه نیازهای خود را در قالب یک سیستم یکپارچه داشته باشند. در واقع مدیران کسب و کارهای مخنلف اعلام داشته‌اند که یک سیستم باید به‌صورت جامع همه نیازهای اولیه مالی و اداری آنها را برآورده نماید.
  • محیط کاربری ساده و آسان: برخی از مدیران که سابقه مدیریت اجرایی کمتری دارند، در حالت عادی از پیچیدگی‌های ثبت و مدیریت مالی در حجم بالا نگران‌اند، اما زمانی که ثبت این اطلاعات و مشاهده گردش آن از طریق یک محیط ساده و جذاب صورت پذیرد، نگرانی آن‌ها نیز رفع می‌شود.
  • قابلیت رهگیری مرحله به مرحله: امکان مشاهده وضعیت عمل انجام شده از سوی مشتری نیز مورد مهم بعدی است. در واقع زمانی که یک فاکتور یا پیش فاکتور برای مشتری ارسال می‌شود، همانند سیستم تیکتینگ، خیلی خوب می‌شود که متوجه شویم آیا این سند توسط مشتری، دریافت یا مشاهده شده است یا خیر تا بتوان بر اساس آن اقدام بعدی را به‌موقع انجام داد.
  • دسترسی لحظه ای به اطلاعات: زمانی که یک تراکنش در سیستم مالی ثبت می‌شود، بسیاری قسمتهای دیگر خود به خود به‌روز شده و برخی محاسبات مالی و اعتباری به‌صورت خودکار در سیستم اتفاق می‌افتد. برای مثال پس از فروش یک محصول و ثبت دریافت وجه آن، سیستم انبارداری نیز اتوماتیک از موجودی کالا کم کرده و نرم افزار حسابداری مالیات‌های تبادل شده آن را محاسبه و ثبت می‌نماید.

 

 
خرید نرم افزار مالی و حسابداری مناسب
آیا برای سرمایه‌گذاری روی نرم افزار جامع مالی و حسابداری آماده هستید؟ انتخاب سیستم مناسب کلید موفقیت در این سرمایه‌گذاری است. در کنار موارد ذکر شده بالا و مرور کلی نظرات جمع‌آوری شده از برخی مدیران شرکت‌کننده در طرح، در یک جمع‌بندی کلی، سوالاتی ذکر شده که بهتر است هنگام تهیه نرم افزار مطرح و مورد توجه قرار گیرد.

 

  • آیا نرم افزار مورد نظر ویژه کسب و کارهای کوچک تولید شده است؟
  • آیا این نرم افزار برای کسب و کار من مناسب است؟
  • آیا شرکت تولیدکننده نرم افزارقابلیت شخصی‌سازی جهت تامین نیازهای من دارد؟
  • ظرفیت و تعداد مشتری یا کاربر نرم افزار مورد نظر تا چه حد است؟
  • میزان سازگاری و انطباق نرم افزار با فرایندها و نیازهای بخش‌های دولتی نظیر دارایی و مالیات چقدر است؟
  • نحوه نگه‌داشت اطلاعات موجود در نرم افزار چگونه است؟ و در صورت بروز مشکل در چه مدت زمانی و با چه کیفیتی قابل بازیابی است؟
  • چه پروتکل‌ها و روش‌هایی برای حفظ امنیت داده‌های مشتریان و خود شرکت دارید؟ و چه میزان تضمین پذیرند؟
  • هزینه نهایی و تمام شده سیستم چقدر است؟ آیا هزینه‌های پنهان دارد؟
  • با چه روش‌هایی خدمات پشتیبانی ارائه می‌شود؟

 

در نهایت به عنوان یک تجربه موفق پیشنهاد می‌کنیم علاوه بر موارد فوق، از شرکت‌های همکار و نزدیک نیز استعلام شده و بر اساس تجربه‌های آن‌ها و مخصوصا تجربیات موفق، شرکت‌ها انتخاب شده و مورد بررسی قرار گیرند.